Vlastní přístup neověří přístup účetní
PDF na OneDrivu se vám otevře, účetní ale vidí zamítnutý přístup. Zkontrolujte nejdříve, který soubor jste sdíleli a pro jakého příjemce je odkaz určený. Vaše vlastní otevření potvrzuje pouze váš přístup.
Zároveň si ujasněte, co má účetní s dokumentem udělat. Prohlédnout si jej v prohlížeči a stáhnout si kopii jsou rozdílné výsledky. Kontrolu přístupu proto dokončete podle skutečné dohody.
Vlastník ověří příjemce a použitý odkaz
Vlastník souboru může v okně sdílení otevřít Manage Access a zobrazit lidi, skupiny a odkazy, které přístup poskytují. Porovná konkrétního příjemce s adresou, na kterou poslal zprávu.
Oficiální návod ke kontrole přístupu →
Microsoft rozlišuje například odkaz pro lidi s existujícím přístupem a sdílení konkrétním lidem. Odkaz pro existující přístup žádná nová oprávnění nedává. U sdílení konkrétním lidem zase předání pozvánky někomu dalšímu automaticky nezpřístupní soubor novému člověku.
Je-li adresát správný, ověřte s ním, jakou přihlašovací adresu při otevírání používá a jaká chyba se zobrazí. Nepotřebujete jeho heslo; potřebujete porovnat identitu příjemce s určeným přístupem.
Otevření může fungovat, zatímco stažení je omezené
OneDrive nabízí nastavení Block download, které omezuje stahování přístupných souborů. Pokud účetní potřebuje kopii uložit, samotný náhled nestačí.
Informace Microsoftu k možnosti stažení →
Oprávnění smí měnit jen člověk, který k tomu má oprávnění podle firemních pravidel. Pokud pravidla kopii nebo externí sdílení nepovolují, domluvte s odpovědným správcem jiný schválený způsob. Neřešte překážku automatickým zveřejněním odkazu pro kohokoli.
Modelová kontrola odhalí přesnou překážku
Jana sdílí fakturu s určenou firemní adresou účetní. Účetní odkaz otevře pod jiným osobním účtem a vidí žádost o přístup. Jana s ní nejprve ověří adresu určeného příjemce; neposílá rovnou další širší odkaz.
Po vyřešení identity účetní dokument otevře, ale kopii nemůže stáhnout. Jana tedy ví, že řeší druhou konkrétní otázku: schválenou možnost stažení. Výsledek první kontroly nevydává za hotové předání.
Ověřte výsledek u konkrétního dokumentu
Příjemci napište: „Odkaz je určený pro vaši adresu X k faktuře číslo Y. Prosím potvrďte, zda ji pod touto adresou otevřete a zda je dostupné dohodnuté stažení.“
Zůstanou-li potíže, předejte vlastníkovi nebo správci název souboru, adresu příjemce a přesné znění chyby. Když otevření i požadovaný další krok fungují, poznamenejte si potvrzení předání. Tak poznáte skutečný výsledek, místo abyste jej odhadovali podle toho, že zpráva s odkazem odešla.