Din tilgang bekrefter ikke regnskapsførerens
PDF-filen åpnes for deg i OneDrive, men regnskapsføreren får beskjed om at tilgang er nektet. Sjekk først hvilken fil du delte, og hvem lenken er beregnet på. At du åpner den selv, bekrefter bare din egen tilgang.
Avklar også hva regnskapsføreren skal gjøre med dokumentet. Å lese det i nettleseren og laste ned en kopi er ulike resultater. Fullfør tilgangskontrollen ut fra det dere faktisk har avtalt.
Eieren kontrollerer mottakeren og lenken som brukes
Fileieren kan åpne Manage Access i delingsvinduet og se personer, grupper og lenker som gir tilgang. Sammenlign tiltenkt mottaker med adressen meldingen ble sendt til.
Offisiell veiledning for å kontrollere tilgang →
Microsoft skiller blant annet mellom lenker for personer med eksisterende tilgang og deling med bestemte personer. En lenke for eksisterende tilgang gir ingen nye tillatelser. Ved deling med bestemte personer får ikke en annen automatisk tilgang når invitasjonen videresendes.
Hvis mottakeren er riktig, spør hvilken innloggingsadresse som brukes ved åpning, og hvilken feil som vises. Du trenger ikke passordet, men en sammenligning mellom mottakerens identitet og tiltenkt tilgang.
Åpning kan fungere mens nedlasting er begrenset
OneDrive har innstillingen Block download, som begrenser nedlasting av tilgjengelige filer. Hvis regnskapsføreren må lagre en kopi, er forhåndsvisning ikke nok.
Tillatelser kan bare endres av noen som har myndighet til det etter bedriftens regler. Hvis kopier eller ekstern deling ikke er tillatt, avtal en annen godkjent metode med ansvarlig administrator. Ikke gjør automatisk lenken tilgjengelig for alle for å løse hindringen.
Et tenkt eksempel viser den nøyaktige hindringen
I dette fiktive eksempelet deler Jana en faktura med regnskapsførerens angitte jobbadresse. Regnskapsføreren åpner lenken med en annen privat konto og ser en forespørsel om tilgang. Jana sjekker først den tiltenkte adressen sammen med henne, i stedet for straks å sende en mer åpen lenke.
Etter at identiteten er avklart, åpner regnskapsføreren dokumentet, men kan ikke laste ned en kopi. Jana vet nå at et nytt konkret spørsmål gjenstår: godkjent nedlasting. Den første vellykkede kontrollen betyr ikke at overleveringen er ferdig.
Kontroller resultatet for det konkrete dokumentet
Skriv til mottakeren: «Lenken er beregnet på adressen din X for faktura nummer Y. Bekreft om du kan åpne den med denne adressen, og om avtalt nedlasting er tilgjengelig.»
Hvis problemet vedvarer, gi eieren eller administratoren filnavn, mottakeradresse og nøyaktig feilmelding. Noter bekreftelsen på overlevering når både åpning og nødvendig neste steg fungerer. Da kjenner du det faktiske resultatet i stedet for å anta at det gikk bra fordi lenken ble sendt.