Bestimmen Sie zuerst den kostenpflichtigen Workspace
Das ganze Team arbeitet in Slack, doch die Person, die Buchhaltungsunterlagen vorbereitet, erhält nicht unbedingt die Abrechnungsbelege. Bestimmen Sie zuerst den kostenpflichtigen Workspace und die Person, die seine Abrechnung verwaltet. Die Anmeldung im richtigen Kanal bestätigt allein noch keinen Zugriff auf Abrechnungsunterlagen.
Laut Slack können Workspace-Inhaber und Mitglieder, die das Upgrade durchgeführt haben, den Tarif und die Abrechnung verwalten. Wenn Sie keinen Zugriff haben, bitten Sie die aktuell berechtigte Person um den konkreten Beleg.
Wählen Sie in der Historie den tatsächlich benötigten Zeitraum
Am Computer führt der dokumentierte Weg über Admin → Manage billing → History. Wählen Sie über den Kalender einen Monat und öffnen Sie die zugehörige Abrechnung. Behalten Sie bei der Weitergabe Slacks Dokumentbezeichnung bei und prüfen Sie den Inhalt.
Anleitung zur Abrechnungshistorie →
Gehört das Konto zu einer größeren Unternehmensorganisation oder wird es vertraglich abgerechnet, klären Sie den richtigen Ort mit der dafür zuständigen Person. Ändern Sie nicht den Tarif oder die Zahlungsart, damit das Menü einer anderen Anleitung entspricht.
Öffnen Sie das heruntergeladene Dokument. Vergleichen Sie Workspace oder Organisation, Dokumentnummer, Währung und Zeitraum. Hat die Buchhaltung auch um eine Erklärung einer Gebühr gebeten, ergänzen Sie diese als Frage oder bekannten Kontext in Ihrer Nachricht; schreiben Sie den Betrag nicht in eine eigene Abrechnung um.
Rechnungskontakte haben eine andere Rolle als Inhaber
Slack ermöglicht zusätzliche Kontakte für Abrechnungs-E-Mails, etwa die Buchhaltung. Laut Dokumentation können diese Kontakte die Rechnungsdaten nicht ändern, aber bestimmte Workspace-Informationen sehen, darunter Abrechnungen und Kontaktdaten der Inhaber. Vereinbaren Sie eine dauerhafte Aufnahme deshalb zuerst mit der verantwortlichen Person.
Zugriffsmöglichkeiten von Rechnungskontakten →
Für einen einmaligen Beleg für September brauchen Sie diese Änderung nicht. Bitten Sie den Administrator um das passende Dokument und geben Sie es über den vereinbarten Kanal weiter.
Mehrere Workspaces bedeuten mehrere Prüfpunkte
In einem hypothetischen Beispiel nutzt Alena den Workspace von Firma A und einen separaten Projekt-Workspace. Sie braucht Unterlagen für Firma A. Einen Beleg aus dem Projekt-Workspace gibt sie daher nicht als fehlende Firmenabrechnung aus, auch wenn beide ähnlich heißen.
In ihrer Liste steht „Slack Firma A – September – Dokument vom Administrator geliefert“. Den zweiten Workspace berücksichtigt sie nur, wenn der Kauf tatsächlich zum selben Auftrag gehört. So entsteht keine Mischung aus Konten, deren Zusammenhang die Buchhaltung erst erschließen muss.
Wenn der Beleg nicht eintrifft
Schreiben Sie dem Administrator beispielsweise: „Bitte sende mir das Dokument aus der Abrechnungshistorie des Workspaces von Firma A für September. Prüfe den richtigen Workspace und Zeitraum. Falls die Abrechnung unternehmensweit zusammengefasst ist, muss ich wissen, wer sie verwaltet.“
Notieren Sie die verantwortliche Person und das Datum der nächsten Prüfung. Prüfen Sie den Inhalt nach Erhalt und senden Sie das Dokument mit dem Namen des Workspaces weiter. Die Übergabe ist für den konkreten Beleg abgeschlossen, nicht pauschal für Slack.