Vad finns egentligen i det skickade mejlet?
Hitta meddelandet till redovisningskonsulten med hjälp av mottagaradressen och ämnesraden. Granska bilagorna i just det meddelandet och räkna de bifogade filerna. Kontrollera både namn och innehåll för det underlag som behövs. En knapp eller förhandsvisning med fakturans namn betyder inte nödvändigtvis att du har bifogat en PDF.
När du öppnar dokumentet, lägg märke till om du visar en bifogad fil eller om en länk leder till leverantörens webbplats eller delad lagring. För en länk behöver du också kontrollera redovisningskonsultens åtkomst till dokumentet.
Jämför det skickade mejlet med leverantörens ursprungliga meddelande. Om bilagan bara finns i ett annat meddelande i konversationen kan du inte dra slutsatsen att den också skickades till redovisningskonsulten. Välj nästa kontroll utifrån innehållet i det skickade meddelandet:
| Innehåll i det skickade meddelandet | Vad du ska kontrollera härnäst |
|---|---|
| En separat bilaga med underlaget | Om redovisningskonsulten har fått och öppnar samma fil. Be i så fall om den exakta feltexten vid öppning. |
| En länk eller knapp till dokumentet | Vart länken leder och om redovisningskonsulten har tillgång till dokumentet. |
| Citerad text men ingen nödvändig fil | Hitta det ursprungliga meddelandet med underlaget och förbered en ny överlämning av filen som behövs. |
Ta reda på vad redovisningskonsulten ser vid öppning
Kontrollen av det skickade meddelandet visar vad du har skickat. Därefter behöver du veta var öppningen tar stopp hos redovisningskonsulten. Svaren ”det finns ingen bilaga”, ”webbplatsen kräver inloggning” och ”den nedladdade PDF-filen går inte att öppna” leder till tre olika lösningar. Om länken kräver inloggning, kontrollera också adressen för kontot som används.
Du kan skicka den här exempelfrågan:
Ersätt texten inom hakparenteser med uppgifter om det verkliga meddelandet. En beskrivning eller den exakta feltexten räcker; be inte om tillgång till mejlkontot eller hela dess innehåll.
För en länk löser du åtkomsten, för en bilaga kontrollerar du filen
Åtkomsten till en fil på Google Drive kan vara begränsad till vissa personer. Att vidarebefordra länken ger inte i sig redovisningskonsulten åtkomst. Ägaren kan också begränsa nedladdning av en fil som går att visa. Googles hjälptext i källorna förklarar skillnaden mellan visning och nedladdning.
Be ägaren eller någon som får hantera delningen att ge åtkomst till redovisningskonsultens adress. Skriv uttryckligen om konsulten behöver en PDF-kopia. En enda faktura kräver inte att ekonomiska dokument görs tillgängliga för alla med länken. Du hittar en utförlig beskrivning i den relaterade artikeln om åtkomst till Google Drive.
För en länk till leverantörens portal, kontrollera hur underlaget kan överlämnas till redovisningskonsulten. Om du får ladda ned och lämna vidare dokumentet, bifoga den hämtade filen i ett nytt meddelande. Om nedladdning saknas eller du är osäker på vilket sätt som är tillåtet, be leverantören om ett separat underlag eller ett annat godkänt förfarande. Skicka inte dina inloggningsuppgifter till redovisningskonsulten.
Om redovisningskonsulten har fått bilagan men filen inte går att öppna, jämför först namnet med det underlag du skickade. Be därefter avsändaren om en läsbar kopia eller instruktioner för öppning utifrån felmeddelandet. Att vidarebefordra länken igen löser inte ett filproblem. Kringgå inte ett eventuellt skydd på filen.
Källa för detta avsnitt: Google: Dela filer från Google Drive
När underlaget ligger i ett annat meddelande i konversationen
Tänkt situation: leverantören skickade fakturan som PDF, du svarade senare och vidarebefordrade bara det svaret till redovisningskonsulten. Det skickade mejlet innehåller den citerade diskussionen men ingen bilaga. Rätta då valet av meddelande, inte länkens delningsinställningar.
Gå tillbaka till meddelandet med den faktiska bilagan och förbered vidarebefordran. Du kan också bifoga en fil som du får lämna vidare i ett nytt mejl. Öppna det bifogade underlaget innan du skickar och kontrollera innehållet. Behåll den förklaring som behövs och utelämna ovidkommande beställningshistorik.
Om du inte säkert kan hitta eller granska bilagan i konversationen, be leverantören om ett nytt mejl med ett separat underlag. Då kan du skicka en konkret fil till redovisningskonsulten i stället för samma ofullständiga konversation.
Bekräfta överlämningen hos mottagaren
Skriv i det nya meddelandet vad som har ändrats: ”Jag bifogar PDF-filen [namn]” eller ”Ägaren har ändrat åtkomsten för [adress]”. Redovisningskonsulten vet då om den nya bilagan eller den ursprungliga länken ska öppnas. Be om bekräftelse på att det specifika underlaget går att öppna och läsa. Om en nedladdad kopia behövdes, kontrollera också att den har hämtats.
Statusen Skickat bekräftar att meddelandet har skickats; för att avsluta överlämningen behöver du veta att redovisningskonsulten kan använda underlaget på det överenskomna sättet. Om problemet kvarstår, fortsätt utifrån det nya svaret: saknas fortfarande bilagan, åtkomsten till länken eller en läsbar fil?