Identifique primeiro o espaço de trabalho pago
Toda a equipa trabalha no Slack, mas quem prepara os documentos contabilísticos pode não receber os documentos de faturação. Identifique primeiro o espaço de trabalho pago e a pessoa que gere a sua faturação. Ter sessão iniciada no canal correto não confirma, por si só, o acesso aos documentos de faturação.
O Slack indica que os proprietários do espaço e os membros que fizeram a atualização para um plano superior podem gerir o plano e a faturação. Se não tiver acesso, peça o documento específico à pessoa atualmente autorizada.
Selecione no histórico o período de que realmente precisa
No computador, o percurso documentado é Admin → Manage billing → History. Use o calendário para selecionar um mês e ver o documento de cobrança correspondente. Ao transmiti-lo, mantenha a designação utilizada pelo Slack e verifique o conteúdo.
Instruções do histórico de faturação →
Se a conta pertencer a uma organização empresarial mais ampla ou tiver faturação contratual, confirme o local correto com quem a gere. Não altere o plano ou o método de pagamento para que o menu se pareça com outro guia.
Abra o documento descarregado. Compare o espaço ou organização, o número do documento, a moeda e o período. Se a contabilidade também pediu uma explicação de um encargo, inclua-a na mensagem como pergunta ou contexto conhecido; não reescreva o valor num documento de cobrança criado por si.
O contacto de faturação tem uma função diferente do proprietário
O Slack permite adicionar contactos para os e-mails de faturação, como o departamento de contabilidade. Segundo a documentação, esses contactos não podem alterar os dados de faturação, mas podem ver determinadas informações do espaço, incluindo documentos de cobrança e contactos dos proprietários. Combine primeiro qualquer adição permanente com a pessoa responsável.
Acesso dos contactos de faturação →
Não precisa dessa alteração para obter uma única vez o documento de setembro. Peça ao administrador o documento correspondente e transmita-o pelo canal acordado.
Vários espaços de trabalho implicam várias verificações
Num exemplo hipotético, a Alena utiliza o espaço da empresa A e um espaço separado de um projeto. Precisa dos documentos da empresa A. Não substitui, por isso, o documento empresarial em falta por um documento do projeto, mesmo que os nomes sejam semelhantes.
Na lista escreve «Slack da empresa A – setembro – documento fornecido pelo administrador». Só trata do segundo espaço se a compra pertencer efetivamente ao mesmo pedido. Assim, a entrega não se torna uma mistura de contas cuja ligação a contabilidade tem de deduzir.
Se o documento não chegar
Escreva ao administrador, por exemplo: «Envia-me o documento de setembro do histórico de faturação do espaço da empresa A. Confirma o espaço e o período corretos. Se a faturação estiver agrupada ao nível da empresa, preciso de saber quem a gere.»
Registe a pessoa responsável e a data da próxima verificação. Depois de receber o documento, verifique o conteúdo e envie-o com a identificação do espaço de trabalho. A entrega fica concluída para esse documento concreto, não para o Slack em geral.