Começar com um original e uma nota separada
Quando várias empresas utilizam um serviço, registe separadamente o destinatário da fatura, a empresa que pagou e quem utiliza efetivamente o serviço. Junte a cada informação o elemento que a comprova. Os dados do pagamento não substituem o nome do destinatário, e uma lista de utilizadores não decide como tratar o custo.
Recomendamos que mantenha o ficheiro recebido sem alterações e crie uma nota separada intitulada «Utilização do serviço — elementos para perguntas». Inclua uma ligação ou a localização inequívoca do original e o respetivo número. Se guardar uma cópia na pasta da outra empresa, identifique-a como cópia do mesmo documento para análise; não representa outra compra.
Dividir um PDF também não explica como cada empresa utilizou o serviço. O Acrobat permite, por exemplo, dividir um ficheiro pelo número de páginas, tamanho ou marcadores. Trata-se de uma operação sobre o ficheiro, não de uma prova de que o fornecedor emitiu faturas separadas a destinatários diferentes. Mudar o nome de um anexo também não explica a utilização. A ajuda da Adobe indicada nas fontes descreve as opções de divisão de PDF.
Um quadro para preencher junto da fatura
Este quadro ajuda a preparar perguntas; não é uma forma de repartir o montante. Transcreva exatamente os dados do documento e separe as suas próprias conclusões factuais. Se não souber algo, escreva «por apurar» e indique quem o vai procurar.
| Dado | O que registar |
|---|---|
| Ligação ao original | Localização e nome do ficheiro recebido e, se possível, ligação ao e-mail original. |
| Fornecedor e destinatário | Nomes exatos do original. Acrescente os restantes utilizadores em linhas separadas. |
| Número, montante total e moeda | Dados exatos do original, sem conversão nem repartição entre empresas. |
| Período do serviço | Período indicado no documento; assinale se não existir. Não o deduza do nome do ficheiro. |
| Empresa que pagou | Quem pagou e que elemento o comprova; um pagamento não verificado fica por apurar. |
| Empresa utilizadora | Para cada empresa, indique o serviço ou a parte que utiliza. |
| Utilização observada | Atividade concreta ou número de unidades e período da observação. |
| Fonte e data de verificação | Por exemplo, registo de atividade, lista de contas ou resposta do administrador, com localização e data de verificação. |
| Certeza e lacunas | O que a fonte mostra realmente, o que é apenas uma suposição e o que falta. |
| Pergunta e próximo passo | A quem colocar a pergunta e quem procurará a documentação em falta. |
Registe os números de utilizadores, acessos ou operações como observações. Não os transforme automaticamente em parcelas da fatura. Se o registo cobrir um período diferente do documento, apresente ambos lado a lado; não estime os dias em falta.
Exemplo fictício: subscrição partilhada, registo incompleto
Todos os nomes, números e datas deste exemplo são fictícios. A Ácer e a Tília partilham um serviço de reserva de postos de trabalho da Rezerva. A fatura REZ-0926 indica apenas a Ácer como destinatário e cobre o período de 1 a 30 de setembro de 2026. Ninguém verificou ainda o pagamento. Não indicamos montante nem moeda; no seu próprio quadro, copie-os diretamente do original.
O ficheiro recebido chama-se REZ-0926.pdf. Uma nota separada contém a ligação para esse ficheiro e as seguintes observações:
| Empresa e serviço | Utilização observada | Fonte e verificação | O que falta e quem o vai apurar |
|---|---|---|---|
| Ácer — reservas de postos | 18 reservas concluídas atribuídas à Ácer, mas apenas de 10 a 30 de setembro. | Exportação da atividade de 10 a 30 de setembro, guardada junto da nota; a Ana verificou-a em 2 de outubro de 2026. | Não cobre o período de 1 a 9 de setembro. A Ana pedirá ao administrador o período em falta. |
| Tília — mesmo serviço | A lista mostra duas contas ativas atribuídas à Tília em 30 de setembro. Número de reservas por apurar. | Lista de contas em 30 de setembro; a Ana verificou-a em 2 de outubro de 2026. | Uma conta ativa não indica quantas reservas ocorreram. O Pedro procurará a atividade da Tília de todo o mês de setembro. |
O número 18 e as duas contas ativas representam coisas diferentes. Não são contagens comparáveis de utilização para o mês inteiro. A nota termina com questões em aberto: início de setembro da Ácer, atividade de setembro da Tília e confirmação da empresa que pagou. Estes dados ainda não dão origem a uma proposta de repartição do montante.
Colocar a cada contabilista a pergunta sobre a sua empresa
Antes de enviar todo o quadro aos dois contabilistas, confirme de que documentos cada um precisa e a quem pode dar acesso. Não envie automaticamente a todos os detalhes da outra empresa. Se o contexto comum for necessário, acorde o âmbito da entrega e mantenha os anexos associados ao mesmo original.
Para a empresa indicada na fatura, adapte esta mensagem à situação real:
Bom dia, estamos a preparar documentação para a fatura REZ-0926 da Rezerva. A Ácer é o destinatário indicado, mas a Tília também utiliza o serviço. Uma nota separada descreve a utilização apurada; não propõe repartir o montante. Para a Ácer, só temos registos de 10 a 30 de setembro; a Ana está a procurar o início do mês. Ainda não verificámos o pagamento. Que documentação adicional é necessária para nos recomendar como proceder relativamente à Ácer? É também preciso esclarecer se o destinatário indicado corresponde à organização prevista do serviço?
Para o contabilista da outra empresa, ajuste a pergunta:
Bom dia, a Tília utiliza a Rezerva, mas a fatura REZ-0926 indica a Ácer como destinatário. Para a Tília, temos apenas uma lista de duas contas ativas em 30 de setembro; o Pedro está a procurar a atividade real de setembro. Que documentação adicional é necessária para avaliar como proceder relativamente à Tília e é também preciso ver o documento original? Confirmaremos previamente o âmbito da partilha de documentos da outra empresa.
Contacte o fornecedor quando existir uma divergência ou dúvida concreta a verificar. Por exemplo: «O documento indica a Ácer, mas a Tília também utiliza o serviço. Pode confirmar para quem está registada a subscrição atual e que opções de configuração do destinatário oferece para o futuro?» Não pressuponha que o fornecedor tem de anular, dividir ou emitir a fatura de outra forma.
Quando a documentação está pronta para entrega
Antes do envio, verifique cinco pontos: o original permanece inalterado e o destinatário consegue encontrá-lo; os dados da fatura estão separados da utilização observada; os períodos em falta e as incertezas são visíveis; o quadro não se apresenta como uma decisão contabilística; destinatários e anexos correspondem ao acordado.
O resultado é a fatura original, uma nota clara sobre a utilização e perguntas concretas. Deixe que os contabilistas de cada empresa avaliem como tratar o documento com base na documentação completada. Este processo prepara informação para essa conversa; não determina a repartição do custo nem o tratamento fiscal.
Fontes e origem das recomendações
A fonte da Adobe foi verificada em 17 de outubro de 2026. As tabelas, o exemplo fictício e as perguntas propostas são recomendações editoriais para preparar documentação. Não constituem um método contabilístico nem descrevem um procedimento obrigatório do fornecedor.