Začněte seznamem pro jednoho klienta a jedno období
Účetní kancelář potřebuje od klienta doplnit konkrétní doklady nebo vysvětlení. Pro tyto dotazy si veďte jeden průběžně aktualizovaný seznam. Každý řádek věnujte jednomu nákupu a jedné otázce, kterou potřebujete dořešit. Klient pak může odpovídat přímo k označení R-01 nebo R-02, i když dokument pošle až v další zprávě.
V záhlaví uveďte klienta, období a domluvené místo pro odpovědi. Čísla položek ponechte stejná i po jejich vyřešení. Když R-01 uzavřete, ostatní položky nepřečíslovávejte: starší zprávy by pak odkazovaly na jiné nákupy.
Následující příklad je celý fiktivní. Klientem je Studio Javor, kontaktní osobou Eva a seznam za září 2026 vede v kanceláři Jana. Hosting Jiskra, Technika Most, čísla objednávek, soubory i všechny odpovědi jsou vymyšlené pro tuto ukázku. Předpokládáme, že si obě strany domluvily odpovědi v jednom e-mailovém vlákně a předání souborů do již používané složky. Nejde o univerzální způsob předání ani o funkci HeyRupu.
Ptejte se na určitý nákup, ne na „zbytek dokladů“
Ke každé položce napište dodavatele, datum nebo období a známou stopu po nákupu, například číslo objednávky. Neznámý údaj označte jako neznámý. Potom položte otázku, podle které klient pozná, co má dodat. „Hosting, září“ je vodítko; „pošlete PDF k objednávce H-260901 za hosting na září“ už je konkrétní žádost.
V modelu kancelář 6. října posílá dvě žádosti. Eva potvrdila, že je vyřídí, a s Janou si domluvily další kontrolu stavu na 9. října. Tento den je jejich domluva pro ukázku, nikoli lhůta stanovená předpisem. Když se na datu teprve domlouváte, napište „další kontrola zatím nedomluvena“.
Vyplněný příklad žádosti účetní kanceláře. Při použití nahraďte fiktivního klienta, kontakty, nákupy, soubory, data a domluvené kroky skutečnými údaji; zachovejte stálá označení položek.
Ukažte klientovi, jak má vypadat odpověď
Klient nemusí přepisovat celý seznam. Stačí, když ke každému označení připojí soubor nebo přesnou odpověď. Pokud doklad nemá, potřebujete vědět, co už udělal a na co čeká. Nežádejte odhad doručení, který nezná.
V modelu Eva odpoví 8. října následující zprávou. U hostingu dodá PDF a jeho umístění; u monitoru pouze oznámí, že požádala dodavatele o kopii. Kancelář podle toho může první doklad zkontrolovat a u druhé položky dál čekat na doplnění.
Ukázka toho, jak může odpovědět klientka Eva; není to zpráva k odeslání jménem kanceláře. Klientovi může posloužit jako vzor odpovědí po položkách, vždy s jeho vlastními údaji.
Po odpovědi uzavřete jen to, co jste ověřili
Jana otevře soubor k R-01 a ověří, že odpovídá požadovanému nákupu a období. Do seznamu zapíše jeho umístění, své jméno a datum kontroly. Teprve potom označí tuto žádost za uzavřenou.
R-02 zůstane otevřená. Známe poslední krok Evy, ale požadovaný doklad stále chybí. Jana proto zaznamená datum žádosti dodavateli a ponechá domluvenou kontrolu na 9. října. Nezapíše tento den jako slíbené doručení faktury.
Při aktualizaci ponechte i stručný záznam předchozích odpovědí. V ukázce je datovaný průběh přímo v položce, takže vedle poslední odpovědi vidíte i to, co jí předcházelo.
Vyplněný příklad evidence kanceláře po odpovědi klientky. Pro vlastní seznam ponechte názvy polí, nahraďte všechny fiktivní údaje a stav i podklad uzavření zapište podle skutečné odpovědi a kontroly.
Co v tomto seznamu znamená „uzavřeno“
Uzavřená položka zde znamená, že byl zodpovězen konkrétní dotaz a kancelář zkontrolovala příslušný dokument nebo odpověď proti tomuto dotazu. Neznamená to dokončené zaúčtování, daňovou použitelnost dokladu ani úplnost všech podkladů za září.
Když klient pošle PDF za jiné období, nečitelný soubor nebo odpověď, která otázku neřeší, ponechte položku otevřenou. Připište konkrétní pokračování: například „R-01: dodané PDF je za srpen; stále potřebujeme září. Evo, pošlete prosím odpovídající soubor.“ Datum další kontroly potvrďte, případně označte jako dosud nedomluvené.
Ani „děkuji, zařídím“ nebo odeslaná připomínka samo o sobě řádek neuzavírá. V takovém případě se mění poslední odpověď či provedený krok, nikoli skutečnost, že na požadovaný doklad nebo vysvětlení stále čekáte.
Připravte první dvě položky pro svého klienta
Z vyplněného vzoru si ponechte záhlaví a názvy polí. Nahraďte všechny modelové údaje vlastními, které znáte. Pokud použijete tabulku, může každé pole tvořit sloupec; v e-mailu mohou zůstat položky pod sebou jako v ukázce.
Před odesláním přečtěte každý dotaz očima klienta: pozná nákup, ví, co má dodat, a má kam napsat, že něco nezná? Potvrďte, kdo udělá další krok a kdy si sdělíte stav. Po první odpovědi doplňte poslední zprávu, navazující krok a případný podklad uzavření. Čísla položek zachovejte.
Začněte dvěma konkrétními žádostmi. Ze seznamu má být oběma stranám jasné, co už je vyřešené a co ještě potřebuje odpověď — stejně jako u R-01 a R-02.