Aloita maksullisesta tiimistä
Voit avata yrityksen suunnitelman Figmassa, mutta et löydä maksullisten palvelujen laskua. Aloita tiimistä tai organisaatiosta, johon ostos kuuluu. Yksi tili voi käyttää useita työtiloja, joten avoin tiedosto ei ole luotettava oikotie laskutukseen.
Kirjaa tiimin nimi, yritys ja etsimäsi kausi. Lisää tilaus, jos tiedät sen. Lähetä tiedot laskutuksesta vastaavalle henkilölle.
Ylläpitäjä määräytyy maksullisen työtilan mukaan
Figma nimeää Professional-laskutuksen hallintaan tiimin ylläpitäjät ja Organization- sekä Enterprise-laskutukseen organisaation ylläpitäjät. Jos olet vain jäsen tai vieras, pyydä asiakirja oikealta ylläpitäjältä.
Valtuutettu ylläpitäjä avaa tiedostoselaimen ja sitten Admin → Billing → Invoices. Hän valitsee laskun ja lataa PDF:n sen tiedoista.
Jos luettelo ei vastaa ostosta, tarkista tiimi tai organisaatio uudelleen. Roolin muuttaminen tai omistajuuden siirtäminen ei kuulu tavalliseen kertaluonteiseen tositteiden keräämiseen.
Tulevan laskutuksen arvio ei ole valmis lasku
Billing sisältää myös tulevaa laskutusta koskevia tietoja. Valitse lopullisiin tositteisiin laadittu asiakirja ja tarkista numero, asiakas, valuutta ja kausi. Merkitse seuraava odotettu summa arvioksi.
Yleisnäkymän ja laskun tietojen ero →
Laskutusrytmi vaihtelee tilauksen mukaan. Ohjeissa erotetaan Professionalin kuukausi- ja vuositositteet sekä organisaatioiden neljännesvuosi- ja vuosilaskutus. Älä siis odota automaattisesti uutta asiakirjaa jokaiselta kalenterikuukaudelta. Toimi nykyisen tilauksen ja laskun todellisen laskutuskauden mukaan.
Pidä kaikki asiaan liittyvät tositteet löydettävissä
Kuvitteellisessa esimerkissä Marek etsii yritys A:n tiimin syyskuun tositteita. Ylläpitäjä löytää tavallisen laskun ja toisen laskutuksen maksullisten paikkojen muutoksista. Marek avaa molemmat tiedostot ja kirjaa niiden todelliset kaudet ja numerot.
Hän ei pidä toista tiedostoa kaksoiskappaleena vain siksi, että molemmissa mainitaan Figma. Jos rivien yhteys on epäselvä, hän lisää kysymyksen ylläpitäjälle tai kirjanpitäjälle. Alkuperäiset säilyvät kokonaisina ilman omia uudelleenlaskelmia tai tekstimuutoksia.
Jos ylläpitäjä ei löydä mitään
Lähetä tarkka pyyntö: ”Tarvitsen yritys A:n tiimille laaditut PDF-tositteet pyydetyltä kaudelta. Tarkista nykyinen tilaus, historia ja mahdolliset lisälaskut paikkamuutoksista tai muista ostoksista.”
Jos kaudelle ei ole vielä laadittu asiakirjaa tai ostos kuuluu toiseen organisaatioon, kirjaa asia avoimiin kohtiin. Kun oikea tili on varmistettu ja tosite puuttuu edelleen, kokoa tilin tunnistetiedot Figman tukea varten.
Toimita sitten kirjanpitäjälle alkuperäiset tiedostot sekä tiimin tai organisaation nimi. Jokaisen tiedoston laskutuksen on käytävä ilmi, eikä puuttuva asiakirja saa kadota yleisen ”Figma valmis” -merkinnän taakse.