Empieza por el pedido completo
El pedido de Amazon.de Business ya ha llegado y el pago se ha realizado. Sin embargo, solo tienes un documento y no está claro si cubre toda la compra. Empieza por la lista de artículos y vendedores de ese pedido concreto. Te mostrará qué queda por buscar.
Este procedimiento se refiere a compras en Amazon.de Business. Si utilizas otro mercado o cuenta, comprueba sus propias opciones de documentación. El objetivo no es adivinar cuántas facturas «debe» tener el pedido, sino relacionar cada documento obtenido con los artículos que realmente cubre.
Abre el pedido y marca lo que ya tienes
En la cuenta utilizada para la compra, abre el historial Meine Bestellungen y busca el número de pedido. Selecciona Rechnung en el pedido. Amazon Business indica que, para la mayoría de los artículos, la factura se puede descargar cuando el vendedor la sube. Comprueba, por tanto, la disponibilidad para esa compra concreta.
Información de Amazon.de Business sobre documentos →
Junto al número de pedido, anota cada artículo, el vendedor que aparece en los detalles y el estado «documento obtenido» o «documento pendiente». Abre el documento después de descargarlo. Si solo corresponde a una parte de la compra, da por completada únicamente esa parte.
Revisa el contenido, no el número de archivos
Un documento puede cubrir varios artículos; otro, solo una parte del pedido. No des por completa la documentación porque haya un PDF en la carpeta. Compara la descripción de la compra, el destinatario, el número del documento y los importes indicados por el proveedor con la lista de artículos.
En un ejemplo hipotético, Hana compra equipamiento de oficina a dos vendedores. El primer documento descargado solo incluye la lámpara. Su resumen tiene, por tanto, dos líneas: «lámpara – documento guardado» y «soporte – Hana está buscando el documento». Todavía no marca todo el pedido como completado.
Conserva íntegros los archivos originales. Utiliza sus números o nombres reales para relacionarlos con la lista. No crees tu propia «factura resumen» copiando el pedido en un PDF nuevo.
Solicita el documento que falta para el artículo concreto
Si no puedes descargar el documento necesario en Rechnung, selecciona Rechnung anfordern y contacta con el vendedor. Si no ves esa opción, utiliza el contacto de la compra o pide a soporte de Amazon que te indique cómo proceder. Puedes escribir: «Para el pedido con el número indicado falta el documento del soporte comprado al vendedor que figura en los detalles. El archivo disponible solo incluye la lámpara. Por favor, enviad el documento original correspondiente».
Añade la fecha del pedido y los datos del destinatario que necesitas comprobar. No envíes credenciales de acceso. Si todavía no has recibido respuesta, registra la fecha de la solicitud y quién hace el seguimiento.
Entrega los archivos y el resumen de artículos pendientes
Adjunta a los documentos obtenidos un mensaje breve: «Pedido número X: documento de la lámpara adjunto; documento del soporte solicitado y aún pendiente». Si el contable también necesita la confirmación del pedido o del pago, añádela con su denominación real.
Así queda delimitado lo que falta por encontrar. Quien recibe la documentación puede ver qué partes de la compra están cubiertas y cuáles siguen pendientes del proveedor. Tener varios archivos en una carpeta tampoco garantiza por sí solo esa relación.