Begin met één origineel en een aparte notitie
Gebruiken meerdere bedrijven dezelfde dienst, leg dan afzonderlijk vast wie als afnemer op de factuur staat, wie heeft betaald en wie de dienst daadwerkelijk gebruikt. Voeg bij elk gegeven de onderliggende informatie toe. Een betalingsbewijs vervangt de naam van de afnemer niet; een gebruikerslijst bepaalt niet hoe de kosten moeten worden behandeld.
Wij raden aan het ontvangen bestand ongewijzigd te bewaren en daarnaast een notitie te maken: ‘Gebruik van de dienst — informatie voor vragen’. Vermeld een link of eenduidige locatie van het origineel en het factuurnummer. Slaat u een kopie op in de map van het andere bedrijf, benoem die dan als kopie van hetzelfde document ter beoordeling. Het is geen extra aankoop.
Ook een gesplitste PDF verklaart niet hoe elk bedrijf de dienst gebruikte. Acrobat kan een bestand bijvoorbeeld splitsen op pagina-aantal, bestandsgrootte of bladwijzers. Dat is een bestandsbewerking, geen bewijs dat de leverancier afzonderlijke facturen aan verschillende afnemers heeft uitgereikt. Een bijlage hernoemen verklaart het gebruik evenmin. De Adobe-help bij de bronnen beschrijft de splitsingsmogelijkheden.
Een overzicht om naast de factuur in te vullen
Deze tabel helpt u vragen voor te bereiden; het is geen manier om het bedrag te verdelen. Neem factuurgegevens exact over en houd eigen bevindingen apart. Schrijf ‘onbekend’ waar informatie ontbreekt en vermeld wie die zal opzoeken.
| Gegeven | Wat u vastlegt |
|---|---|
| Verwijzing naar het origineel | Locatie en naam van het ontvangen bestand en eventueel een link naar de oorspronkelijke e-mail. |
| Leverancier en afnemer | Namen exact zoals in het origineel. Voeg andere gebruikers in aparte rijen toe. |
| Documentnummer, totaalbedrag en valuta | Exacte originele gegevens zonder omrekening of verdeling over bedrijven. |
| Dienstperiode | De periode op het document; vermeld het als die ontbreekt. Leid haar niet af uit de bestandsnaam. |
| Betalende onderneming | Wie betaalde en welk bewijs dat onderbouwt; een ongecontroleerde betaling blijft onbekend. |
| Bedrijf dat de dienst gebruikt | Per bedrijf de gebruikte dienst of het gebruikte onderdeel. |
| Waargenomen gebruik | Concrete activiteit of aantal eenheden en de periode van de waarneming. |
| Bron en controledatum | Bijvoorbeeld activiteitenexport, accountlijst of antwoord van de beheerder, met locatie en controledatum. |
| Zekerheid en hiaten | Wat de bron echt aantoont, wat u alleen aanneemt en wat ontbreekt. |
| Vraag en volgende stap | Wie u de vraag stelt en wie ontbrekende informatie verzamelt. |
Noteer aantallen gebruikers, toegangen of handelingen als waarnemingen. Maak er niet automatisch factuuraandelen van. Bestrijkt een export een andere periode dan de factuur, zet beide perioden naast elkaar; schat ontbrekende dagen niet bij.
Fictief voorbeeld: gedeeld abonnement, onvolledige export
Alle namen, getallen en datums in dit voorbeeld zijn verzonnen. Esdoorn en Linde delen een werkplekreserveringsdienst van Rezerva. Factuur REZ-0926 noemt alleen Esdoorn als afnemer en bestrijkt 1–30 september 2026. Niemand heeft de betaling nog gecontroleerd. We noemen hier geen bedrag of valuta; neem die voor uw eigen overzicht direct over uit het origineel.
Het ontvangen bestand heet REZ-0926.pdf. Een aparte notitie verwijst ernaar en bevat deze bevindingen:
| Bedrijf en dienst | Waargenomen gebruik | Bron en controle | Wat ontbreekt en wie zoekt het uit |
|---|---|---|---|
| Esdoorn — werkplekreserveringen | 18 afgeronde reserveringen toegewezen aan Esdoorn, maar alleen voor 10–30 september. | Activiteitenexport voor 10–30 september, opgeslagen bij de notitie; Janne controleerde die op 2 oktober 2026. | De export mist 1–9 september. Janne vraagt de beheerder om de ontbrekende periode. |
| Linde — dezelfde dienst | De lijst toont twee actieve accounts voor Linde op 30 september. Aantal reserveringen onbekend. | Accountlijst per 30 september; Janne controleerde die op 2 oktober 2026. | Een actief account zegt op zichzelf niets over het aantal reserveringen. Peter zoekt Lindes activiteit over heel september op. |
Het getal 18 en twee actieve accounts meten verschillende dingen. Het zijn geen vergelijkbare gebruiksaantallen voor de hele maand. De notitie eindigt dus met open punten: begin september voor Esdoorn, Lindes septemberactiviteit en bevestiging van de betaler. Deze gegevens leveren nog geen voorstel voor een verdeling op.
Stel elke boekhouder vragen over het eigen bedrijf
Controleer voordat u het hele overzicht aan beide boekhouders stuurt welke informatie ieder nodig heeft en wie er toegang toe mag krijgen. Deel details van het andere bedrijf niet automatisch met iedereen. Is de gezamenlijke context nodig, spreek dan de omvang van de overdracht af en behoud bij de bijlagen de verwijzing naar hetzelfde origineel.
Voor het bedrijf op de factuur kunt u dit bericht aanpassen aan de werkelijke situatie:
Goedendag, wij verzamelen informatie voor factuur REZ-0926 van Rezerva. Esdoorn staat als afnemer vermeld, maar ook Linde gebruikt de dienst. Een aparte notitie beschrijft het vastgestelde gebruik; zij stelt geen verdeling van het bedrag voor. Voor Esdoorn hebben we alleen een export voor 10–30 september; Janne zoekt het begin van de maand op. De betaling is nog niet gecontroleerd. Welke aanvullende informatie heeft u nodig om ons een vervolgstap voor Esdoorn te adviseren? Moeten we ook verduidelijken of de genoemde afnemer past bij de beoogde inrichting van de dienst?
Pas de vraag voor de boekhouder van het andere bedrijf aan:
Goedendag, Linde gebruikt Rezerva, maar factuur REZ-0926 noemt Esdoorn als afnemer. Voor Linde hebben we nu alleen een lijst met twee actieve accounts per 30 september; Peter zoekt de werkelijke septemberactiviteit op. Welke extra informatie heeft u nodig om de vervolgstap voor Linde te beoordelen, en wilt u ook het oorspronkelijke document zien? We controleren vooraf welke informatie van het andere bedrijf we mogen delen.
Benader de leverancier wanneer u een concrete afwijking of onduidelijkheid wilt controleren. Bijvoorbeeld: ‘Het document noemt Esdoorn, maar ook Linde gebruikt de dienst. Kunt u bevestigen voor wie het huidige abonnement wordt aangehouden en welke instellingen voor de afnemer u voor de toekomst biedt?’ Neem niet aan dat de leverancier de factuur moet annuleren, splitsen of anders uitreiken.
Wanneer de informatie klaar is voor overdracht
Controleer voor verzending vijf zaken: het origineel is ongewijzigd en vindbaar voor de ontvanger; factuurgegevens staan los van waargenomen gebruik; ontbrekende perioden en onzekerheden zijn zichtbaar; het overzicht doet zich niet voor als boekhoudbesluit; ontvangers en bijlagen passen bij de afspraak.
Het resultaat is de oorspronkelijke factuur, een duidelijke gebruiksnotitie en concrete vragen. Laat de boekhouder van elk bedrijf op basis van de aangevulde informatie beoordelen hoe het document moet worden behandeld. Deze werkwijze bereidt het overleg voor; zij bepaalt geen kostenverdeling of fiscale behandeling.
Bronnen en herkomst van de aanbevelingen
De Adobe-bron is gecontroleerd op 17 oktober 2026. De tabellen, het fictieve voorbeeld en de voorgestelde vragen zijn redactionele aanbevelingen voor het voorbereiden van informatie. Ze vormen geen boekhoudmethode en beschrijven geen verplichte procedure voor de leverancier.