Aloita yhdestä asiakkaasta ja ajanjaksosta

Tilitoimisto tarvitsee asiakkaalta tiettyjä tositteita tai selvityksiä. Pidä kysymyksistä yhtä jatkuvasti päivitettävää listaa. Varaa jokainen rivi yhdelle ostolle ja yhdelle ratkaistavalle kysymykselle. Asiakas voi vastata tunnisteella R-01 tai R-02, vaikka tiedosto tulisi vasta seuraavassa viestissä.

Merkitse alkuun asiakas, ajanjakso ja sovittu vastauskanava. Säilytä tunnisteet myös asian ratkettua. Älä numeroi muita rivejä uudelleen R-01:n sulkemisen jälkeen: vanhat viestit viittaisivat silloin eri ostoihin.

Koko esimerkki on kuvitteellinen. Asiakas on Studio Javor, yhteyshenkilö Eva ja Jana ylläpitää tilitoimistossa syyskuun 2026 listaa. Hosting Jiskra, Technika Most, tilausnumerot, tiedostot ja vastaukset ovat keksittyjä. Oletamme, että osapuolet ovat sopineet yhdestä sähköpostiketjusta ja ennestään käytetystä tiedostokansiosta. Kyse ei ole yleispätevästä toimitustavasta eikä HeyRupin toiminnosta.

Kysy tietystä ostosta, älä ”lopuista tositteista”

Merkitse toimittaja, päivämäärä tai ajanjakso ja tunnettu ostoviite, kuten tilausnumero. Merkitse tuntemattomat tiedot tuntemattomiksi. Kerro sitten täsmällisesti, mitä tarvitset. ”Verkkopalvelin, syyskuu” on vihje; ”lähetä syyskuun palvelua koskevan tilauksen H-260901 lasku PDF-muodossa” on yksilöity pyyntö.

Esimerkissä tilitoimisto lähettää kaksi pyyntöä 6. lokakuuta. Eva on luvannut hoitaa ne ja sopinut Janan kanssa tilannetarkistuksesta 9. lokakuuta. Päivä on kuvitteellinen sopimus, ei lakisääteinen määräaika. Jos päivää ei ole sovittu, kirjoita ”seuraavaa tilannetarkistusta ei ole vielä sovittu”.

Täytetty esimerkki tilitoimiston pyynnöstä. Korvaa ennen käyttöä kuvitteellinen asiakas, yhteyshenkilöt, ostot, tiedostot, päivämäärät ja sovitut toimet todellisilla tiedoilla. Säilytä kohtien tunnisteet samoina.

Näytä asiakkaalle, miten vastata

Asiakkaan ei tarvitse kopioida koko listaa. Tiedosto tai täsmällinen vastaus kunkin tunnisteen kohdalla riittää. Jos tosite puuttuu, tarvitset tiedon tehdyistä toimista ja siitä, mitä odotetaan. Älä pyydä saapumisarviota, jota asiakas ei tiedä.

Eva vastaa 8. lokakuuta. Palvelusta hän toimittaa PDF:n ja sen sijainnin; näytöstä hän kertoo vain pyytäneensä toimittajalta kopion. Tilitoimisto voi tarkistaa ensimmäisen tositteen ja odottaa toisen täydentämistä.

Esimerkki siitä, miten asiakas Eva voisi vastata. Tämä ei ole tilitoimiston omissa nimissään lähetettävä viesti. Se voi näyttää asiakkaille, miten kuhunkin kohtaan vastataan omilla tiedoilla.

Sulje vain tarkistamasi pyynnöt

Jana avaa R-01:n tiedoston ja tarkistaa, että se vastaa pyydettyä ostoa ja ajanjaksoa. Hän kirjaa sijainnin, oman nimensä ja tarkistuspäivän. Vasta sitten hän sulkee pyynnön.

R-02 jää avoimeksi. Evan viimeisin toimi tunnetaan, mutta tosite puuttuu yhä. Jana kirjaa toimittajalle lähetetyn pyynnön päivän ja säilyttää 9. lokakuuta sovitun tarkistuksen. Hän ei merkitse sitä luvatuksi laskun saapumispäiväksi.

Säilytä päivityksissä myös lyhyt aiempien vastausten historia. Esimerkissä päivämäärälliset vaiheet ovat rivillä, joten viimeisin vastaus näkyy aiempien toimien rinnalla.

Täytetty esimerkki tilitoimiston listasta vastauksen jälkeen. Säilytä omassa listassasi kenttien nimet, korvaa kaikki kuvitteelliset tiedot ja kirjaa tila sekä sulkemisen peruste todellisen vastauksen ja tarkistuksen mukaan.

Mitä ”suljettu” tarkoittaa tällä listalla

Suljettu tarkoittaa tässä, että yksilöityyn kysymykseen on vastattu ja tilitoimisto on tarkistanut asiakirjan tai vastauksen suhteessa kysymykseen. Se ei tarkoita valmista kirjausta, tositteen verotuksellista kelpoisuutta eikä kaikkien syyskuun tositteiden täydellisyyttä.

Jos asiakas lähettää toisen ajanjakson PDF:n, lukukelvottoman tiedoston tai riittämättömän vastauksen, jätä rivi avoimeksi. Lisää esimerkiksi: ”R-01: toimitettu PDF koskee elokuuta; tarvitsemme edelleen syyskuun. Eva, lähetä oikea tiedosto.” Vahvista seuraava tarkistus tai merkitse se vielä sopimatta olevaksi.

Myöskään ”kiitos, hoidan asian” tai lähetetty muistutus ei sulje riviä. Viimeisin vastaus tai toimi muuttuu, mutta pyydettyä tositetta tai selvitystä odotetaan edelleen.

Valmistele kaksi ensimmäistä pyyntöä asiakkaallesi

Säilytä mallin alkuosa ja kenttien nimet. Korvaa kaikki kuvitteelliset tiedot omilla tunnetuilla tiedoillasi. Taulukossa kukin kenttä voi olla sarake; sähköpostissa pyynnöt voivat olla allekkain.

Lue jokainen kysymys asiakkaan näkökulmasta ennen lähettämistä: tunnistaako hän oston, tietääkö hän mitä toimittaa ja voiko hän ilmoittaa tuntemattomat tiedot? Vahvista seuraavan toimen tekijä ja tilannetarkistuksen ajankohta. Päivitä ensimmäisen vastauksen jälkeen viimeisin viesti, jatkotoimi ja mahdollinen sulkemisen peruste. Säilytä tunnisteet.

Aloita kahdesta täsmällisestä pyynnöstä. Molempien osapuolten tulee nähdä, mikä on ratkaistu ja mikä tarvitsee vielä vastauksen, kuten R-01 ja R-02.