Din åtkomst bekräftar inte redovisarens
PDF-filen öppnas för dig i OneDrive, men redovisaren får ett meddelande om nekad åtkomst. Kontrollera först vilken fil du delade och vem länken är avsedd för. Att du kan öppna den bekräftar bara din egen åtkomst.
Klargör också vad redovisaren ska göra med dokumentet. Att läsa det i webbläsaren och ladda ned en kopia är olika resultat. Slutför kontrollen utifrån vad ni faktiskt har kommit överens om.
Ägaren kontrollerar mottagaren och den använda länken
Filägaren kan öppna Manage Access i delningsfönstret och se personer, grupper och länkar som ger åtkomst. Jämför den avsedda mottagaren med adressen som meddelandet skickades till.
Officiell guide för att kontrollera åtkomst →
Microsoft skiljer bland annat mellan länkar för personer som redan har åtkomst och delning med specifika personer. En länk för befintlig åtkomst ger inga nya behörigheter. Vid delning med specifika personer får någon annan inte automatiskt åtkomst om inbjudan vidarebefordras.
Om mottagaren är rätt, fråga vilken inloggningsadress personen använder när länken öppnas och vilket fel som visas. Du behöver inte lösenordet, utan en jämförelse mellan mottagarens identitet och avsedd åtkomst.
Öppning kan fungera medan nedladdning är begränsad
OneDrive har inställningen Block download som begränsar nedladdning av tillgängliga filer. Om redovisaren behöver spara en kopia räcker inte förhandsvisningen.
Behörigheter får bara ändras av den som har rätt att göra det enligt företagets regler. Om kopior eller extern delning inte tillåts, kom överens med ansvarig administratör om en annan godkänd metod. Gör inte automatiskt länken tillgänglig för alla för att lösa hindret.
Ett fiktivt exempel visar det exakta hindret
I detta fiktiva exempel delar Jana en faktura med redovisarens angivna arbetsadress. Redovisaren öppnar länken med ett annat privat konto och ser en begäran om åtkomst. Jana kontrollerar först den avsedda adressen tillsammans med henne i stället för att genast skicka en bredare länk.
När identiteten är löst kan redovisaren öppna dokumentet men inte ladda ned en kopia. Jana vet då att en andra fråga återstår: godkänd nedladdning. Den första lyckade kontrollen innebär inte att överlämningen är färdig.
Kontrollera resultatet för det aktuella dokumentet
Skriv till mottagaren: ”Länken är avsedd för din adress X och faktura nummer Y. Bekräfta om du kan öppna den med den adressen och om den överenskomna nedladdningen är tillgänglig.”
Om problemet kvarstår, ge ägaren eller administratören filnamn, mottagaradress och exakt felmeddelande. När både öppning och det nödvändiga nästa steget fungerar, anteckna bekräftelsen på överlämning. Då vet du resultatet i stället för att anta framgång bara för att länken skickades.