Najpierw ustal płatny obszar roboczy
Cały zespół pracuje w Slacku, ale osoba przygotowująca dokumenty księgowe nie musi otrzymywać jego rozliczeń. Najpierw ustal płatny obszar roboczy i osobę zarządzającą jego rozliczeniami. Samo zalogowanie do właściwego kanału nie potwierdza dostępu do dokumentów rozliczeniowych.
Slack podaje, że planem i rozliczeniami mogą zarządzać właściciele obszaru oraz członkowie, którzy zmienili go na wyższy plan. Jeśli nie masz dostępu, poproś obecnie uprawnioną osobę o konkretny dokument.
W historii wybierz rzeczywiście potrzebny okres
Na komputerze udokumentowana ścieżka prowadzi przez Admin → Manage billing → History. W kalendarzu wybierz miesiąc i wyświetl odpowiednie rozliczenie. Przy przekazywaniu zachowaj nazwę rodzaju dokumentu stosowaną przez Slacka i sprawdź jego treść.
Instrukcja historii rozliczeń →
Jeśli konto należy do większej organizacji przedsiębiorstwa lub ma rozliczenie umowne, potwierdź właściwe miejsce u osoby, która nim zarządza. Nie zmieniaj planu ani sposobu płatności, żeby menu przypominało inną instrukcję.
Otwórz pobrany dokument. Porównaj obszar lub organizację, numer dokumentu, walutę i okres. Jeśli księgowość poprosiła także o wyjaśnienie opłaty, przedstaw je w wiadomości jako pytanie lub znany kontekst; nie przepisuj kwoty do własnego rozliczenia.
Kontakt rozliczeniowy ma inną rolę niż właściciel
Slack pozwala dodawać kontakty do wiadomości o rozliczeniach, na przykład dział księgowości. Według dokumentacji kontakty te nie mogą zmieniać danych rozliczeniowych, lecz mogą widzieć niektóre informacje o obszarze, w tym rozliczenia i dane kontaktowe właścicieli. Stałe dodanie kontaktu uzgodnij więc wcześniej z odpowiedzialną osobą.
Dostęp kontaktów rozliczeniowych →
Nie potrzebujesz tej zmiany, żeby jednorazowo uzyskać dokument za wrzesień. Poproś administratora o odpowiedni dokument i przekaż go uzgodnionym kanałem.
Kilka obszarów oznacza kilka pozycji do sprawdzenia
W hipotetycznym przykładzie Alena używa obszaru firmy A i osobnego obszaru projektu. Potrzebuje dokumentów dla firmy A. Nie zastępuje więc brakującego firmowego rozliczenia dokumentem z obszaru projektu, nawet jeśli oba mają podobne nazwy.
W zestawieniu zapisuje „Slack firmy A – wrzesień – dokument przekazany przez administratora”. Drugim obszarem zajmuje się tylko wtedy, gdy zakup rzeczywiście należy do tego samego zlecenia. Przekazanie nie staje się dzięki temu mieszaniną kont, których związek księgowość musi odgadywać.
Jeśli dokument nie przychodzi
Napisz administratorowi na przykład: „Proszę o dokument za wrzesień z historii rozliczeń obszaru firmy A. Sprawdź właściwy obszar i okres. Jeśli rozliczenia są wspólne na poziomie przedsiębiorstwa, muszę wiedzieć, kto nimi zarządza”.
Zapisz odpowiedzialną osobę i datę kolejnego sprawdzenia. Po otrzymaniu dokumentu zweryfikuj treść i wyślij go z nazwą obszaru roboczego. Przekazanie jest zakończone dla konkretnego dokumentu, nie ogólnie dla Slacka.