Find først det betalte arbejdsområde
Hele teamet arbejder i Slack, men den, der klargør regnskabsbilag, modtager ikke nødvendigvis faktureringsdokumenterne. Find først det betalte arbejdsområde og personen, der administrerer dets fakturering. At være logget ind i den rigtige kanal bekræfter ikke i sig selv adgang til faktureringsbilag.
Slack oplyser, at arbejdsområdets ejere og medlemmer, der har opgraderet det, kan administrere abonnement og fakturering. Hvis du ikke har adgang, bed den person, der nu er bemyndiget, om det konkrete dokument.
Vælg den periode, du faktisk har brug for, i historikken
På computeren er den dokumenterede vej Admin → Manage billing → History. Brug kalenderen til at vælge en måned og se den tilhørende afregning. Behold Slacks betegnelse for dokumentet, når du sender det videre, og kontrollér indholdet.
Vejledning til faktureringshistorikken →
Hvis kontoen tilhører en større virksomhedsorganisation eller har kontraktbaseret fakturering, så få den ansvarlige til at bekræfte det rigtige sted. Skift ikke abonnement eller betalingsmetode for at få menuen til at ligne en anden vejledning.
Åbn det downloadede dokument. Sammenlign arbejdsområde eller organisation, dokumentnummer, valuta og periode. Hvis bogholderen også har bedt om en forklaring på en opkrævning, medtag den i beskeden som et spørgsmål eller kendt baggrund; skriv ikke beløbet om i en afregning, du selv laver.
Faktureringskontakten har en anden rolle end ejeren
Slack giver mulighed for at tilføje kontakter til faktureringsmails, eksempelvis regnskabsafdelingen. Ifølge dokumentationen kan disse kontakter ikke ændre faktureringsoplysninger, men de kan se visse oplysninger om arbejdsområdet, herunder afregninger og ejernes kontaktoplysninger. Aftal derfor først en permanent tilføjelse med den ansvarlige person.
Faktureringskontakters adgang →
Du behøver ikke denne ændring for at få et septemberbilag en enkelt gang. Bed administratoren om det relevante dokument, og send det videre gennem den aftalte kanal.
Flere arbejdsområder betyder flere kontrolpunkter
I et tænkt eksempel bruger Alena virksomhed A's arbejdsområde og et separat projektarbejdsområde. Hun har brug for bilag til virksomhed A. Derfor erstatter hun ikke virksomhedens manglende afregning med et dokument fra projektarbejdsområdet, selv om navnene ligner hinanden.
I listen skriver hun »Slack for virksomhed A – september – dokument leveret af administrator«. Hun tager kun hånd om det andet arbejdsområde, hvis købet faktisk hører til samme opgave. Overdragelsen bliver dermed ikke en blanding af konti, hvis sammenhæng bogholderen skal gætte.
Hvis dokumentet ikke kommer
Skriv eksempelvis til administratoren: »Send mig dokumentet for september fra faktureringshistorikken for virksomhed A's arbejdsområde. Kontrollér det rigtige arbejdsområde og perioden. Hvis faktureringen er fælles på virksomhedsniveau, skal jeg vide, hvem der administrerer den.«
Notér den ansvarlige person og datoen for næste kontrol. Når du modtager dokumentet, kontrollér indholdet, og send det med arbejdsområdet angivet. Overdragelsen er afsluttet for dette konkrete bilag, ikke for Slack generelt.