Aloita yhdestä alkuperäisestä ja erillisestä muistiosta
Kun useampi yritys käyttää samaa palvelua, kirjaa erikseen laskuun merkitty ostaja, laskun maksanut yritys ja palvelun todelliset käyttäjät. Liitä jokaiseen tietoon sen perusteena oleva aineisto. Maksutieto ei korvaa ostajan nimeä, eikä käyttäjäluettelo ratkaise kustannuksen käsittelyä.
Suosittelemme säilyttämään vastaanotetun tiedoston muuttamattomana ja laatimaan erillisen muistion ”Palvelun käyttö — taustatiedot kysymyksiä varten”. Lisää siihen linkki tai yksiselitteinen sijainti alkuperäiseen sekä laskun numero. Jos tallennat kopion toisen yrityksen kansioon, merkitse se saman asiakirjan kopioksi arviointia varten. Se ei tarkoita uutta ostoa.
PDF:n jakaminenkaan ei selitä, miten kukin yritys käytti palvelua. Acrobat voi esimerkiksi jakaa tiedoston sivumäärän, tiedostokoon tai kirjanmerkkien mukaan. Se on tiedostotoiminto, ei osoitus siitä, että toimittaja olisi antanut erilliset laskut eri ostajille. Myöskään liitteen uudelleennimeäminen ei selitä käyttöä. Lähteissä mainittu Adoben ohje kuvaa PDF:n jakamisvaihtoehdot.
Täytä yhteenveto laskun rinnalle
Taulukko auttaa kysymysten valmistelussa; se ei ole tapa jakaa laskun summaa. Kopioi asiakirjan tiedot täsmällisesti ja pidä omat havaintosi erillään. Merkitse puuttuvan tiedon kohdalle ”ei selvitetty” ja nimeä selvittäjä.
| Tieto | Mitä kirjataan |
|---|---|
| Linkki alkuperäiseen | Vastaanotetun tiedoston sijainti ja nimi sekä mahdollinen linkki alkuperäiseen sähköpostiin. |
| Toimittaja ja ostaja | Nimet täsmälleen alkuperäisen mukaisesti. Lisää muut käyttäjät omille riveilleen. |
| Asiakirjan numero, kokonaissumma ja valuutta | Alkuperäisen täsmälliset tiedot ilman muunnoksia tai jakoa yritysten kesken. |
| Palvelujakso | Asiakirjassa mainittu jakso; kerro, jos se puuttuu. Älä päättele sitä tiedostonimestä. |
| Maksanut yritys | Kuka maksoi ja mikä aineisto osoittaa sen; vahvistamaton maksu merkitään selvittämättömäksi. |
| Palvelua käyttävä yritys | Kirjaa jokaiselle yritykselle erikseen sen käyttämä palvelu tai palvelun osa. |
| Havaittu käyttö | Konkreettinen toiminta tai yksiköiden määrä ja havaintojakso. |
| Lähde ja tarkistuspäivä | Esimerkiksi toimintaraportti, tililuettelo tai ylläpitäjän vastaus sekä sijainti ja tarkistuspäivä. |
| Varmuus ja puutteet | Mitä lähde todella osoittaa, mitä vain oletat ja mitä puuttuu. |
| Kysymys ja seuraava vaihe | Keneltä kysyt ja kuka hankkii puuttuvan aineiston. |
Kirjaa käyttäjien, käyttökertojen tai toimintojen määrät havaintoina. Älä muuta niitä automaattisesti laskun osuuksiksi. Jos raportti kattaa eri jakson kuin lasku, merkitse molemmat rinnakkain. Älä arvioi puuttuvia päiviä mukaan.
Kuvitteellinen esimerkki: yhteinen tilaus, puutteellinen raportti
Kaikki esimerkin nimet, luvut ja päivämäärät ovat keksittyjä. Vaahtera ja Lehmus käyttävät Rezervan yhteistä työpisteiden varauspalvelua. Laskussa REZ-0926 ostajaksi on merkitty vain Vaahtera, ja palvelujakso on 1.–30. syyskuuta 2026. Maksua ei ole vielä tarkistettu. Emme erittele summaa tai valuuttaa; kopioi ne omaan yhteenvetoosi suoraan alkuperäisestä.
Vastaanotettu tiedosto on REZ-0926.pdf. Erillinen muistio linkittää siihen ja sisältää seuraavat havainnot:
| Yritys ja palvelu | Havaittu käyttö | Lähde ja tarkistus | Mitä puuttuu ja kuka selvittää |
|---|---|---|---|
| Vaahtera — työpistevaraukset | 18 toteutunutta varausta Vaahteralle, mutta vain ajalta 10.–30. syyskuuta. | Toimintavienti ajalta 10.–30. syyskuuta, tallennettu muistion yhteyteen; Anna tarkisti sen 2. lokakuuta 2026. | Vienti ei kata 1.–9. syyskuuta. Anna pyytää ylläpitäjältä puuttuvan jakson. |
| Lehmus — sama palvelu | Luettelossa on kaksi Lehmuksen aktiivista tiliä 30. syyskuuta. Varausten määrää ei ole selvitetty. | Tililuettelo 30. syyskuuta; Anna tarkisti sen 2. lokakuuta 2026. | Aktiivinen tili ei yksin kerro varausten määrää. Petri hankkii Lehmuksen toimintaraportin koko syyskuulta. |
Luku 18 ja kaksi aktiivista tiliä tarkoittavat eri asioita. Ne eivät ole vertailukelpoisia koko kuukauden käyttömääriä. Muistio päättyy siksi avoimiin kohtiin: Vaahteran syyskuun alku, Lehmuksen syyskuun toiminta ja maksaneen yrityksen tarkistus. Näistä tiedoista ei vielä synny ehdotusta summan jakamiseksi.
Kysy kummaltakin kirjanpitäjältä hänen yrityksestään
Ennen koko yhteenvedon lähettämistä molemmille kirjanpitäjille varmista, mitä aineistoa kumpikin tarvitsee ja kenelle saat antaa pääsyn. Älä lähetä toisen yrityksen yksityiskohtia automaattisesti kaikille. Jos yhteinen asiayhteys on arvioinnille tarpeen, sovi luovutettavan aineiston laajuudesta ja säilytä liitteiden yhteys samaan alkuperäiseen.
Laskuun merkityn yrityksen osalta voit muokata tämän viestin todellista tilannetta vastaavaksi:
Hei, valmistelemme aineistoa Rezervan laskua REZ-0926 varten. Ostajaksi on merkitty Vaahtera, mutta myös Lehmus käyttää palvelua. Erillinen muistio kuvaa selvitetyn käytön; se ei ehdota summan jakamista. Vaahterasta meillä on raportti vain ajalta 10.–30. syyskuuta; Anna selvittää kuun alun. Maksua ei ole vielä tarkistettu. Mitä lisäaineistoa tarvitset, jotta voit suositella Vaahteralle seuraavaa vaihetta? Pitääkö myös selvittää, vastaako laskuun merkitty ostaja palvelun suunniteltua järjestelyä?
Muokkaa kysymystä toisen yrityksen kirjanpitäjälle:
Hei, Lehmus käyttää Rezervaa, mutta laskussa REZ-0926 ostajaksi on merkitty Vaahtera. Lehmuksesta meillä on toistaiseksi vain luettelo kahdesta aktiivisesta tilistä 30. syyskuuta; Petri hankkii todelliset toimintatiedot syyskuulta. Mitä lisäaineistoa tarvitset Lehmuksen jatkotoimien arviointiin, ja tarvitsetko myös alkuperäisen asiakirjan? Varmistamme ensin, missä laajuudessa toisen yrityksen aineistoa voidaan luovuttaa.
Ota toimittajaan yhteyttä, kun selvitettävänä on konkreettinen ristiriita tai epäselvyys. Esimerkiksi: ”Asiakirjassa lukee Vaahtera, mutta myös Lehmus käyttää palvelua. Voitteko vahvistaa, kenelle nykyinen tilaus on rekisteröity ja mitä ostajatietojen asetusvaihtoehtoja tarjoatte tulevaisuutta varten?” Älä oleta, että toimittajan täytyy perua, jakaa tai laatia lasku uudelleen.
Milloin aineisto on valmis luovutettavaksi
Tarkista ennen lähettämistä viisi asiaa: alkuperäinen on muuttamaton ja vastaanottaja löytää sen; laskun tiedot ovat erillään havaitusta käytöstä; puuttuvat jaksot ja epävarmuudet näkyvät; yhteenveto ei esiinny kirjanpitopäätöksenä; vastaanottajat ja liitteet vastaavat sovittua.
Tuloksena ovat alkuperäinen lasku, ymmärrettävä käyttömuistio ja täsmälliset kysymykset. Anna kunkin yrityksen kirjanpitäjän arvioida asiakirjan käsittely täydennetyn aineiston perusteella. Menettely valmistelee tiedot keskustelua varten; se ei ratkaise kustannusten jakoa eikä verokohtelua.
Lähteet ja suositusten alkuperä
Adoben lähde tarkistettiin 17. lokakuuta 2026. Taulukot, kuvitteellinen esimerkki ja kysymysmallit ovat toimituksellisia suosituksia aineiston valmisteluun. Ne eivät ole kirjanpitomenetelmä eivätkä kuvaa toimittajan pakollista menettelyä.