Votre accès ne confirme pas celui de la comptable
Le PDF s’ouvre pour vous dans OneDrive, mais votre comptable voit un refus d’accès. Vérifiez d’abord le fichier partagé et le destinataire prévu pour le lien. Votre propre ouverture confirme uniquement votre accès.
Précisez aussi ce que la comptable doit faire du document. Le consulter dans un navigateur et télécharger une copie sont deux résultats différents. Terminez la vérification selon ce que vous avez réellement convenu.
Le propriétaire vérifie le destinataire et le lien utilisé
Dans la fenêtre de partage, le propriétaire peut ouvrir Manage Access pour voir les personnes, groupes et liens qui donnent accès au fichier. Il compare le destinataire prévu à l’adresse à laquelle il a envoyé le message.
Guide officiel pour vérifier les accès →
Microsoft distingue notamment les liens pour les personnes disposant déjà d’un accès du partage avec des personnes spécifiques. Un lien pour un accès existant n’accorde aucune nouvelle autorisation. Pour un partage nominatif, transférer l’invitation ne donne pas automatiquement accès à une autre personne.
Explication des types de partage →
Si le destinataire est correct, demandez quelle adresse de connexion il utilise pour ouvrir le lien et quelle erreur apparaît. Vous n’avez pas besoin de son mot de passe : il faut comparer son identité à l’accès prévu.
L’ouverture peut fonctionner alors que le téléchargement est limité
OneDrive propose le réglage Block download, qui limite le téléchargement des fichiers accessibles. Si la comptable doit enregistrer une copie, l’aperçu ne suffit pas.
Explication des types de partage →
Seule une personne habilitée à le faire selon les règles de l’entreprise peut modifier les droits. Si elles interdisent les copies ou le partage externe, convenez d’un autre moyen approuvé avec l’administrateur responsable. Ne rendez pas automatiquement le lien accessible à tous pour contourner l’obstacle.
Un exemple fictif révèle l’obstacle précis
Dans cet exemple fictif, Jana partage une facture avec l’adresse professionnelle désignée de sa comptable. Celle-ci ouvre le lien avec un autre compte personnel et voit une demande d’accès. Jana vérifie d’abord avec elle l’adresse du destinataire prévu, sans envoyer immédiatement un lien plus largement accessible.
Une fois l’identité clarifiée, la comptable ouvre le document mais ne peut pas télécharger de copie. Jana sait alors qu’une seconde question doit être résolue : le téléchargement autorisé. La première vérification réussie ne constitue pas encore une transmission achevée.
Vérifiez le résultat pour le document concerné
Écrivez au destinataire : « Ce lien est destiné à votre adresse X pour la facture numéro Y. Merci de confirmer que vous pouvez l’ouvrir avec cette adresse et que le téléchargement convenu est disponible. »
Si le problème persiste, transmettez au propriétaire ou à l’administrateur le nom du fichier, l’adresse du destinataire et le texte exact de l’erreur. Lorsque l’ouverture et l’étape suivante requise fonctionnent, notez la confirmation de transmission. Vous connaissez ainsi le résultat réel, au lieu de le déduire du simple envoi du lien.