Identifiera den betalda arbetsytan först
Hela teamet arbetar i Slack, men den som förbereder bokföringsunderlaget får inte nödvändigtvis faktureringsdokumenten. Identifiera först den betalda arbetsytan och personen som hanterar dess fakturering. Att vara inloggad i rätt kanal bekräftar inte i sig åtkomst till faktureringsunderlagen.
Slack anger att arbetsytans ägare och medlemmar som uppgraderat den kan hantera abonnemang och fakturering. Om du saknar åtkomst ber du den person som nu är behörig om det specifika dokumentet.
Välj den period du faktiskt behöver i historiken
På datorn är den dokumenterade vägen Admin → Manage billing → History. Använd kalendern för att välja en månad och visa motsvarande avräkning. Behåll Slacks dokumentbenämning vid överlämningen och kontrollera innehållet.
Instruktioner för faktureringshistoriken →
Om kontot hör till en större företagsorganisation eller har avtalsbaserad fakturering ber du den som hanterar den att bekräfta rätt plats. Ändra inte abonnemang eller betalningsmetod för att få menyn att likna en annan guide.
Öppna det nedladdade dokumentet. Jämför arbetsyta eller organisation, dokumentnummer, valuta och period. Om bokföringen också bett om en förklaring till en avgift, ta med den i meddelandet som en fråga eller känd bakgrund; skriv inte om beloppet i en egen avräkning.
Faktureringskontakten har en annan roll än ägaren
Slack låter dig lägga till kontakter för faktureringsmejl, till exempel ekonomiavdelningen. Enligt dokumentationen kan kontakterna inte ändra faktureringsuppgifterna, men de kan se viss information om arbetsytan, inklusive avräkningar och ägarnas kontaktuppgifter. Kom därför först överens med ansvarig person om ett permanent tillägg.
Faktureringskontakternas åtkomst →
Du behöver inte göra ändringen bara för att få ett septemberunderlag en gång. Be administratören om rätt dokument och lämna det vidare genom den överenskomna kanalen.
Flera arbetsytor innebär flera kontrollpunkter
I ett hypotetiskt exempel använder Alena företag A:s arbetsyta och en separat projektarbetsyta. Hon behöver underlag för företag A. Därför ersätter hon inte företagets saknade avräkning med ett dokument från projektarbetsytan, även om namnen liknar varandra.
I listan skriver hon ”Företag A:s Slack – september – dokument lämnat av administratören”. Den andra arbetsytan hanterar hon bara om köpet verkligen hör till samma uppdrag. Överlämningen blir då inte en blandning av konton vars samband bokföringen måste gissa.
Om dokumentet inte kommer
Skriv exempelvis till administratören: ”Skicka dokumentet för september från faktureringshistoriken för företag A:s arbetsyta. Kontrollera rätt arbetsyta och period. Om faktureringen är gemensam på företagsnivå behöver jag veta vem som hanterar den.”
Notera ansvarig person och datum för nästa kontroll. När dokumentet kommer kontrollerar du innehållet och skickar det med arbetsytan angiven. Överlämningen är avslutad för just det dokumentet, inte för Slack som helhet.