Mitä lähetetyssä sähköpostissa todella on?
Etsi kirjanpitäjälle lähettämäsi viesti vastaanottajan osoitteen ja aiheen avulla. Tarkastele juuri tämän viestin liitteitä ja laske liitetiedostot. Tarkista tarvittavan tositteen nimi ja sisältö. Laskun nimellä varustettu painike tai esikatselu ei välttämättä tarkoita, että liitit viestiin PDF-tiedoston.
Kun avaat dokumentin, huomaa, katsotko liitetiedostoa vai johtaako linkki toimittajan verkkosivulle tai jaettuun tallennustilaan. Jos kyseessä on linkki, sinun on tarkistettava myös kirjanpitäjän käyttöoikeus dokumenttiin.
Vertaa lähetettyä sähköpostia toimittajan alkuperäiseen viestiin. Jos liite on vain keskustelun toisessa viestissä, siitä ei voi päätellä, että se lähti myös kirjanpitäjälle. Valitse seuraava tarkistus lähetetyn viestin sisällön perusteella:
| Lähetetyn viestin sisältö | Mitä tarkistaa seuraavaksi |
|---|---|
| Tosite erillisenä liitteenä | Onko kirjanpitäjä saanut saman tiedoston ja avaako hän sitä? Jos on, pyydä avaamisessa ilmenevän ongelman tarkka sanamuoto. |
| Linkki tai painike dokumenttiin | Mihin linkki johtaa ja onko kirjanpitäjällä käyttöoikeus dokumenttiin. |
| Lainattua tekstiä, mutta tarvittava tiedosto puuttuu | Etsi alkuperäinen viesti, jossa tosite on, ja valmistele tarvittavan tiedoston uusi toimitus. |
Selvitä, mitä kirjanpitäjä näkee avatessaan dokumentin
Lähetetyn viestin tarkistus kertoo, mitä lähetit. Sen jälkeen tarvitset kirjanpitäjältä tiedon siitä, missä vaiheessa avaaminen pysähtyy. Vastaukset ”liitettä ei ole”, ”verkkosivu pyytää kirjautumaan” ja ”ladattu PDF ei aukea” johtavat kolmeen eri ratkaisuun. Jos linkki vaatii kirjautumista, tarkista myös käytetyn tilin sähköpostiosoite.
Voit lähettää tämän esimerkkikysymyksen:
Korvaa hakasulkeissa olevat kohdat todellisen viestin tiedoilla. Kuvaus tai ilmoituksen tarkka sanamuoto riittää; älä pyydä pääsyä sähköpostilaatikkoon tai sen koko sisältöä.
Linkin kohdalla selvitä käyttöoikeus, liitteen kohdalla tiedosto
Google Drivessa olevan tiedoston käyttöoikeus voi olla rajattu tietyille henkilöille. Linkin välittäminen ei itsessään anna kirjanpitäjälle käyttöoikeutta. Omistaja voi myös rajoittaa sellaisen tiedoston lataamista, jota voi katsella. Lähteissä mainittu Googlen ohje selittää katselun ja lataamisen eron.
Pyydä omistajaa tai jakamisasetusten hallintaan oikeutettua henkilöä antamaan käyttöoikeus kirjanpitäjän osoitteelle. Jos kirjanpitäjä tarvitsee PDF-kopion, kerro se nimenomaisesti. Yhden laskun vuoksi talousasiakirjoja ei tarvitse avata kaikille linkin saaneille. Tarkemmat ohjeet löytyvät aiheeseen liittyvästä artikkelista, joka käsittelee Google Driven käyttöoikeutta.
Jos linkki johtaa toimittajan portaaliin, tarkista, miten tositteen voi toimittaa kirjanpitäjälle. Jos saat ladata ja luovuttaa sen, liitä saatu tiedosto uuteen viestiin. Jos lataaminen ei ole mahdollista tai et tiedä, mikä toimitustapa on sallittu, pyydä toimittajalta erillinen tosite tai muu hyväksytty menettely. Älä lähetä kirjanpitäjälle omia kirjautumistietojasi.
Jos kirjanpitäjä sai liitteen mutta tiedosto ei aukea, vertaa ensin sen nimeä lähettämääsi tositteeseen. Pyydä sitten lähettäjältä luettava kopio tai avaamisohje ilmoituksen perusteella. Linkin välittäminen uudelleen ei ratkaise tiedosto-ongelmaa. Jos tiedosto on suojattu, älä kierrä suojausta.
Tämän osion lähde: Google: Tiedostojen jakaminen Google Drivesta
Kun tosite jäi keskustelun toiseen viestiin
Kuvitteellinen tilanne: toimittaja lähetti laskun PDF-tiedostona, vastasit myöhemmin ja välitit kirjanpitäjälle vasta tämän vastauksen. Lähetetty sähköposti sisältää lainatun keskustelun, mutta liite puuttuu. Korjaa tällöin viestin valinta, älä linkin jakamisasetuksia.
Palaa viestiin, jossa varsinainen liite on, ja valmistele sen välittäminen. Voit myös liittää uuteen sähköpostiin tiedoston, jonka saat luovuttaa. Avaa liitetty tosite ennen lähettämistä ja tarkista sen sisältö. Säilytä tarpeellinen selitys ja jätä pois asiaan kuulumaton tilaushistoria.
Jos et pysty luotettavasti löytämään tai tarkastelemaan liitettä keskustelussa, pyydä toimittajalta uusi sähköposti, jossa on erillinen tosite. Näin voit lähettää kirjanpitäjälle tietyn tiedoston saman puutteellisen keskustelun sijaan.
Varmista toimitus vastaanottajalta
Kerro uudessa viestissä, mikä muuttui: ”Lähetän liitteenä PDF-tiedoston [nimi]” tai ”Omistaja muutti osoitteen [osoite] käyttöoikeutta”. Kirjanpitäjä tietää silloin, pitäisikö avata uusi liite vai alkuperäinen linkki. Pyydä vahvistamaan, että juuri kyseinen tosite aukeaa ja on luettavissa. Jos kirjanpitäjä tarvitsi ladatun kopion, tarkista myös, että hän sai sen.
Lähetetty-tila vahvistaa viestin lähettämisen. Toimituksen päättämiseksi sinun on tiedettävä, että kirjanpitäjä voi käyttää tositetta sovitulla tavalla. Jos ongelma jatkuu, etene uuden vastauksen mukaan: puuttuuko yhä liite, linkin käyttöoikeus vai luettava tiedosto?