Nejdřív určete placený workspace
Ve Slacku pracuje celý tým, doklady za jeho provoz ale nemusí dostávat člověk, který připravuje účetní podklady. Nejprve určete placený workspace a člověka, který jeho fakturaci spravuje. Přihlášení do správného kanálu samo o sobě přístup k vyúčtování nepotvrzuje.
Slack uvádí správu tarifu a fakturace pro vlastníky workspace a členy, kteří provedli jeho upgrade. Pokud k této správě nemáte přístup, požádejte současného oprávněného člověka o konkrétní dokument.
Z historie vyberte skutečně hledané období
Na počítači vede popsaná cesta přes Admin → Manage billing → History. Pomocí kalendáře se vybere měsíc a zobrazí příslušné vyúčtování. Při předání zachovejte označení dokumentu, které Slack používá, a ověřte jeho obsah.
Pokud účet patří do širší podnikové organizace nebo má smluvní režim, ověřte správné místo u člověka, který spravuje tuto fakturaci. Nezkoušejte měnit tarif nebo způsob platby, aby nabídka začala vypadat jako v jiném návodu.
Stažený dokument otevřete. Porovnejte workspace či organizaci, číslo dokumentu, měnu a období. Pokud si účetní vyžádala i vysvětlení některého poplatku, uveďte jej ve zprávě jako otázku nebo známý kontext; částku nepřepisujte do vlastního vyúčtování.
Fakturační kontakt má jinou úlohu než vlastník
Slack umožňuje přidávat kontakty pro e-maily o fakturaci, například účetní oddělení. Podle dokumentace tyto kontakty nemohou měnit fakturační údaje, mohou však vidět určité informace o workspace včetně vyúčtování a kontaktů na vlastníky. Případné dlouhodobé přidání kontaktu proto nejprve domluvte s odpovědným člověkem.
Rozsah fakturačních kontaktů →
Pro jednorázové získání zářijového podkladu nemusíte tuto změnu provádět. Stačí požádat správce o odpovídající dokument a předat ho dohodnutým kanálem.
Více workspace znamená více kontrolních položek
V modelovém příkladu používá Alena workspace firmy A a zároveň prostor jednoho projektu. Potřebuje podklady pro firmu A. Dokument z projektového prostoru proto za chybějící firemní vyúčtování nevydává, i když mají oba podobný název.
Ve svém seznamu uvádí „Slack firmy A – září – dokument dodán správcem“. Druhý prostor řeší jen tehdy, pokud nákup skutečně patří do stejného zadání. Tím se z podkladů nestane směs účtů, jejichž souvislost musí účetní domýšlet.
Když doklad nepřijde
Napište správci například: „Prosím o dokument z historie fakturace workspace firmy A za září. Ověř správný prostor a období. Pokud jde o společnou podnikovou fakturaci, potřebuji vědět, kdo ji spravuje.“
Zapište si odpovědného člověka a termín další kontroly. Po získání dokumentu ověřte obsah a odešlete ho s označením workspace. Předání je uzavřené až pro konkrétní podklad, nikoli obecně pro službu Slack.