Commencez par un client et une période
Un cabinet comptable a besoin de pièces ou d’explications précises de son client. Tenez une seule liste régulièrement mise à jour pour ces demandes. Consacrez chaque ligne à un achat et à une question à résoudre. Le client peut ainsi répondre en citant R-01 ou R-02, même si le document arrive dans un message ultérieur.
Indiquez en tête le client, la période et le canal de réponse convenu. Conservez les identifiants après résolution. Quand vous clôturez R-01, ne renumérotez pas les autres lignes : les anciens messages renverraient à d’autres achats.
Tout l’exemple est fictif. Le client est Studio Javor, son interlocutrice Eva, et Jana tient au cabinet la liste de septembre 2026. Hosting Jiskra, Technika Most, commandes, fichiers et réponses sont inventés. On suppose que les parties ont convenu de répondre dans un même fil de courriels et de déposer les fichiers dans un dossier déjà utilisé. Ce n’est ni une méthode universelle de transmission ni une fonction de HeyRup.
Demandez un achat précis, pas « le reste des pièces »
Pour chaque ligne, indiquez fournisseur, date ou période et référence connue de l’achat, par exemple le numéro de commande. Signalez toute donnée inconnue. Posez ensuite une question qui précise ce qu’il faut fournir. « Hébergement, septembre » est un indice ; « envoyez la facture PDF de la commande H-260901 pour l’hébergement de septembre » est une demande précise.
Dans l’exemple, le cabinet envoie deux demandes le 6 octobre. Eva a accepté de s’en charger et a convenu avec Jana d’un point de suivi le 9 octobre. Il s’agit de leur accord fictif, pas d’une échéance légale. Si la date reste à fixer, écrivez « prochain suivi non encore convenu ».
Exemple rempli d’une demande du cabinet comptable. Avant de l’utiliser, remplacez le client, les contacts, les achats, les fichiers, les dates et les étapes convenues fictifs par les données réelles ; conservez les identifiants des lignes.
Montrez au client comment répondre
Le client n’a pas à recopier la liste. Un fichier ou une réponse précise par identifiant suffit. S’il n’a pas le document, vous devez savoir ce qu’il a fait et ce qu’il attend. Ne lui demandez pas une estimation de réception qu’il ignore.
Eva répond le 8 octobre dans l’exemple. Pour l’hébergement, elle fournit le PDF et son emplacement ; pour l’écran, elle indique seulement avoir demandé une copie au fournisseur. Le cabinet peut vérifier la première pièce et continuer d’attendre la seconde.
Exemple de réponse possible de la cliente Eva, et non un message à envoyer au nom du cabinet. Il peut montrer aux clients comment répondre ligne par ligne avec leurs propres données.
Ne clôturez que ce que vous avez vérifié
Jana ouvre le fichier de R-01 et vérifie qu’il correspond à l’achat et à la période demandés. Elle note son emplacement, son nom et la date de vérification. Elle clôture ensuite seulement cette demande.
R-02 reste ouverte. La dernière démarche d’Eva est connue, mais la pièce manque toujours. Jana note la date de demande au fournisseur et maintient le suivi du 9 octobre. Elle n’en fait pas une date promise de réception de facture.
Conservez un bref historique des réponses lors des mises à jour. Dans l’exemple, il est daté dans chaque ligne : la dernière réponse apparaît avec les démarches précédentes.
Exemple rempli du suivi du cabinet après la réponse. Pour votre liste, conservez les noms des champs, remplacez toutes les données fictives et renseignez le statut et la justification de clôture selon la réponse et la vérification réelles.
Ce que signifie « clôturée » dans cette liste
Une demande clôturée signifie ici que la question précise a reçu une réponse et que le cabinet a vérifié la pièce ou l’explication correspondante par rapport à cette question. Cela ne signifie ni comptabilisation achevée, ni validité fiscale de la pièce, ni exhaustivité des documents de septembre.
Si le client envoie un PDF d’une autre période, un fichier illisible ou une réponse qui ne résout pas la question, gardez la ligne ouverte. Précisez par exemple : « R-01 : le PDF reçu porte sur août ; il nous faut toujours septembre. Eva, merci d’envoyer le fichier correspondant. » Confirmez la date du prochain suivi ou indiquez qu’elle reste à convenir.
« Merci, je m’en occupe » ou l’envoi d’un rappel ne clôture pas non plus une ligne. Seule la dernière réponse ou démarche change ; la pièce ou l’explication demandée reste attendue.
Préparez deux premières demandes pour votre client
Gardez l’en-tête et les intitulés des champs du modèle rempli. Remplacez toutes les données fictives par vos informations connues. Dans un tableau, chaque champ peut devenir une colonne ; par courriel, les demandes peuvent rester l’une sous l’autre.
Relisez chaque question du point de vue du client : reconnaît-il l’achat, sait-il quoi fournir et où signaler une inconnue ? Confirmez qui agit ensuite et quand vous ferez le point. Après la première réponse, renseignez dernier message, prochaine démarche et éventuel justificatif de clôture. Gardez les identifiants.
Commencez par deux demandes précises. Les deux parties doivent voir ce qui est résolu et ce qui attend encore une réponse, comme pour R-01 et R-02.