Begynd med én original og en særskilt note
Når flere virksomheder bruger samme tjeneste, skal du notere særskilt, hvem der står som fakturamodtager, hvem der har betalt, og hvem der faktisk bruger tjenesten. Tilføj dokumentationen for hver oplysning. Betalingsoplysninger erstatter ikke modtagerens navn, og en brugerliste afgør ikke, hvordan udgiften skal behandles.
Vi anbefaler at beholde den modtagne fil uændret og oprette en særskilt note med titlen ”Brug af tjenesten — grundlag for spørgsmål”. Indsæt et link eller en entydig placering for originalen og dens fakturanummer. Gemmer du en kopi i den anden virksomheds mappe, så mærk den som en kopi af samme dokument til vurdering. Den er ikke et nyt køb.
At opdele en PDF forklarer heller ikke, hvordan virksomhederne brugte tjenesten. Acrobat kan eksempelvis opdele en fil efter sideantal, filstørrelse eller bogmærker. Det er en filhandling, ikke dokumentation for, at leverandøren har udstedt særskilte fakturaer til forskellige modtagere. Et nyt navn på vedhæftningen forklarer heller ikke brugen. Adobe-hjælpen blandt kilderne beskriver mulighederne for PDF-opdeling.
En oversigt at udfylde ved siden af fakturaen
Tabellen hjælper dig med at forberede spørgsmål; den er ikke en metode til at fordele beløbet. Kopiér dokumentets oplysninger nøjagtigt, og hold dine egne observationer adskilt. Skriv ”uafklaret”, når noget mangler, og angiv, hvem der skal finde det.
| Oplysning | Hvad du skal notere |
|---|---|
| Link til originalen | Placering og navn på den modtagne fil og eventuelt link til den oprindelige e-mail. |
| Leverandør og fakturamodtager | Navne præcis som på originalen. Tilføj andre brugere i særskilte rækker. |
| Bilagsnummer, samlet beløb og valuta | Originalens nøjagtige oplysninger uden omregning eller fordeling mellem virksomheder. |
| Tjenesteperiode | Perioden på dokumentet; angiv, hvis den mangler. Udled den ikke af filnavnet. |
| Betalende virksomhed | Hvem der betalte, og hvilken dokumentation der viser det; en ubekræftet betaling markeres som uafklaret. |
| Virksomhed, der bruger tjenesten | For hver virksomhed: hvilken tjeneste eller del den bruger. |
| Observeret brug | Konkret aktivitet eller antal enheder og den periode, observationen dækker. |
| Kilde og kontroldato | Eksempelvis aktivitetsudtræk, kontoliste eller administratorsvar med placering og kontroldato. |
| Sikkerhed og huller | Hvad kilden faktisk viser, hvad du blot antager, og hvad der mangler. |
| Spørgsmål og næste skridt | Hvem du spørger, og hvem der indhenter manglende dokumentation. |
Notér antal brugere, adgange eller handlinger som observationer. Gør dem ikke automatisk til andele af fakturaen. Dækker udtrækket en anden periode end dokumentet, skal begge stå ved siden af hinanden. Anslå ikke de manglende dage.
Fiktivt eksempel: fælles abonnement, ufuldstændigt udtræk
Alle navne, tal og datoer i eksemplet er opdigtede. Ahorn og Lind deler en tjeneste til booking af arbejdspladser fra Rezerva. Faktura REZ-0926 angiver kun Ahorn som fakturamodtager og dækker 1.–30. september 2026. Ingen har endnu kontrolleret betalingen. Beløb og valuta angives ikke her; kopiér dem direkte fra originalen til din egen oversigt.
Den modtagne fil hedder REZ-0926.pdf. En særskilt note linker til den og indeholder følgende:
| Virksomhed og tjeneste | Observeret brug | Kilde og kontrol | Hvad mangler, og hvem finder det |
|---|---|---|---|
| Ahorn — booking af arbejdspladser | 18 gennemførte bookinger knyttet til Ahorn, men kun for 10.–30. september. | Aktivitetseksport for 10.–30. september gemt ved noten; Anne kontrollerede den den 2. oktober 2026. | Eksporten dækker ikke 1.–9. september. Anne beder administratoren om den manglende periode. |
| Lind — samme tjeneste | Listen viser to aktive konti knyttet til Lind pr. 30. september. Antal bookinger er uafklaret. | Kontoliste pr. 30. september; Anne kontrollerede den den 2. oktober 2026. | En aktiv konto viser ikke i sig selv antallet af bookinger. Peter henter Linds aktivitetsudtræk for hele september. |
Tallet 18 og to aktive konti måler forskellige ting. Det er ikke sammenlignelige brugstal for hele måneden. Noten slutter derfor med åbne punkter: starten af september for Ahorn, Linds septemberaktivitet og kontrol af den betalende virksomhed. Oplysningerne giver endnu ikke et forslag til fordeling af beløbet.
Spørg hver bogholder om vedkommendes virksomhed
Inden du sender hele oversigten til begge bogholdere, så afklar, hvilke bilag hver af dem har brug for, og hvem du må give adgang. Send ikke automatisk den anden virksomheds detaljer til alle. Er den fælles sammenhæng nødvendig for vurderingen, så aftal overdragelsens omfang, og bevar vedhæftningernes forbindelse til samme original.
For virksomheden på fakturaen kan du tilpasse denne besked til de faktiske forhold:
Hej, vi klargør bilag til faktura REZ-0926 fra Rezerva. Ahorn står som fakturamodtager, men Lind bruger også tjenesten. En særskilt note beskriver den konstaterede brug; den foreslår ingen fordeling af beløbet. For Ahorn har vi kun udtræk for 10.–30. september; Anne finder starten af måneden. Betalingen er endnu ikke kontrolleret. Hvilke yderligere bilag skal du bruge for at anbefale næste skridt for Ahorn? Skal vi også afklare, om fakturamodtageren svarer til den planlagte organisering af tjenesten?
Tilpas spørgsmålet til den anden virksomheds bogholder:
Hej, Lind bruger Rezerva, men faktura REZ-0926 angiver Ahorn som fakturamodtager. For Lind har vi indtil videre kun en liste med to aktive konti pr. 30. september; Peter finder den faktiske septemberaktivitet. Hvilke yderligere bilag skal du bruge for at vurdere næste skridt for Lind, og skal du også se originaldokumentet? Vi afklarer først omfanget af delingen af den anden virksomheds dokumentation.
Kontakt leverandøren, når du har en konkret uoverensstemmelse eller uklarhed, der skal undersøges. For eksempel: ”Dokumentet angiver Ahorn, men Lind bruger også tjenesten. Kan I bekræfte, hvem det nuværende abonnement er registreret til, og hvilke indstillinger for fakturamodtager I tilbyder fremover?” Gå ikke ud fra, at leverandøren skal annullere, opdele eller udstede fakturaen på en anden måde.
Hvornår bilagene er klar til overdragelse
Kontrollér fem ting inden afsendelse: Originalen er uændret og kan findes af modtageren; fakturaoplysninger er adskilt fra observeret brug; manglende perioder og usikkerheder er synlige; oversigten udgiver sig ikke for at være en bogføringsbeslutning; modtagere og vedhæftninger følger aftalen.
Resultatet er den oprindelige faktura, en forståelig brugsnote og konkrete spørgsmål. Lad hver virksomheds bogholder vurdere behandlingen af dokumentet ud fra de supplerede bilag. Fremgangsmåden forbereder oplysninger til samtalen; den afgør hverken udgiftsfordeling eller skattemæssig behandling.
Kilder og anbefalingernes baggrund
Adobe-kilden blev kontrolleret den 17. oktober 2026. Tabellerne, det fiktive eksempel og de foreslåede spørgsmål er redaktionelle anbefalinger til at klargøre dokumentation. De er ikke en bogføringsmetode og beskriver ikke en obligatorisk fremgangsmåde for leverandøren.