Začnite celou objednávkou
Objednávka z Amazon.de Business je doručená a platba odišla. V podkladoch však máte iba jeden dokument a nie je jasné, či pokrýva celý nákup. Začnite zoznamom položiek a predajcov v konkrétnej objednávke. Ten vám ukáže, čo ešte treba dohľadať.
Tento postup sa týka nákupov cez Amazon.de Business. Pri inom trhovisku alebo účte si overte jeho vlastnú ponuku dokladov. Cieľom nie je odhadnúť, koľko faktúr objednávka „musí“ mať, ale priradiť každý získaný dokument k položkám, ktorých sa skutočne týka.
Otvorte objednávku a označte, čo už máte
V príslušnom nákupnom účte otvorte históriu Meine Bestellungen a vyhľadajte číslo objednávky. Pri objednávke vyberte Rechnung. Amazon Business uvádza, že pri väčšine položiek možno faktúru stiahnuť, keď ju predajca nahrá. Dostupnosť preto posudzujte pri konkrétnom nákupe.
Informácie Amazon.de Business o dokladoch →
K číslu objednávky si zapíšte jednotlivé položky, predajcu uvedeného v detaile a stav „doklad získaný“ alebo „doklad chýba“. Po stiahnutí dokument otvorte. Ak sa týka iba časti nákupu, uzavrite len túto časť.
Kontrolujte obsah, nie počet súborov
Jeden dokument môže pokrývať viac položiek, iný iba jednu časť objednávky. Neposudzujte úplnosť podľa toho, že priečinok obsahuje PDF. Porovnajte opis nákupu, odberateľa, číslo dokumentu a sumy uvedené dodávateľom so zoznamom položiek.
V modelovom príklade objedná Hana kancelárske vybavenie od dvoch predajcov. Prvý stiahnutý dokument obsahuje iba lampu. V jej prehľade preto vzniknú dva riadky: „lampa – dokument uložený“ a „stojan – dokument dohľadáva Hana“. Celú objednávku zatiaľ neoznačí za dokončenú.
Pôvodné súbory ponechajte celé. Na prepojenie so zoznamom použite ich skutočné čísla alebo názvy. Nevytvárajte vlastnú „súhrnnú faktúru“ tým, že objednávku prepíšete do nového PDF.
Chýbajúci doklad vyžiadajte ku konkrétnej položke
Ak v ponuke Rechnung nie je potrebný doklad na stiahnutie, vyberte Rechnung anfordern a kontaktujte predajcu. Ak túto možnosť nevidíte, použite kontakt k príslušnému nákupu alebo požiadajte podporu Amazonu o správny postup. Do žiadosti napíšte napríklad: „K objednávke s uvedeným číslom chýba doklad k stojanu od predajcu uvedeného v detaile. Dostupný súbor obsahuje iba lampu. Prosím o zodpovedajúci pôvodný dokument.“
Doplňte dátum objednávky a údaje odberateľa, ktoré potrebujete overiť. Neposielajte prihlasovacie údaje. Ak ešte nemáte odpoveď, evidujte dátum žiadosti a človeka, ktorý ju sleduje.
Účtovníkovi odovzdajte súbory aj prehľad chýbajúcich položiek
K získaným dokumentom pripojte stručnú správu: „Objednávka číslo X, doklad k lampe je priložený, podklad k stojanu je zatiaľ vyžiadaný.“ Ak účtovník potrebuje aj potvrdenie objednávky alebo platby, pridajte ich pod ich skutočným označením.
Takto presne vymedzíte, čo ešte treba dohľadať. Príjemca zistí, ktoré časti nákupu doklady pokrývajú a pri čom sa ešte čaká na dodávateľa. Ani viacero súborov v jednom priečinku túto súvislosť samo osebe nezaručuje.