Váš prístup nepotvrdzuje prístup účtovníčky
PDF na OneDrive otvoríte, účtovníčka však vidí zamietnutý prístup. Najskôr skontrolujte, ktorý súbor ste zdieľali a pre akého príjemcu je odkaz určený. Vaše otvorenie potvrdzuje len váš vlastný prístup.
Ujasnite si aj to, čo má účtovníčka s dokumentom urobiť. Prehliadnuť si ho v prehliadači a stiahnuť kópiu sú rozdielne výsledky. Kontrolu prístupu preto dokončite podľa skutočnej dohody.
Vlastník overí príjemcu a použitý odkaz
Vlastník súboru môže v okne zdieľania otvoriť Manage Access a zobraziť ľudí, skupiny a odkazy poskytujúce prístup. Porovná konkrétneho príjemcu s adresou, na ktorú poslal správu.
Oficiálny návod na kontrolu prístupu →
Microsoft rozlišuje napríklad odkaz pre ľudí s existujúcim prístupom a zdieľanie s konkrétnymi ľuďmi. Odkaz pre existujúci prístup nedáva žiadne nové oprávnenia. Pri zdieľaní s konkrétnymi ľuďmi preposlanie pozvánky ďalšej osobe automaticky nesprístupní súbor novému príjemcovi.
Ak je adresát správny, overte s ním, akú prihlasovaciu adresu používa pri otváraní a aká chyba sa zobrazí. Nepotrebujete jeho heslo; potrebujete porovnať identitu príjemcu s určeným prístupom.
Otvorenie môže fungovať, kým stiahnutie je obmedzené
OneDrive ponúka nastavenie Block download, ktoré obmedzuje sťahovanie prístupných súborov. Ak si účtovníčka potrebuje uložiť kópiu, samotný náhľad nestačí.
Oprávnenia smie meniť iba človek, ktorý je na to oprávnený podľa firemných pravidiel. Ak pravidlá nepovoľujú kópiu alebo externé zdieľanie, dohodnite s príslušným správcom iný schválený spôsob. Prekážku neriešte automatickým zverejnením odkazu pre kohokoľvek.
Modelová kontrola odhalí presnú prekážku
V tomto fiktívnom príklade Jana zdieľa faktúru s určenou firemnou adresou účtovníčky. Účtovníčka otvorí odkaz pod iným osobným účtom a vidí žiadosť o prístup. Jana s ňou najprv overí adresu určeného príjemcu; neposiela hneď ďalší širší odkaz.
Po vyriešení identity účtovníčka dokument otvorí, ale kópiu si nemôže stiahnuť. Jana tak vie, že rieši druhú konkrétnu otázku: schválenú možnosť stiahnutia. Výsledok prvej kontroly nepovažuje za dokončené odovzdanie.
Overte výsledok pri konkrétnom dokumente
Príjemcovi napíšte: „Odkaz je určený pre vašu adresu X k faktúre číslo Y. Prosím, potvrďte, či ju pod touto adresou otvoríte a či je dostupné dohodnuté stiahnutie.“
Ak ťažkosti pretrvávajú, odovzdajte vlastníkovi alebo správcovi názov súboru, adresu príjemcu a presné znenie chyby. Keď funguje otvorenie aj požadovaný ďalší krok, poznačte si potvrdenie odovzdania. Tak poznáte skutočný výsledok namiesto odhadu podľa odoslanej správy s odkazom.