Co naprawdę znajduje się w wysłanym e-mailu?
Znajdź wiadomość wysłaną do księgowej po jej adresie i temacie. Obejrzyj załączniki bezpośrednio przy tej wiadomości i policz dołączone pliki. Sprawdź nazwę i zawartość potrzebnego dokumentu. Przycisk lub podgląd z nazwą faktury nie musi oznaczać, że dołączono PDF.
Przy otwieraniu zwróć uwagę, czy oglądasz plik z załącznika, czy link prowadzi na stronę dostawcy lub do współdzielonego miejsca przechowywania. W przypadku linku trzeba też sprawdzić dostęp księgowej do dokumentu.
Porównaj wysłany e-mail z oryginalną wiadomością od dostawcy. Jeśli załącznik jest tylko przy innej wiadomości w rozmowie, nie można z tego wywnioskować, że trafił również do księgowej. Wybierz kolejne sprawdzenie według zawartości wysłanej wiadomości:
| Zawartość wysłanej wiadomości | Co sprawdzić dalej |
|---|---|
| Osobny załącznik z dokumentem | Czy księgowa otrzymała i otwiera ten sam plik. Jeśli tak, poproś o dokładną treść problemu przy otwieraniu. |
| Link lub przycisk do dokumentu | Dokąd prowadzi link i czy księgowa ma dostęp do dokumentu. |
| Cytowany tekst, ale brak potrzebnego pliku | Znajdź oryginalną wiadomość z dokumentem i przygotuj ponowne przekazanie potrzebnego pliku. |
Dowiedz się, co księgowa widzi przy otwieraniu
Sprawdzenie wysłanej wiadomości pokazuje, co wysłano. Następnie trzeba dowiedzieć się od księgowej, na którym etapie otwieranie się zatrzymuje. Odpowiedzi „nie ma żadnego załącznika”, „strona wymaga logowania” i „pobrany PDF się nie otwiera” prowadzą do trzech różnych rozwiązań. Jeśli link wymaga logowania, sprawdź również adres konta używanego do jego otwarcia.
Możesz wysłać takie przykładowe pytanie:
Zastąp nawiasy kwadratowe danymi rzeczywistej wiadomości. Wystarczy opis lub dokładna treść komunikatu; nie proś o dostęp do skrzynki ani całą jej zawartość.
Przy linku rozwiąż dostęp, przy załączniku sprawdź plik
Dostęp do pliku na Dysku Google może być ograniczony do konkretnych osób. Samo przekazanie linku nie przyznaje księgowej dostępu. Właściciel może też ograniczyć pobieranie pliku, który można wyświetlić. Różnicę między wyświetlaniem a pobieraniem opisuje pomoc Google wskazana w źródłach.
Poproś właściciela lub osobę uprawnioną do zarządzania udostępnianiem o dostęp dla adresu księgowej. Jeśli potrzebuje kopii PDF, zaznacz to wyraźnie. Z powodu jednej faktury nie trzeba udostępniać dokumentów finansowych każdemu, kto ma link. Szczegółową procedurę znajdziesz w powiązanym artykule o dostępie do Dysku Google.
Przy linku do portalu dostawcy sprawdź, jak można przekazać dokument księgowej. Jeśli wolno go pobrać i przekazać dalej, dołącz uzyskany plik do nowej wiadomości. Gdy pobieranie nie jest dostępne lub nie masz pewności, jaki sposób przekazania jest dozwolony, poproś dostawcę o osobny dokument albo inną zatwierdzoną procedurę. Nie wysyłaj księgowej swoich danych logowania.
Jeśli księgowa dostała załącznik, ale plik się nie otwiera, najpierw porównaj jego nazwę z wysłanym dokumentem. Następnie zależnie od komunikatu poproś nadawcę o czytelną kopię lub instrukcję otwarcia. Kolejne przekazanie linku nie rozwiąże problemu z plikiem. Jeśli plik jest chroniony, nie omijaj zabezpieczenia.
Źródło tej sekcji: Google: Udostępnianie plików z Dysku Google
Gdy dokument został w innej wiadomości rozmowy
Sytuacja modelowa: dostawca wysłał fakturę w PDF, później wysłano mu odpowiedź i dopiero tę odpowiedź przekazano księgowej. W wysłanym e-mailu jest cytowana korespondencja, ale brakuje załącznika. W takim przypadku popraw wybór wiadomości, a nie udostępnianie linku.
Wróć do wiadomości z rzeczywistym załącznikiem i przygotuj jej przekazanie. Możesz też dołączyć do nowego e-maila plik, który wolno przekazać. Przed wysłaniem otwórz dołączony dokument i sprawdź jego zawartość. Zachowaj potrzebne wyjaśnienie, a pomiń niezwiązaną historię zamówienia.
Jeśli nie możesz pewnie znaleźć lub obejrzeć załącznika w rozmowie, poproś dostawcę o nowy e-mail z osobnym dokumentem. Dzięki temu wyślesz księgowej konkretny plik zamiast tej samej niepełnej rozmowy.
Potwierdź przekazanie u odbiorcy
W nowej wiadomości napisz, co się zmieniło: „W załączniku przesyłam PDF [nazwa]” albo „Właściciel zmienił dostęp dla adresu [adres]”. Księgowa będzie wiedziała, czy otworzyć nowy załącznik, czy pierwotny link. Poproś o potwierdzenie, że otwiera i odczytuje konkretny dokument. Jeśli potrzebowała pobranej kopii, sprawdź również, czy ją uzyskała.
Status Wysłane potwierdza wysłanie wiadomości; do zakończenia przekazania trzeba wiedzieć, że księgowa może użyć dokumentu w uzgodniony sposób. Jeśli problem trwa, działaj według jej nowej odpowiedzi: nadal brakuje załącznika, dostępu do linku czy czytelnego pliku?