Börja med ett original och en separat anteckning
När flera företag använder samma tjänst ska du skilja på vem som står som fakturamottagare, vem som har betalat och vem som faktiskt använder tjänsten. Lägg till underlaget för varje uppgift. Betalningsinformation ersätter inte fakturamottagarens namn, och en användarlista avgör inte hur kostnaden ska hanteras.
Vi rekommenderar att du behåller den mottagna filen oförändrad och skapar en separat anteckning med rubriken ”Tjänstens användning — underlag för frågor”. Lägg in en länk eller entydig plats för originalet och dess fakturanummer. Sparar du en kopia i det andra företagets mapp, märk den som en kopia av samma dokument för bedömning. Den är inget ytterligare inköp.
Att dela en PDF förklarar inte heller hur företagen använde tjänsten. Acrobat kan exempelvis dela filer efter sidantal, filstorlek eller bokmärken. Det är en filåtgärd, inte ett bevis på att leverantören har utfärdat separata fakturor till olika mottagare. Ett nytt namn på bilagan förklarar inte heller användningen. Adobe-hjälpen bland källorna beskriver alternativen för att dela PDF-filer.
En översikt att fylla i bredvid fakturan
Tabellen hjälper dig att förbereda frågor; den är inget sätt att fördela beloppet. Kopiera dokumentets uppgifter exakt och håll egna iakttagelser åtskilda. Skriv ”okänt” när något saknas och ange vem som ska ta reda på det.
| Uppgift | Vad du skriver in |
|---|---|
| Länk till originalet | Plats och namn för den mottagna filen samt eventuell länk till ursprungsmejlet. |
| Leverantör och fakturamottagare | Namnen exakt enligt originalet. Lägg andra användare på separata rader. |
| Dokumentnummer, totalbelopp och valuta | Originalets exakta uppgifter utan omräkning eller fördelning mellan företag. |
| Tjänsteperiod | Perioden på dokumentet; ange om den saknas. Härled den inte från filnamnet. |
| Betalande företag | Vem som betalade och vilket underlag som visar det; en obekräftad betalning markeras som okänd. |
| Företag som använder tjänsten | Ange för varje företag vilken tjänst eller del det använder. |
| Observerad användning | Konkret aktivitet eller antal enheter och perioden för observationen. |
| Källa och kontrolldatum | Exempelvis aktivitetsutdrag, kontolista eller svar från administratören, med plats och kontrolldatum. |
| Säkerhet och luckor | Vad källan faktiskt visar, vad du bara antar och vad som saknas. |
| Fråga och nästa steg | Vem du ska fråga och vem som hämtar det saknade underlaget. |
Notera antal användare, åtkomster eller åtgärder som observationer. Gör dem inte automatiskt till andelar av fakturan. Om utdraget gäller en annan period än fakturan, ange båda bredvid varandra. Uppskatta inte de saknade dagarna.
Fiktivt exempel: delat abonnemang, ofullständigt utdrag
Alla namn, tal och datum i exemplet är påhittade. Lönn och Lind delar en tjänst för bokning av arbetsplatser från Rezerva. Faktura REZ-0926 anger bara Lönn som fakturamottagare och gäller 1–30 september 2026. Ingen har ännu kontrollerat betalningen. Belopp och valuta anges inte här; kopiera dem från originalet i din egen översikt.
Den mottagna filen heter REZ-0926.pdf. En separat anteckning länkar till den och innehåller följande:
| Företag och tjänst | Observerad användning | Källa och kontroll | Vad saknas och vem tar reda på det |
|---|---|---|---|
| Lönn — arbetsplatsbokningar | 18 slutförda bokningar kopplade till Lönn, men bara för 10–30 september. | Aktivitetsexport för 10–30 september, sparad vid anteckningen; Anna kontrollerade den den 2 oktober 2026. | Exporten täcker inte 1–9 september. Anna ber administratören om den saknade perioden. |
| Lind — samma tjänst | Listan visar två aktiva konton kopplade till Lind per 30 september. Antalet bokningar är okänt. | Kontolista per 30 september; Anna kontrollerade den den 2 oktober 2026. | Ett aktivt konto visar inte i sig hur många bokningar som gjorts. Peter hämtar Linds aktivitetsutdrag för hela september. |
Talet 18 och två aktiva konton mäter olika saker. De är inte jämförbara användningstal för hela månaden. Anteckningen avslutas därför med öppna punkter: början av september för Lönn, Linds septemberaktivitet och kontroll av betalande företag. Uppgifterna ger ännu inget förslag till fördelning av beloppet.
Fråga varje redovisningsansvarig om det egna företaget
Kontrollera innan du skickar hela översikten till båda vilka underlag var och en behöver och vem som får ta del av dem. Skicka inte automatiskt det andra företagets detaljer till alla. Behövs det gemensamma sammanhanget för bedömningen, kom överens om överlämningens omfattning och behåll bilagornas koppling till samma original.
För företaget på fakturan kan du anpassa detta meddelande till det verkliga läget:
Hej, vi förbereder underlag till faktura REZ-0926 från Rezerva. Lönn står som fakturamottagare, men även Lind använder tjänsten. En separat anteckning beskriver den fastställda användningen; den föreslår ingen fördelning av beloppet. För Lönn har vi bara utdrag för 10–30 september; Anna tar fram början av månaden. Betalningen är ännu inte kontrollerad. Vilka ytterligare underlag behöver du för att rekommendera nästa steg för Lönn? Behöver vi också klargöra om fakturamottagaren stämmer med tjänstens avsedda upplägg?
Anpassa frågan till det andra företagets redovisningsansvariga:
Hej, Lind använder Rezerva, men faktura REZ-0926 anger Lönn som fakturamottagare. För Lind har vi hittills bara en lista med två aktiva konton per 30 september; Peter tar fram den faktiska septemberaktiviteten. Vilka ytterligare underlag behöver du för att bedöma nästa steg för Lind, och behöver du också se originaldokumentet? Vi kontrollerar först vilka uppgifter om det andra företaget som får lämnas ut.
Kontakta leverantören när du har en konkret avvikelse eller oklarhet att kontrollera. Exempel: ”Dokumentet anger Lönn, men Lind använder också tjänsten. Kan ni bekräfta för vem det nuvarande abonnemanget gäller och vilka inställningar för fakturamottagare ni erbjuder framöver?” Förutsätt inte att leverantören måste makulera, dela eller utfärda fakturan på annat sätt.
När underlaget är klart att lämna över
Kontrollera fem saker före sändning: originalet är oförändrat och mottagaren kan hitta det; fakturauppgifter är åtskilda från observerad användning; saknade perioder och osäkerheter syns; översikten utger sig inte för att vara ett redovisningsbeslut; mottagare och bilagor följer överenskommelsen.
Resultatet är originalfakturan, en tydlig användningsanteckning och konkreta frågor. Låt varje företags redovisningsansvariga bedöma hur dokumentet ska hanteras utifrån kompletterat underlag. Arbetssättet förbereder information för samtalet; det bestämmer varken kostnadsfördelning eller skattehantering.
Källor och rekommendationernas ursprung
Adobe-källan kontrollerades den 17 oktober 2026. Tabellerna, det fiktiva exemplet och frågeförslagen är redaktionella rekommendationer för att förbereda underlag. De är ingen redovisningsmetod och beskriver inget obligatoriskt förfarande för leverantören.