Een collega kan afgesproken bestanden opslaan zonder boekhoudkundige beslissingen over te nemen. Bepaal welke inbox of map wordt gecontroleerd, waar pdf's komen en waar vragen worden genoteerd. De collega gebruikt een eigen goedgekeurde toegang, geen gedeeld wachtwoord.
________________________________________________
Bewaar het oorspronkelijke document. Komt er een aangepaste versie, leg dan het verband met het origineel vast in plaats van het stilzwijgend te overschrijven. Noteer ontbrekende bijlagen en bestanden die niet openen. Alleen een pdf-extensie maakt een bestand nog niet bruikbaar.
________________________________________________
Controleer de toegang vóór de vakantie. De collega slaat met het eigen account een afgesproken testbestand op in de gedeelde map; de boekhouder opent het en bevestigt dat het leesbaar is. Vermeld bij de overdracht de afwezigheidsdatums, de naam van degene die documenten verzamelt en de afgesproken contactpersoon voor vervanging. Werkt de toegang niet, regel dan vooraf de rechten met de beheerder; wissel geen wachtwoorden uit.
________________________________________________
Een fictieve overdrachtslijst kan er zo uitzien:
________________________________________________
De lijst beschrijft de documenten. Ze bevestigt geen boekhoudkundige juistheid of betaling. Maak onderscheid tussen een ontvangen bestand en een document dat je nog verwacht.
Voorbeeldbericht: “Tijdens je afwezigheid slaat een collega nieuwe documenten op in onze afgesproken map. De lijst bevat ontvangstdatums en vragen. We hebben donderdag de ontbrekende pdf van B opgevraagd. De nieuwe versie van A staat naast het origineel voor beoordeling na je terugkomst.”
________________________________________________
Spreek voor werk dat niet kan wachten vooraf af wie je benadert, waarvoor en met welke documenten. Niet ieder nieuw bericht is dringend.
________________________________________________