Začněte jedním originálem a samostatnou poznámkou
Když jednu službu využívá více firem, zapište zvlášť, kdo je na faktuře uvedený jako odběratel, kdo ji zaplatil a kdo službu skutečně používá. Ke každému údaji připojte podklad, ze kterého vycházíte. Údaj o platbě nenahrazuje jméno odběratele a seznam uživatelů není rozhodnutím, jak s nákladem naložit.
Doporučený postup je ponechat přijatý soubor beze změny a vedle něj vytvořit poznámku „Využití služby — podklad k dotazům“. Do poznámky vložte odkaz nebo jednoznačné umístění originálu a jeho číslo. Uložíte-li kopii do složky druhé firmy, označte ji jako kopii téhož dokladu pro posouzení; nepředstavuje další nákup.
Ani rozdělení PDF nevysvětlí, jak službu využívaly jednotlivé firmy. Acrobat například umí soubor rozdělit podle počtu stránek, velikosti nebo záložek. To je práce se souborem, nikoli doklad, že dodavatel vystavil samostatné faktury různým odběratelům. Stejně tak přejmenování přílohy nevysvětluje, kdo službu využíval. Možnosti rozdělení PDF popisuje nápověda Adobe uvedená ve zdrojích.
Přehled, který můžete vyplnit vedle faktury
Následující tabulka je pracovní pomůcka pro přípravu dotazů, nikoli způsob rozdělení částky. Údaje z dokladu opisujte přesně; vlastní zjištění zapisujte odděleně. Když něco nevíte, napište „nezjištěno“ a určete, kdo to dohledá.
| Údaj | Co do přehledu zapsat |
|---|---|
| Odkaz na originál | Umístění přijatého souboru, jeho název a případně odkaz na původní e-mail. |
| Dodavatel a odběratel | Jména přesně podle originálu. Další uživatele služby doplňte až do samostatných řádků. |
| Číslo dokladu, celková částka a měna | Přesné údaje z originálu, bez přepočtu a rozdělení mezi firmy. |
| Období služby | Období uvedené na dokladu; není-li uvedené, napište to. Neodvozujte ho z názvu souboru. |
| Plátce | Kdo zaplatil a z jakého podkladu to víte; pokud platbu nemáte ověřenou, označte ji jako nezjištěnou. |
| Firma využívající službu | Pro každou firmu zvlášť uveďte, kterou službu nebo její část používá. |
| Pozorované využití | Konkrétní činnost nebo počet jednotek a období, za které pozorování platí. |
| Zdroj a datum kontroly | Například výpis aktivity, seznam účtů nebo odpověď správce, včetně umístění a data kontroly. |
| Jistota a mezery | Co zdroj skutečně ukazuje, co pouze předpokládáte a co chybí. |
| Dotaz a další krok | Komu otázku položíte a kdo dohledá chybějící podklad. |
Počty uživatelů, přístupů nebo úkonů zapisujte jako pozorování. Nedělejte z nich automaticky podíl na faktuře. Pokud výpis pokrývá jiné období než doklad, uveďte obě období vedle sebe; chybějící dny nedopočítávejte odhadem.
Modelový příklad: společné předplatné, neúplný výpis
Všechna jména, čísla a data v tomto příkladu jsou smyšlená. Firmy Javor a Lípa používají společnou službu pro rezervaci pracovních míst od dodavatele Rezerva. Na faktuře REZ-0926 je jako odběratel uvedena pouze firma Javor a období služby je 1.–30. září 2026. Platbu zatím nikdo neověřil. Částku a měnu v příkladu nerozepisujeme; v pracovním přehledu pro vlastní účetní je převezměte přímo z originálu.
Přijatý soubor je uložený pod názvem REZ-0926.pdf. Samostatná poznámka odkazuje na tento soubor a obsahuje následující zjištění:
| Firma a služba | Pozorované využití | Zdroj a kontrola | Co chybí a kdo to zjistí |
|---|---|---|---|
| Javor — rezervace pracovních míst | 18 dokončených rezervací přiřazených Javoru, ale pouze za 10.–30. září. | Export aktivity za 10.–30. září, uložený u poznámky; Jana ho zkontrolovala 2. října 2026. | Export nepokrývá 1.–9. září. Jana požádá správce služby o chybějící období. |
| Lípa — stejná služba | V seznamu jsou dva aktivní účty přiřazené Lípě k 30. září. Počet rezervací nezjištěn. | Seznam účtů k 30. září; Jana ho zkontrolovala 2. října 2026. | Aktivní účet sám neříká, kolik rezervací proběhlo. Petr dohledá výpis aktivity Lípy za celé září. |
Číslo 18 a dva aktivní účty označují různé věci. Nejde je použít jako srovnatelné počty využití za celý měsíc. Poznámka proto končí otevřenými body: chybí první část září u Javoru, aktivita Lípy za září a ověření plátce. Z těchto údajů zatím nevzniká žádný návrh rozdělení částky.
Každé účetní položte otázku za její firmu
Než přiložíte celý přehled oběma účetním, ověřte, které podklady každá potřebuje a komu je můžete zpřístupnit. Podrobnosti o druhé firmě neposílejte automaticky všem. Pokud je pro posouzení potřebná společná souvislost, domluvte rozsah předání a u příloh zachovejte vazbu na tentýž originál.
Pro firmu uvedenou na dokladu můžete použít tuto zprávu. Doplňte ji podle skutečného stavu:
Dobrý den, k faktuře REZ-0926 od dodavatele Rezerva připravujeme podklady. Jako odběratel je uveden Javor, službu ale používá i Lípa. Samostatná poznámka popisuje zjištěné využití; nenavrhuje rozdělení částky. U Javoru máme výpis jen za 10.–30. září, údaje za začátek měsíce dohledává Jana. Platbu zatím nemáme ověřenou. Jaké další podklady potřebujete, abyste nám mohli doporučit další postup za Javor? Potřebujete také upřesnit, zda uvedený odběratel odpovídá zamýšlenému uspořádání služby?
Pro účetní druhé firmy otázku upravte:
Dobrý den, Lípa využívá službu Rezerva, ale na faktuře REZ-0926 je jako odběratel uveden Javor. U Lípy máme zatím jen seznam dvou aktivních účtů k 30. září; skutečnou aktivitu za září dohledává Petr. Jaké další podklady potřebujete pro posouzení postupu za Lípu a potřebujete vidět také původní doklad? Rozsah předání podkladů druhé firmy předem ověříme.
Dodavatele oslovte tehdy, když máte konkrétní nesoulad nebo nejasnost k ověření. Například: „Na dokladu je uveden Javor, službu používá také Lípa. Můžete potvrdit, pro koho je současné předplatné vedené a jaké možnosti nastavení odběratele nabízíte do budoucna?“ Nepředjímejte, že musí fakturu zrušit, rozdělit nebo vystavit jinak.
Kdy je podklad připravený k předání
Před odesláním ověřte pět věcí: originál zůstal beze změny a příjemce ho dokáže dohledat; údaje z dokladu jsou oddělené od pozorovaného využití; chybějící období a jiné nejistoty jsou viditelné; přehled nepředstírá účetní rozhodnutí; příjemce a rozsah příloh odpovídají domluvě.
Výsledkem je původní faktura, srozumitelná poznámka o využití služby a konkrétní otázky. Jak s dokladem naložit za jednotlivé firmy, nechte posoudit jejich účetní podle doplněných podkladů. Tento postup připravuje informace pro takovou domluvu; neurčuje rozdělení nákladu ani daňové zacházení.
Zdroje a původ doporučení
Zdroj Adobe ověřen 17. října 2026. Tabulka, modelový příklad a návrhy dotazů jsou redakční doporučení pro přípravu podkladů. Nejde o účetní metodu ani o popis povinného postupu dodavatele.