Partez de la commande complète
Votre commande Amazon.de Business a été livrée et le paiement effectué. Pourtant, vous n’avez qu’un document dans vos pièces et vous ne savez pas s’il couvre tout l’achat. Commencez par la liste des articles et des vendeurs de cette commande précise. Elle vous montrera ce qu’il reste à rechercher.
Cette procédure concerne les achats sur Amazon.de Business. Pour une autre place de marché ou un autre compte, vérifiez les justificatifs proposés. Le but n’est pas de deviner combien de factures une commande « doit » avoir, mais d’associer chaque document obtenu aux articles qu’il couvre réellement.
Ouvrez la commande et indiquez ce que vous avez déjà
Dans le compte utilisé pour l’achat, ouvrez l’historique Meine Bestellungen et recherchez le numéro de commande. Sélectionnez Rechnung pour cette commande. Amazon Business indique que, pour la plupart des articles, la facture peut être téléchargée une fois mise en ligne par le vendeur. Vérifiez donc sa disponibilité pour l’achat concerné.
Informations Amazon.de Business sur les justificatifs →
À côté du numéro de commande, notez chaque article, le vendeur indiqué dans les détails et le statut « justificatif obtenu » ou « justificatif manquant ». Ouvrez le document après son téléchargement. S’il ne couvre qu’une partie de l’achat, ne marquez comme terminée que cette partie.
Vérifiez le contenu, pas le nombre de fichiers
Un document peut couvrir plusieurs articles ; un autre, une seule partie de la commande. Ne jugez pas le dossier complet simplement parce qu’il contient un PDF. Comparez la description de l’achat, le destinataire de la facture, le numéro du document et les montants indiqués par le fournisseur avec votre liste d’articles.
Dans un exemple fictif, Hana commande du matériel de bureau auprès de deux vendeurs. Le premier document téléchargé ne contient que la lampe. Son récapitulatif comporte donc deux lignes : « lampe – document enregistré » et « support – Hana recherche le document ». Elle ne marque pas encore l’ensemble de la commande comme terminé.
Conservez les fichiers originaux dans leur intégralité. Utilisez leurs vrais numéros ou noms pour les relier à la liste. Ne créez pas votre propre « facture récapitulative » en recopiant la commande dans un nouveau PDF.
Demandez le justificatif manquant pour l’article concerné
Si le document nécessaire n’est pas téléchargeable sous Rechnung, choisissez Rechnung anfordern et contactez le vendeur. Si cette option n’apparaît pas, utilisez le contact associé à l’achat ou demandez à l’assistance Amazon la marche à suivre. Votre demande peut préciser : « Pour la commande dont le numéro est indiqué, il manque le justificatif du support acheté auprès du vendeur mentionné dans les détails. Le fichier disponible ne contient que la lampe. Merci de m’envoyer le document original correspondant. »
Ajoutez la date de commande et les coordonnées du destinataire de la facture que vous devez vérifier. N’envoyez pas vos identifiants de connexion. Tant que vous n’avez pas de réponse, notez la date de la demande et la personne qui en assure le suivi.
Transmettez les fichiers et la liste des articles sans justificatif
Joignez aux documents obtenus un bref message : « Commande numéro X : justificatif de la lampe joint ; pièce du support demandée, encore en attente. » Si le comptable a aussi besoin de la confirmation de commande ou de paiement, ajoutez-la sous son intitulé réel.
Vous délimitez ainsi précisément ce qu’il reste à rechercher. Le destinataire voit quelles parties de l’achat sont couvertes et pour lesquelles une réponse du fournisseur est encore attendue. Même plusieurs fichiers dans un même dossier ne garantissent pas à eux seuls ce rapprochement.