Tunnista ensin maksullinen työtila
Koko tiimi työskentelee Slackissa, mutta kirjanpitoaineiston kokoaja ei välttämättä saa sen laskutusasiakirjoja. Tunnista ensin maksullinen työtila ja sen laskutusta hoitava henkilö. Oikealle kanavalle kirjautuminen ei yksin vahvista pääsyä laskutusasiakirjoihin.
Slackin mukaan työtilan omistajat ja sen maksulliseen tai ylempään tilaukseen päivittäneet jäsenet voivat hallita tilausta ja laskutusta. Jos sinulla ei ole käyttöoikeutta, pyydä kyseinen asiakirja henkilöltä, jolla oikeus nyt on.
Valitse historiasta todella tarvitsemasi ajanjakso
Tietokoneella dokumentoitu reitti on Admin → Manage billing → History. Valitse kalenterista kuukausi ja katso sitä vastaava laskutuserittely. Säilytä Slackin käyttämä asiakirjan nimitys, kun toimitat sen eteenpäin, ja tarkista sisältö.
Jos tili kuuluu laajempaan yritysorganisaatioon tai sitä laskutetaan sopimuksen perusteella, varmista oikea paikka laskutuksesta vastaavalta henkilöltä. Älä muuta tilausta tai maksutapaa saadaksesi valikon näyttämään toiselta ohjeelta.
Avaa ladattu asiakirja. Vertaa työtilaa tai organisaatiota, asiakirjan numeroa, valuuttaa ja ajanjaksoa. Jos kirjanpitäjä pyysi myös selitystä maksulle, esitä se viestissä kysymyksenä tai tunnettuna taustatietona; älä kirjoita summaa omaan laskutuserittelyyn.
Laskutusyhteyshenkilön rooli eroaa omistajan roolista
Slackiin voi lisätä yhteyshenkilöitä laskutussähköposteja varten, esimerkiksi taloushallinnon. Ohjeen mukaan nämä yhteyshenkilöt eivät voi muuttaa laskutustietoja, mutta voivat nähdä tiettyjä työtilan tietoja, kuten laskutuserittelyjä ja omistajien yhteystietoja. Sovi siksi pysyvästä lisäämisestä ensin vastuuhenkilön kanssa.
Laskutusyhteyshenkilöiden käyttöoikeudet →
Muutosta ei tarvitse tehdä vain yhden syyskuun tositteen hankkimiseksi. Pyydä ylläpitäjältä oikea asiakirja ja toimita se sovittua kanavaa pitkin.
Useat työtilat tarkoittavat useita tarkistettavia eriä
Kuvitteellisessa esimerkissä Alena käyttää yrityksen A työtilaa sekä erillistä projektityötilaa. Hän tarvitsee yrityksen A asiakirjat. Siksi hän ei korvaa puuttuvaa yrityksen laskutuserittelyä projektityötilan asiakirjalla, vaikka niiden nimet muistuttaisivat toisiaan.
Hänen luettelossaan lukee ”Yrityksen A Slack – syyskuu – ylläpitäjän toimittama asiakirja”. Hän käsittelee toista työtilaa vain, jos osto todella kuuluu samaan toimeksiantoon. Aineistosta ei näin tule tilien sekoitusta, jonka yhteydet kirjanpitäjä joutuu päättelemään.
Jos asiakirja ei saavu
Kirjoita ylläpitäjälle esimerkiksi: ”Lähetä yrityksen A työtilan laskutushistoriasta syyskuun asiakirja. Tarkista oikea työtila ja ajanjakso. Jos laskutus on yhteinen yritystasolla, minun täytyy tietää, kuka sitä hoitaa.”
Merkitse vastuuhenkilö ja seuraavan tarkistuksen päivämäärä. Kun saat asiakirjan, tarkista sen sisältö ja lähetä se työtilan nimi mukana. Aineiston toimitus on valmis tämän nimenomaisen tositteen osalta, ei yleisesti koko Slackin osalta.