Start med hele ordren
Ordren fra Amazon.de Business er leveret, og betalingen er gennemført. Men du har kun ét dokument blandt dine bilag, og det er uklart, om det dækker hele købet. Start med listen over varer og sælgere i den konkrete ordre. Den viser, hvad du stadig skal finde.
Denne fremgangsmåde gælder køb hos Amazon.de Business. Ved en anden markedsplads eller konto skal du kontrollere, hvilke bilag der tilbydes dér. Målet er ikke at gætte, hvor mange fakturaer en ordre »skal« have, men at knytte hvert modtaget dokument til de varer, det faktisk vedrører.
Åbn ordren og markér det, du allerede har
Åbn historikken Meine Bestellungen i den konto, der blev brugt til købet, og find ordrenummeret. Vælg Rechnung ved ordren. Amazon Business oplyser, at fakturaen for de fleste varer kan downloades, når sælgeren har uploadet den. Vurder derfor tilgængeligheden for det konkrete køb.
Information fra Amazon.de Business om bilag →
Notér de enkelte varer, sælgeren fra detaljerne og status »bilag modtaget« eller »bilag mangler« ved siden af ordrenummeret. Åbn dokumentet, når du har downloadet det. Vedrører det kun en del af købet, afslutter du kun den del.
Kontrollér indholdet, ikke antallet af filer
Ét dokument kan dække flere varer, et andet kun en del af ordren. Betragt ikke bilagene som komplette, blot fordi mappen indeholder en PDF. Sammenlign beskrivelsen af købet, køberen, dokumentnummeret og leverandørens angivne beløb med varelisten.
I et tænkt eksempel bestiller Hana kontorudstyr fra to sælgere. Det første downloadede dokument indeholder kun lampen. Hendes oversigt får derfor to linjer: »lampe – dokument gemt« og »stativ – Hana leder efter dokumentet«. Hun markerer endnu ikke hele ordren som afsluttet.
Behold originalfilerne i deres helhed. Brug deres faktiske numre eller navne til at knytte dem til listen. Lav ikke din egen »samlefaktura« ved at skrive ordren ind i en ny PDF.
Bed om bilaget for den konkrete vare
Kan det nødvendige bilag ikke downloades under Rechnung, så vælg Rechnung anfordern og kontakt sælgeren. Ser du ikke muligheden, så brug kontakten til købet eller bed Amazons support om den rette fremgangsmåde. Du kan skrive: »For ordren med det angivne nummer mangler bilaget for stativet fra sælgeren i detaljerne. Den tilgængelige fil indeholder kun lampen. Send venligst det tilsvarende originaldokument.«
Tilføj ordredatoen og de køberoplysninger, du skal kontrollere. Send ikke loginoplysninger. Har du endnu ikke fået svar, så registrér datoen for anmodningen og den person, der følger den op.
Aflever filerne og en oversigt over varer uden bilag
Vedlæg en kort besked til de modtagne dokumenter: »Ordrenummer X: bilag for lampen vedlagt; bilag for stativet efterspurgt og endnu ikke modtaget.« Har bogholderen også brug for ordre- eller betalingsbekræftelsen, så vedlæg den med dens faktiske betegnelse.
Så fremgår det præcist, hvad der stadig skal findes. Modtageren ser, hvilke dele af købet bilagene dækker, og hvad der stadig afventer leverandøren. Selv flere filer i én mappe sikrer ikke i sig selv den sammenhæng.