O que está realmente no email enviado?
Encontre a mensagem enviada ao contabilista pelo endereço e pelo assunto. Consulte os anexos dessa mensagem e conte os ficheiros anexados. Verifique o nome e o conteúdo do documento necessário. Um botão ou uma pré-visualização com o nome da fatura não significa necessariamente que anexou um PDF.
Ao abrir, repare se está a consultar um ficheiro anexado ou se uma ligação o leva ao site do fornecedor ou a um espaço de armazenamento partilhado. No caso de uma ligação, também precisa de verificar o acesso do contabilista ao documento.
Compare o email enviado com a mensagem original do fornecedor. Se o anexo estiver apenas noutra mensagem da conversa, não pode concluir que também foi enviado ao contabilista. Escolha a próxima verificação de acordo com o conteúdo da mensagem enviada:
| Conteúdo da mensagem enviada | O que verificar a seguir |
|---|---|
| Um anexo separado com o documento | Se o contabilista recebeu e está a abrir o mesmo ficheiro. Se sim, peça o texto exato do problema ao abrir. |
| Uma ligação ou um botão para o documento | Para onde leva a ligação e se o contabilista tem acesso ao documento. |
| Texto citado, mas falta o ficheiro necessário | Encontre a mensagem original com o documento e prepare um novo envio do ficheiro necessário. |
Saiba o que o contabilista vê ao abrir
A verificação da mensagem enviada mostra o que enviou. Depois, precisa de saber junto do contabilista em que ponto a abertura falha. As respostas «não há nenhum anexo», «o site pede para iniciar sessão» e «o PDF descarregado não abre» levam a três soluções diferentes. Se a ligação exigir início de sessão, confirme também o endereço da conta utilizada.
Pode enviar esta pergunta de exemplo:
Substitua os elementos entre parênteses retos pelos dados da mensagem real. Basta uma descrição ou o texto exato do aviso; não peça acesso à caixa de correio nem todo o seu conteúdo.
Numa ligação, resolva o acesso; num anexo, verifique o ficheiro
O acesso a um ficheiro no Google Drive pode estar limitado a pessoas específicas. Encaminhar a ligação não dá, por si só, acesso ao contabilista. O proprietário também pode limitar a transferência de um ficheiro que é possível visualizar. A ajuda do Google indicada nas fontes explica a diferença entre visualizar e transferir.
Peça ao proprietário ou a alguém autorizado a gerir a partilha que conceda acesso ao endereço do contabilista. Se precisar de uma cópia PDF, diga-o expressamente. Por causa de uma única fatura, não é necessário disponibilizar documentos financeiros a qualquer pessoa com a ligação. Encontra o procedimento detalhado no artigo relacionado sobre o acesso ao Google Drive.
Numa ligação para o portal do fornecedor, verifique como pode entregar o documento ao contabilista. Se tiver autorização para o descarregar e partilhar, anexe o ficheiro obtido a uma nova mensagem. Se a transferência não estiver disponível ou não souber qual o método de entrega permitido, peça ao fornecedor um documento separado ou outro procedimento aprovado. Não envie ao contabilista as suas credenciais de acesso.
Se o contabilista recebeu o anexo mas não consegue abrir o ficheiro, compare primeiro o nome com o documento que enviou. Depois, consoante o aviso, peça ao remetente uma cópia legível ou instruções de abertura. Encaminhar novamente a ligação não resolve um problema com o ficheiro. Se o ficheiro estiver protegido, não contorne a proteção.
Fonte desta secção: Google: Partilhar ficheiros a partir do Google Drive
Quando o documento ficou noutra mensagem da conversa
Situação hipotética: o fornecedor enviou a fatura em PDF. Mais tarde, respondeu ao fornecedor e encaminhou apenas essa sua resposta ao contabilista. O email enviado contém a conversa citada, mas falta o anexo. Neste caso, corrija a escolha da mensagem, não a partilha da ligação.
Volte à mensagem com o anexo efetivo e prepare o seu encaminhamento. Em alternativa, anexe a um novo email um ficheiro que tenha autorização para entregar. Antes de enviar, abra o documento anexado e verifique o conteúdo. Mantenha a explicação necessária e omita o histórico da encomenda que não seja relevante.
Se não conseguir encontrar ou consultar com segurança o anexo na conversa, peça ao fornecedor um novo email com um documento separado. Assim, poderá enviar ao contabilista um ficheiro concreto em vez da mesma conversa incompleta.
Confirme a entrega junto do destinatário
Na nova mensagem, explique o que mudou: «Envio em anexo o PDF [nome]» ou «O proprietário atualizou o acesso para [endereço]». O contabilista saberá então se deve abrir o novo anexo ou a ligação original. Peça confirmação de que consegue abrir e ler o documento concreto. Se precisava de uma cópia descarregada, verifique também se a obteve.
O estado Enviado confirma o envio da mensagem; para concluir a entrega, precisa de saber que o contabilista pode utilizar o documento da forma acordada. Se o problema continuar, prossiga de acordo com a nova resposta: ainda falta o anexo, o acesso à ligação ou um ficheiro legível?