Aloita koko tilauksesta
Amazon.de Business -tilaus on toimitettu ja maksu suoritettu. Aineistossasi on kuitenkin vain yksi dokumentti, eikä ole selvää, kattaako se koko ostoksen. Aloita kyseisen tilauksen tuote- ja myyjäluettelosta. Se näyttää, mitä vielä pitää etsiä.
Tämä ohje koskee Amazon.de Business -ostoksia. Jos käytät muuta markkinapaikkaa tai tiliä, tarkista sen oma tositevalikoima. Tarkoitus ei ole arvata, montako laskua tilauksella ”täytyy” olla, vaan yhdistää jokainen saatu dokumentti tuotteisiin, joita se todella koskee.
Avaa tilaus ja merkitse jo saamasi tositteet
Avaa ostokseen käytetyllä tilillä Meine Bestellungen -historia ja etsi tilausnumero. Valitse tilauksen kohdalta Rechnung. Amazon Business kertoo, että useimpien tuotteiden laskun voi ladata, kun myyjä on lisännyt sen palveluun. Tarkista siis saatavuus kyseisen ostoksen kohdalla.
Amazon.de Businessin tietoa tositteista →
Kirjaa tilausnumeron viereen yksittäiset tuotteet, tiedoissa mainittu myyjä sekä tila ”tosite saatu” tai ”tosite puuttuu”. Avaa dokumentti lataamisen jälkeen. Jos se koskee vain osaa ostoksesta, merkitse vain tämä osa valmiiksi.
Tarkista sisältö, älä tiedostojen määrää
Yksi dokumentti voi kattaa useita tuotteita, toinen vain yhden osan tilauksesta. Älä päättele aineiston olevan täydellinen siitä, että kansiossa on PDF. Vertaa ostoksen kuvausta, ostajaa, dokumentin numeroa ja toimittajan ilmoittamia summia tuotelistaan.
Kuvitteellisessa esimerkissä Hana tilaa toimistovarusteita kahdelta myyjältä. Ensimmäinen ladattu dokumentti sisältää vain valaisimen. Hänen yhteenvetoonsa tulee siksi kaksi riviä: ”valaisin – dokumentti tallennettu” ja ”teline – Hana etsii dokumenttia”. Hän ei vielä merkitse koko tilausta valmiiksi.
Säilytä alkuperäiset tiedostot kokonaisina. Yhdistä ne listaan niiden todellisten numeroiden tai nimien avulla. Älä luo omaa ”koontilaskua” kopioimalla tilausta uuteen PDF-tiedostoon.
Pyydä puuttuva tosite kyseiselle tuotteelle
Jos tarvitsemaasi tositetta ei voi ladata kohdasta Rechnung, valitse Rechnung anfordern ja ota yhteyttä myyjään. Jos vaihtoehtoa ei näy, käytä ostoksen yhteystietoja tai kysy Amazonin tuelta oikeaa toimintatapaa. Voit kirjoittaa: ”Ilmoitetun tilausnumeron tilauksesta puuttuu telineen tosite tiedoissa mainitulta myyjältä. Saatavilla oleva tiedosto sisältää vain valaisimen. Pyydän vastaavaa alkuperäistä dokumenttia.”
Lisää tilauspäivä ja ostajan tiedot, jotka sinun pitää tarkistaa. Älä lähetä kirjautumistietoja. Jos vastausta ei vielä ole, kirjaa pyynnön päivämäärä ja henkilö, joka seuraa sitä.
Luovuta tiedostot ja luettelo tuotteista, joilta tosite puuttuu
Liitä saatuihin dokumentteihin lyhyt viesti: ”Tilausnumero X: valaisimen tosite liitteenä, telineen tositetta on pyydetty ja sitä odotetaan vielä.” Jos kirjanpitäjä tarvitsee myös tilaus- tai maksuvahvistuksen, lisää se sen todellisella nimellä.
Näin rajaat täsmällisesti, mitä on vielä etsittävä. Vastaanottaja näkee, mitkä ostoksen osat tositteet kattavat ja mitä vielä odotetaan toimittajalta. Useatkaan tiedostot samassa kansiossa eivät yksin takaa tätä yhteyttä.