Ein Konto, mehrere Workspaces
Sie verwenden in Notion eine Anmelde-E-Mail, wechseln aber zwischen mehreren Workspaces. Wenn eine Rechnung fehlt, beginnen Sie mit deren Namen. Ein kostenpflichtiger Tarif gilt für einen bestimmten Workspace; er deckt nicht automatisch alle Workspaces Ihres Kontos ab.
Notion erklärt den Geltungsbereich eines Abonnements →
Halten Sie den Namen des Workspaces, die Firma, zu der der Kauf gehört, und den benötigten Zeitraum bereit. Sammeln Sie Belege für mehrere Workspaces, legen Sie für jeden eine eigene Position an.
Wenden Sie sich an den Inhaber des richtigen Workspaces
Laut Notion können Workspace-Inhaber Tarife und Abrechnung einsehen und verwalten. Wenn Billing in den Einstellungen nicht sichtbar ist, bitten Sie den Inhaber um das Dokument, statt wahllos in weiteren Konten zu suchen.
Der Inhaber öffnet Settings → Billing im richtigen Workspace. Name, Tarif und Zeitraum in der Anzeige helfen zu bestätigen, dass es um den gesuchten Kauf geht.
Zugriff auf die Abrechnungseinstellungen →
Die Mitgliedschaft im Workspace oder das Recht, Seiten zu bearbeiten, ersetzt diese Prüfung nicht. Nennen Sie in Ihrer Anfrage deshalb den Workspace, statt nur nach „der Rechnung für mein Notion“ zu fragen.
Verwechseln Sie die anstehende Abrechnung nicht mit einem ausgestellten Beleg
Die Notion-Hilfe beschreibt View invoice auch für die kommende Abrechnung. Prüfen Sie beim Öffnen deshalb, was Sie tatsächlich sehen: einen anstehenden Betrag oder ein ausgestelltes Dokument für den benötigten Zeitraum.
Notions Anleitung zur Rechnungsansicht →
Fordern Sie zum Abschluss der Unterlagen das ausgestellte Originaldokument an. Prüfen Sie Kunde, Zeitraum, Nummer und Währung. Findet der Inhaber den passenden historischen Beleg nicht, wenden Sie sich an den Notion-Support. Bezeichnen Sie einen Screenshot des anstehenden Betrags nicht als gefundene Rechnung.
Auch ein leerer Posteingang beweist nicht, dass kein Beleg ausgestellt wurde. Die aktuellen Notion-FAQ erklären, dass Rechnungen nicht per E-Mail versendet werden, und verweisen auf die Einstellungen.
Klären Sie, welche Käufe zur Übergabe gehören
Notion unterscheidet separate Rechnungen für den Tarif und für Notion credits. Kauft Ihre Firma beides, prüfen Sie beide Dokumentarten.
Rechnungsarten in der Notion-Hilfe →
In einem hypothetischen Beispiel nutzt David einen persönlichen Workspace und den kostenpflichtigen Workspace von Firma A. Für die Buchhaltung braucht er den Firmentarif für September und einen Guthabenkauf. Er bittet den Inhaber des Firmen-Workspaces um beide Belege und gibt jedem eine eigene Zeile. Das Dokument des persönlichen Workspaces fügt er dieser Übergabe nicht hinzu.
Formulieren Sie eine Anfrage, die sich bearbeiten lässt
Schreiben Sie dem Inhaber: „Bitte sende mir den ausgestellten Beleg für den Workspace von Firma A für September und separat den Beleg für den genannten Guthabenkauf. Ich brauche die Originaldokumente, nicht nur die Vorschau der nächsten Abrechnung.“
Öffnen Sie die erhaltenen Dateien und geben Sie sie mit Workspace-Namen und Kaufart weiter. Lassen Sie eine fehlende Position als „Inhaber klärt es mit dem Support“ markiert. So erkennt die Buchhaltung, zu welchem Workspace der Beleg gehört und was noch fehlt, ohne Ihr ganzes Konto durchsuchen zu müssen.