Una carpeta de PDF no cuenta en qué punto está el trabajo
La nueva asesoría abre la carpeta compartida y encuentra los documentos del mes anterior. Los nombres no dicen cuáles recibió ya la anterior, cuáles se añadieron después ni por qué del alojamiento web solo hay una confirmación de pago. Acabas respondiendo de nuevo a preguntas que dabas por resueltas.
Antes de mover todo el archivo, acuerda con ambas asesorías cómo repartir el trabajo en curso. ¿Quién termina las tareas empezadas? ¿Adónde van los documentos nuevos? ¿Quién responde sobre trabajos anteriores? Este registro práctico no sustituye el traspaso profesional de la contabilidad, cuyo alcance debes acordar directamente con ellas. Evita que ambas hagan la misma tarea o se queden esperando a la otra.
Concreta lo que está completo y lo que falta
En lugar de «ya se ha enviado todo lo de agosto», identifica la carpeta o el lote e indica las carencias. Si un documento llega después, señálalo como una incorporación aparte. La nueva asesoría no debería tener que comparar dos carpetas casi idénticas para descubrir qué ha cambiado.
Este es un ejemplo rellenado. Los nombres y el reparto son ilustrativos: confirma las responsabilidades reales con las personas implicadas antes de anotarlas.
| Documento o lote | Situación actual | Siguiente paso |
|---|---|---|
| Lote de agosto en la carpeta compartida | La asesoría anterior ha confirmado la recepción | Petra envía a la nueva asesoría el enlace y el registro acordado del trabajo terminado |
| Alojamiento web de agosto | Pago localizado; falta el PDF | La persona responsable de la empresa descarga el documento del portal |
| Documento de un viaje de trabajo | Pendiente de explicar la compra | El compañero añade una nota al archivo correspondiente |
Prueba el traspaso con una pequeña muestra
Empieza con los documentos del ejemplo: un PDF normal del lote de agosto, el PDF original del alojamiento web que acaba de descargar la persona responsable de la empresa y el documento del viaje de trabajo con su pregunta pendiente. Marca el PDF del alojamiento como una incorporación posterior para que quede claro que faltaba en el lote original. Pide a la nueva asesoría que abra los enlaces y confirme que distingue el documento añadido y la pregunta sin resolver. Confirmar el acceso no significa que el documento se haya contabilizado. Ajusta la organización según esa respuesta antes de entregar el resto del archivo.
Si la asesoría no puede abrir un enlace, comprueba qué cuenta tiene permiso. Da acceso a su cuenta de trabajo acordada desde el propio servicio y pídele que abra de nuevo el mismo enlace. Si el archivo sigue en el almacenamiento personal de la asesoría anterior, acuerda su traslado al espacio de la empresa designado y comprueba la nueva copia antes de restringir el acceso original. No incluyas contraseñas en el registro del traspaso.
Cierra también las preguntas pendientes
Tras probar el traspaso, Petra podría añadir al registro del ejemplo: «La nueva asesoría ha abierto el lote de agosto y el PDF del alojamiento incorporado después. El compañero añadirá la explicación del viaje al archivo correspondiente; se ha acordado un seguimiento». En el registro real, adjunta la confirmación de quien recibe los documentos y la fecha de seguimiento acordada. Si no se ha confirmado el acceso o no está claro quién asume la tarea restante, no des por cerrada esa parte del traspaso. Confirma por separado con las asesorías la finalización profesional del trabajo contable.
Coordina los cambios de acceso con la finalización acordada del trabajo. No cierres una cuenta mientras la última carpeta útil siga en su almacenamiento personal. Un buen traspaso permite a la nueva asesoría avanzar sin preguntarte la historia de cada PDF.