PDF-kansio ei kerro työn tilanteesta
Uusi kirjanpitäjä avaa jaetun kansion ja löytää viime kuun asiakirjat. Tiedostonimistä ei selviä, mitä edellinen kirjanpitäjä jo sai, mitä lisättiin myöhemmin tai miksi webhotellin kohdalla on vain maksuvahvistus. Vastaat uudelleen kysymyksiin, joita pidit jo selvitettyinä.
Sovi molempien kirjanpitäjien kanssa keskeneräisen työn jakamisesta ennen koko arkiston siirtoa. Kuka hoitaa aloitetut tehtävät loppuun, minne uudet asiakirjat lähetetään ja kuka vastaa aiempaa työtä koskeviin kysymyksiin? Käytännön kooste ei korvaa kirjanpidon varsinaista luovutusta; sovi sen laajuudesta suoraan kirjanpitäjien kanssa. Kooste auttaa välttämään päällekkäistä työtä ja sitä, että kumpikin odottaa toista.
Kirjaa täsmällisesti, mikä on valmista ja mitä puuttuu
Älä kirjoita vain ”kaikki elokuulta lähetetty”. Nimeä kansio tai aineistopaketti ja merkitse puutteet. Kirjaa myöhemmin saapuva asiakirja erilliseksi täydennykseksi. Uuden kirjanpitäjän ei pitäisi joutua vertaamaan kahta lähes samanlaista kansiota löytääkseen muutoksen.
Alla on yksinkertainen täytetty esimerkki. Nimet ja vastuut ovat esimerkinomaisia; sovi todellinen työnjako asianosaisten kanssa ennen kirjaamista.
| Asiakirja tai aineistopaketti | Nykyinen tilanne | Seuraava tehtävä |
|---|---|---|
| Elokuun aineisto jaetussa kansiossa | Edellinen kirjanpitäjä on vahvistanut vastaanoton | Petra lähettää uudelle kirjanpitäjälle linkin ja sovitun koosteen valmiista töistä |
| Elokuun webhotelli | Maksu löytynyt; PDF puuttuu | Yrittäjä lataa asiakirjan portaalista |
| Työmatkan asiakirja | Odottaa selvitystä ostoksesta | Työkaveri lisää huomautuksen kyseisen tiedoston yhteyteen |
Kokeile luovutusta pienellä otoksella
Aloita esimerkin asiakirjoista: tavallisesta elokuun aineistoon kuuluvasta PDF:stä, yrittäjän juuri lataamasta alkuperäisestä webhotellin PDF:stä ja työmatkan asiakirjasta, johon liittyy avoin kysymys. Merkitse webhotellin PDF myöhemmäksi täydennykseksi, jotta on selvää, että se puuttui alkuperäisestä aineistosta. Pyydä uutta kirjanpitäjää avaamaan linkit ja vahvistamaan, että hän tunnistaa lisätyn asiakirjan ja avoimen kysymyksen. Vahvistettu pääsy ei tarkoita, että asiakirja on kirjattu kirjanpitoon. Muokkaa järjestelyä vastauksen perusteella ennen muun arkiston luovuttamista.
Jos kirjanpitäjä ei voi avata linkkiä, tarkista, mille tilille käyttöoikeus on annettu. Anna sovitulle työtilille pääsy suoraan palvelussa ja pyydä kirjanpitäjää avaamaan sama linkki uudelleen. Jos tiedosto on yhä edellisen kirjanpitäjän henkilökohtaisessa tallennustilassa, sovi sen siirtämisestä yrityksen valittuun tallennuspaikkaan ja tarkista uusi kopio ennen alkuperäisen pääsyn rajoittamista. Älä kirjoita salasanoja luovutuskoosteeseen.
Hoida myös avoimet kysymykset loppuun
Kokeilun jälkeen Petra voi täydentää esimerkkikoostetta: ”Uusi kirjanpitäjä avasi elokuun aineiston ja myöhemmin lisätyn webhotellin PDF:n. Työkaveri täydentää työmatkan selityksen kyseisen tiedoston yhteyteen; seurannasta on sovittu.” Liitä todelliseen koosteeseen vastaanottajan vahvistus ja sovittu seurantapäivä. Älä merkitse tätä luovutuksen osaa valmiiksi, jos pääsyä ei ole vahvistettu tai jäljellä olevan tehtävän vastuu on epäselvä. Vahvista kirjanpitotyön ammatillinen valmistuminen erikseen kirjanpitäjien kanssa.
Ajoita käyttöoikeuksien muutokset sovittuun työn päättymiseen. Älä sulje tiliä, jos viimeinen tarpeellinen kansio on yhä sen henkilökohtaisessa tallennustilassa. Hyvä luovutus antaa uudelle kirjanpitäjälle mahdollisuuden jatkaa ilman, että sinun pitää selittää jokaisen PDF:n historia.