Start med hele bestillingen
Bestillingen fra Amazon.de Business er levert og betalingen gjennomført. Men du har bare ett dokument i bilagene, og det er uklart om det dekker hele kjøpet. Start med listen over varer og selgere i den aktuelle bestillingen. Den viser hva du fortsatt trenger å finne.
Denne fremgangsmåten gjelder kjøp på Amazon.de Business. For en annen markedsplass eller konto må du kontrollere hvilke bilag som tilbys der. Målet er ikke å gjette hvor mange fakturaer bestillingen «må» ha, men å knytte hvert dokument du får, til varene det faktisk gjelder.
Åpne bestillingen og merk det du allerede har
Åpne historikken Meine Bestellungen i kontoen som ble brukt til kjøpet, og finn bestillingsnummeret. Velg Rechnung ved bestillingen. Amazon Business oppgir at fakturaen for de fleste varer kan lastes ned når selgeren har lastet den opp. Vurder derfor tilgjengeligheten for det konkrete kjøpet.
Informasjon fra Amazon.de Business om bilag →
Noter de enkelte varene, selgeren som står i detaljene, og statusen «bilag mottatt» eller «bilag mangler» ved siden av bestillingsnummeret. Åpne dokumentet etter nedlasting. Gjelder det bare en del av kjøpet, avslutter du bare den delen.
Kontroller innholdet, ikke antall filer
Ett dokument kan dekke flere varer, et annet bare én del av bestillingen. Ikke regn bilagene som komplette bare fordi mappen inneholder en PDF. Sammenlign beskrivelsen av kjøpet, kjøperen, dokumentnummeret og beløpene fra leverandøren med varelisten.
I et hypotetisk eksempel bestiller Hana kontorutstyr fra to selgere. Det første nedlastede dokumentet inneholder bare lampen. Oversikten hennes får derfor to linjer: «lampe – dokument lagret» og «stativ – Hana leter etter dokumentet». Hun markerer ennå ikke hele bestillingen som fullført.
Behold originalfilene i sin helhet. Bruk de faktiske numrene eller navnene til å knytte dem til listen. Ikke lag en egen «samlefaktura» ved å skrive bestillingen om til en ny PDF.
Be om bilaget for den konkrete varen
Hvis bilaget du trenger ikke kan lastes ned under Rechnung, velger du Rechnung anfordern og kontakter selgeren. Ser du ikke dette alternativet, bruk kontakten for kjøpet eller be Amazons kundestøtte om riktig fremgangsmåte. Du kan skrive: «For bestillingen med det oppgitte nummeret mangler bilaget for stativet fra selgeren som står i detaljene. Den tilgjengelige filen inneholder bare lampen. Send meg gjerne det tilsvarende originaldokumentet.»
Legg til bestillingsdatoen og kjøperopplysningene du må kontrollere. Ikke send innloggingsopplysninger. Har du ennå ikke fått svar, registrerer du datoen for forespørselen og personen som følger den opp.
Lever filene og en oversikt over varer uten bilag
Legg ved en kort melding til dokumentene du har fått: «Bestillingsnummer X: bilag for lampen vedlagt; bilag for stativet etterspurt og fortsatt ikke mottatt.» Trenger regnskapsføreren også bestillings- eller betalingsbekreftelsen, legger du den ved med riktig betegnelse.
Da er det klart hva som gjenstår å finne. Mottakeren ser hvilke deler av kjøpet bilagene dekker, og hva som fortsatt venter på leverandøren. Heller ikke flere filer i samme mappe garanterer i seg selv denne sammenhengen.