Oma pääsysi ei vahvista kirjanpitäjän pääsyä
PDF avautuu sinulle OneDrivessa, mutta kirjanpitäjä näkee ilmoituksen pääsyn estämisestä. Tarkista ensin, minkä tiedoston jaoit ja kenelle linkki on tarkoitettu. Oma avaamisesi vahvistaa vain omat käyttöoikeutesi.
Sopikaa myös, mitä kirjanpitäjän pitää tehdä asiakirjalla. Selaimessa katsominen ja kopion lataaminen ovat eri tuloksia. Tee käyttöoikeuksien tarkistus loppuun sen mukaan, mitä todella sovitte.
Omistaja tarkistaa vastaanottajan ja käytetyn linkin
Tiedoston omistaja voi avata jakamisikkunassa Manage Access -näkymän ja nähdä henkilöt, ryhmät ja linkit, jotka antavat pääsyn. Vertaa tarkoitettua vastaanottajaa osoitteeseen, johon viesti lähetettiin.
Virallinen ohje käyttöoikeuksien tarkistamiseen →
Microsoft erottaa esimerkiksi linkit henkilöille, joilla on jo käyttöoikeus, ja jakamisen tietyille henkilöille. Ensimmäinen ei anna uusia oikeuksia. Kun tiedosto jaetaan tietyille henkilöille, kutsun välittäminen ei anna uudelle henkilölle automaattisesti pääsyä.
Jos vastaanottaja on oikea, kysy, mitä kirjautumisosoitetta hän käyttää avatessaan linkin ja mikä virhe näkyy. Et tarvitse hänen salasanaansa, vaan vastaanottajan henkilöllisyyden ja tarkoitetun käyttöoikeuden vertailun.
Avaaminen voi onnistua, vaikka lataaminen on estetty
OneDriven Block download -asetus rajoittaa saatavilla olevien tiedostojen lataamista. Jos kirjanpitäjän pitää tallentaa kopio, pelkkä esikatselu ei riitä.
Käyttöoikeuksia saa muuttaa vain henkilö, jolla on siihen valtuutus yrityksen sääntöjen mukaan. Jos kopiot tai ulkoinen jakaminen eivät ole sallittuja, sopikaa vastuullisen ylläpitäjän kanssa toinen hyväksytty tapa. Älä ratkaise estettä avaamalla linkkiä automaattisesti kaikille.
Kuvitteellinen esimerkki paljastaa tarkan esteen
Tässä kuvitteellisessa esimerkissä Jana jakaa laskun kirjanpitäjän nimetylle työosoitteelle. Kirjanpitäjä avaa linkin toisella henkilökohtaisella tilillä ja näkee käyttöoikeuspyynnön. Jana tarkistaa ensin tarkoitetun osoitteen hänen kanssaan eikä lähetä heti laajemmin avointa linkkiä.
Kun henkilöllisyys on selvitetty, kirjanpitäjä saa asiakirjan auki mutta ei voi ladata kopiota. Jana tietää nyt, että jäljellä on toinen kysymys: hyväksytty latausmahdollisuus. Ensimmäinen onnistunut tarkistus ei vielä tarkoita valmista luovutusta.
Varmista tulos kyseisen asiakirjan kohdalla
Kirjoita vastaanottajalle: ”Linkki on tarkoitettu osoitteellesi X laskua numero Y varten. Vahvista, saatko sen auki tällä osoitteella ja onko sovittu lataaminen mahdollista.”
Jos ongelma jatkuu, anna omistajalle tai ylläpitäjälle tiedoston nimi, vastaanottajan osoite ja tarkka virheteksti. Kun avaaminen ja tarvittava seuraava vaihe toimivat, kirjaa luovutuksen vahvistus. Näin tiedät todellisen tuloksen etkä päättele onnistumista pelkästä linkin lähettämisestä.