En mappe med PDF-er forteller ikke hvor langt arbeidet har kommet
Den nye regnskapsføreren åpner den delte mappen og finner dokumentene fra forrige måned. Filnavnene viser ikke hva den forrige allerede mottok, hvilke filer som kom senere, eller hvorfor webhotellet bare har en betalingsbekreftelse. Du må svare på spørsmål du trodde var avklart.
Før du flytter hele arkivet, avtal med begge regnskapsførerne hvordan det pågående arbeidet skal fordeles. Hvem fullfører eksisterende oppgaver, hvor skal nye dokumenter sendes, og hvem svarer på spørsmål om tidligere arbeid? Denne praktiske oversikten erstatter ikke den regnskapsfaglige overleveringen; avtal omfanget av den direkte med regnskapsførerne. Oversikten hindrer at begge gjør samme jobb eller venter på hverandre.
Skriv konkret hva som er ferdig og hva som mangler
Ikke skriv bare «alt for august sendt». Vis til mappen eller pakken og noter eventuelle mangler. Før et dokument som kommer senere som en egen supplering. Den nye regnskapsføreren bør slippe å sammenligne to nesten like mapper for å finne endringen.
Slik kan en enkel oversikt se ut. Navn og oppgavefordeling er eksempler; bekreft de faktiske avtalene med de involverte før du skriver dem inn.
| Dokument eller pakke | Status nå | Neste steg |
|---|---|---|
| Augustpakken i den delte mappen | Forrige regnskapsfører har bekreftet mottak | Petra sender den nye regnskapsføreren lenken og avtalt oversikt over fullført arbeid |
| Webhotell for august | Betaling funnet; PDF mangler | Eieren laster ned dokumentet fra portalen |
| Dokument fra tjenestereise | Venter på forklaring av kjøpet | Kollega legger en merknad ved den aktuelle filen |
Test overleveringen med et lite utvalg
Begynn med dokumentene fra eksemplet: en vanlig PDF fra augustpakken, den originale PDF-en for webhotellet som eieren nettopp har lastet ned, og dokumentet fra tjenestereisen med det åpne spørsmålet. Merk webhotellets PDF som en senere supplering, slik at det er tydelig at den manglet i den opprinnelige pakken. Be den nye regnskapsføreren åpne lenkene og bekrefte at det nye dokumentet og det uavklarte spørsmålet kan identifiseres. Bekreftet tilgang betyr ikke at dokumentet er bokført. Tilpass opplegget etter svaret før du overleverer resten av arkivet.
Hvis regnskapsføreren ikke kan åpne en lenke, kontroller hvilken konto som har tilgang. Gi den avtalte arbeidskontoen tilgang direkte i tjenesten og be regnskapsføreren åpne den samme lenken igjen. Hvis filen fortsatt ligger i den forrige regnskapsførerens personlige lagring, avtal overføringen til bedriftens valgte lagringsområde og kontroller den nye kopien før den opprinnelige tilgangen begrenses. Ikke skriv passord i overleveringsoversikten.
Avslutt også de åpne spørsmålene
Etter prøven kan Petra legge til i eksempeloversikten: «Den nye regnskapsføreren har åpnet augustpakken og den senere tilføyde PDF-en for webhotellet. Kollegaen utfyller forklaringen på tjenestereisen ved den aktuelle filen; en oppfølging er avtalt.» Legg ved mottakerens bekreftelse og den faktisk avtalte oppfølgingsdatoen i den virkelige oversikten. Ikke avslutt denne delen av overleveringen hvis tilgangen er ubekreftet eller ansvaret for den gjenstående oppgaven er uklart. Bekreft den regnskapsfaglige avslutningen av arbeidet separat med regnskapsførerne.
Tilpass endringer i tilgang til den avtalte avslutningen av arbeidet. Ikke steng en konto mens den siste nødvendige mappen fortsatt ligger i kontoens personlige lagring. En god overlevering lar den nye regnskapsføreren fortsette uten at du må forklare historien bak hver PDF.