Empiece con un original y una nota independiente
Cuando varias empresas utilizan un servicio, anote por separado quién figura como destinatario de la factura, quién la pagó y quién utiliza realmente el servicio. Añada el respaldo de cada dato. La información de pago no sustituye el nombre del destinatario, y una lista de usuarios no decide cómo tratar el coste.
Recomendamos conservar intacto el archivo recibido y crear una nota aparte titulada «Uso del servicio — información para consultas». Incluya un enlace o la ubicación inequívoca del original y su número. Si guarda una copia en la carpeta de la otra empresa, identifíquela como copia del mismo documento para su evaluación; no representa otra compra.
Dividir un PDF tampoco explica cómo utilizó el servicio cada empresa. Acrobat permite, por ejemplo, dividir archivos por número de páginas, tamaño o marcadores. Es una operación sobre el archivo, no una prueba de que el proveedor emitió facturas distintas para destinatarios diferentes. Cambiar el nombre del adjunto tampoco explica el uso. La ayuda de Adobe citada en las fuentes describe las opciones de división.
Una tabla para completar junto a la factura
Esta tabla ayuda a preparar preguntas; no sirve para repartir el importe. Copie exactamente los datos del documento y separe sus propias averiguaciones. Si desconoce algo, escriba «sin determinar» e indique quién lo buscará.
| Dato | Qué anotar |
|---|---|
| Enlace al original | Ubicación y nombre del archivo recibido y, si existe, enlace al correo original. |
| Proveedor y destinatario | Nombres exactos del original. Añada los demás usuarios del servicio en filas independientes. |
| Número, importe total y moneda | Datos exactos del original, sin conversión ni reparto entre empresas. |
| Periodo del servicio | Periodo indicado en el documento; señale si no aparece. No lo deduzca del nombre del archivo. |
| Empresa que pagó | Quién pagó y con qué respaldo lo sabe; marque como sin determinar el pago no verificado. |
| Empresa usuaria | Para cada empresa, indique qué servicio o parte utiliza. |
| Uso observado | Actividad concreta o número de unidades y periodo de la observación. |
| Fuente y fecha de comprobación | Por ejemplo, registro de actividad, lista de cuentas o respuesta del administrador, con ubicación y fecha de revisión. |
| Certeza y lagunas | Qué demuestra realmente la fuente, qué supone y qué falta. |
| Pregunta y siguiente paso | A quién preguntará y quién buscará el respaldo pendiente. |
Anote los recuentos de usuarios, accesos u operaciones como observaciones. No los convierta automáticamente en porcentajes de la factura. Si el registro cubre un periodo distinto del documento, indique ambos juntos; no estime los días que faltan.
Ejemplo ficticio: suscripción compartida, registro incompleto
Todos los nombres, números y fechas de este ejemplo son ficticios. Arce y Tilo comparten un servicio de reserva de puestos de trabajo de Rezerva. La factura REZ-0926 indica únicamente a Arce como destinatario y cubre del 1 al 30 de septiembre de 2026. Nadie ha comprobado todavía el pago. No detallamos importe ni moneda; para su propia tabla, cópielos directamente del original.
El archivo recibido se llama REZ-0926.pdf. Una nota independiente enlaza con él y recoge lo siguiente:
| Empresa y servicio | Uso observado | Fuente y comprobación | Qué falta y quién lo averiguará |
|---|---|---|---|
| Arce — reserva de puestos | 18 reservas completadas asignadas a Arce, pero solo del 10 al 30 de septiembre. | Exportación de actividad del 10 al 30 de septiembre guardada junto a la nota; Ana la revisó el 2 de octubre de 2026. | No cubre del 1 al 9 de septiembre. Ana pedirá al administrador el periodo que falta. |
| Tilo — mismo servicio | La lista muestra dos cuentas activas asignadas a Tilo a 30 de septiembre. Número de reservas sin determinar. | Lista de cuentas a 30 de septiembre; Ana la revisó el 2 de octubre de 2026. | Una cuenta activa no indica cuántas reservas hubo. Pedro buscará la actividad de Tilo de todo septiembre. |
El número 18 y las dos cuentas activas miden cosas diferentes. No son recuentos de uso comparables para todo el mes. La nota termina con cuestiones pendientes: principios de septiembre para Arce, actividad de Tilo en septiembre y comprobación de quién pagó. Estos datos todavía no dan lugar a una propuesta de reparto.
Pregunte a cada profesional contable por su empresa
Antes de enviar toda la tabla a ambos profesionales, confirme qué documentos necesita cada uno y a quién puede dar acceso. No envíe automáticamente a todos los detalles de la otra empresa. Si el contexto común es necesario, acuerde el alcance de la entrega y mantenga el vínculo de los adjuntos con el mismo original.
Para la empresa que figura en la factura, adapte este mensaje a los hechos:
Buenos días. Estamos preparando documentación para la factura REZ-0926 de Rezerva. Arce figura como destinatario, aunque Tilo también utiliza el servicio. Una nota independiente describe el uso comprobado; no propone repartir el importe. Para Arce solo tenemos actividad del 10 al 30 de septiembre; Ana está buscando el principio del mes. Aún no hemos verificado el pago. ¿Qué documentación adicional necesita para recomendarnos cómo proceder con Arce? ¿Necesita también aclarar si el destinatario indicado corresponde a la organización prevista del servicio?
Para el profesional contable de la otra empresa, cambie la pregunta:
Buenos días. Tilo utiliza Rezerva, pero la factura REZ-0926 tiene a Arce como destinatario. Para Tilo solo disponemos de una lista de dos cuentas activas a 30 de septiembre; Pedro está buscando la actividad real de septiembre. ¿Qué documentación adicional necesita para evaluar cómo proceder con Tilo y necesita también ver el original? Antes comprobaremos qué documentación de la otra empresa se puede compartir.
Contacte con el proveedor cuando exista una discrepancia o duda concreta que comprobar. Por ejemplo: «El documento indica Arce, pero Tilo también usa el servicio. ¿Puede confirmar para quién está registrada la suscripción actual y qué opciones de configuración del destinatario ofrece para el futuro?». No presuponga que tiene que anular, dividir o emitir de otra forma la factura.
Cuándo está lista la documentación para entregarla
Antes de enviarla, compruebe cinco puntos: el original sigue intacto y el destinatario puede localizarlo; los datos de la factura están separados del uso observado; los periodos que faltan y las incertidumbres son visibles; la tabla no aparenta ser una decisión contable; los destinatarios y adjuntos corresponden a lo acordado.
El resultado es la factura original, una nota comprensible sobre el uso y preguntas concretas. Deje que el profesional contable de cada empresa evalúe cómo tratar el documento con las pruebas completadas. Este proceso prepara la información para esa conversación; no determina el reparto del coste ni su tratamiento fiscal.
Fuentes y origen de las recomendaciones
La fuente de Adobe se comprobó el 17 de octubre de 2026. Las tablas, el ejemplo ficticio y las preguntas propuestas son recomendaciones editoriales para preparar documentación. No constituyen un método contable ni describen un procedimiento obligatorio del proveedor.