Comece pela encomenda completa
A encomenda do Amazon.de Business foi entregue e o pagamento foi efetuado. Contudo, só tem um documento e não é claro se abrange toda a compra. Comece pela lista de artigos e vendedores dessa encomenda concreta. Ela mostra o que ainda precisa de encontrar.
Este procedimento aplica-se a compras através do Amazon.de Business. Noutro mercado ou conta, confirme quais os documentos disponibilizados. O objetivo não é adivinhar quantas faturas uma encomenda «tem de» ter, mas associar cada documento obtido aos artigos a que realmente diz respeito.
Abra a encomenda e assinale o que já tem
Na conta usada para a compra, abra o histórico Meine Bestellungen e procure o número da encomenda. Selecione Rechnung na encomenda. O Amazon Business indica que, para a maioria dos artigos, a fatura pode ser descarregada depois de o vendedor a carregar. Verifique, por isso, a disponibilidade para a compra em questão.
Informações do Amazon.de Business sobre documentos →
Ao lado do número da encomenda, registe cada artigo, o vendedor indicado nos detalhes e o estado «documento obtido» ou «documento em falta». Abra o documento depois de o descarregar. Se abranger apenas uma parte da compra, dê por concluída só essa parte.
Verifique o conteúdo, não o número de ficheiros
Um documento pode abranger vários artigos; outro, apenas uma parte da encomenda. Não considere a documentação completa só porque a pasta contém um PDF. Compare a descrição da compra, o destinatário, o número do documento e os montantes indicados pelo fornecedor com a lista de artigos.
Num exemplo hipotético, Hana encomenda equipamento de escritório a dois vendedores. O primeiro documento descarregado inclui apenas o candeeiro. No seu resumo surgem, por isso, duas linhas: «candeeiro – documento guardado» e «suporte – Hana está a procurar o documento». Ainda não dá a encomenda inteira por concluída.
Conserve os ficheiros originais na íntegra. Use os seus números ou nomes reais para os associar à lista. Não crie uma «fatura resumo» própria copiando a encomenda para um novo PDF.
Peça o documento em falta para o artigo concreto
Se o documento necessário não estiver disponível para descarregar em Rechnung, escolha Rechnung anfordern e contacte o vendedor. Se não vir essa opção, use o contacto associado à compra ou peça ao apoio da Amazon que indique o procedimento correto. Pode escrever: «Para a encomenda com o número indicado, falta o documento do suporte comprado ao vendedor identificado nos detalhes. O ficheiro disponível inclui apenas o candeeiro. Peço o documento original correspondente.»
Acrescente a data da encomenda e os dados do destinatário que precisa de verificar. Não envie credenciais de acesso. Se ainda não tiver resposta, registe a data do pedido e a pessoa que o acompanha.
Entregue os ficheiros e o resumo dos artigos sem documento
Junte aos documentos obtidos uma mensagem breve: «Encomenda número X: documento do candeeiro em anexo; documento do suporte pedido e ainda em falta.» Se o contabilista também precisar da confirmação da encomenda ou do pagamento, acrescente-a com a sua designação real.
Assim fica definido o que ainda falta encontrar. Quem recebe os documentos sabe que partes da compra estão abrangidas e quais continuam à espera do fornecedor. Mesmo vários ficheiros numa pasta não garantem, por si só, essa ligação.