Begin met de volledige bestelling
De Amazon.de Business-bestelling is geleverd en de betaling is verwerkt. Toch heb je maar één document en is niet duidelijk of dat de hele aankoop dekt. Begin met de lijst van artikelen en verkopers in die specifieke bestelling. Die laat zien wat je nog moet vinden.
Deze werkwijze geldt voor aankopen via Amazon.de Business. Controleer bij een andere marktplaats of account welke documenten daar beschikbaar zijn. Het doel is niet te raden hoeveel facturen een bestelling “moet” hebben, maar elk ontvangen document te koppelen aan de artikelen waarop het daadwerkelijk betrekking heeft.
Open de bestelling en markeer wat je al hebt
Open in het gebruikte aankoopaccount de geschiedenis Meine Bestellungen en zoek het bestelnummer. Kies bij de bestelling Rechnung. Volgens Amazon Business kun je voor de meeste artikelen de factuur downloaden zodra de verkoper die uploadt. Beoordeel de beschikbaarheid daarom voor de betreffende aankoop.
Informatie van Amazon.de Business over documenten →
Noteer naast het bestelnummer de afzonderlijke artikelen, de verkoper uit de details en de status “document ontvangen” of “document ontbreekt”. Open het document na het downloaden. Heeft het slechts betrekking op een deel van de aankoop, rond dan alleen dat deel af.
Controleer de inhoud, niet het aantal bestanden
Eén document kan meerdere artikelen dekken; een ander slechts één deel van de bestelling. Beoordeel de volledigheid niet alleen aan de hand van een PDF in de map. Vergelijk de aankoopomschrijving, afnemer, het documentnummer en de door de leverancier vermelde bedragen met je artikellijst.
In een fictief voorbeeld bestelt Hana kantooruitrusting bij twee verkopers. Het eerste gedownloade document bevat alleen de lamp. In haar overzicht komen daarom twee regels: “lamp — document opgeslagen” en “standaard — Hana zoekt het document”. Ze markeert de hele bestelling nog niet als afgerond.
Bewaar de oorspronkelijke bestanden volledig. Gebruik hun werkelijke nummers of namen om ze aan de lijst te koppelen. Maak geen eigen “verzamelfactuur” door de bestelling in een nieuwe PDF over te nemen.
Vraag het ontbrekende document voor het specifieke artikel op
Kun je het benodigde document niet downloaden onder Rechnung, kies dan Rechnung anfordern en neem contact op met de verkoper. Ontbreekt die optie, gebruik dan het contact bij de aankoop of vraag Amazon-ondersteuning naar de juiste route. Je kunt schrijven: “Voor de bestelling met het genoemde nummer ontbreekt het document voor de standaard van de verkoper uit de details. Het beschikbare bestand bevat alleen de lamp. Graag ontvang ik het bijbehorende oorspronkelijke document.”
Voeg de besteldatum en de gegevens van de afnemer toe die je moet controleren. Stuur geen inloggegevens. Heb je nog geen antwoord, noteer dan de aanvraagdatum en wie de aanvraag opvolgt.
Geef de bestanden en het overzicht van ontbrekende artikelen door
Voeg aan de ontvangen documenten een kort bericht toe: “Bestelnummer X: document voor de lamp bijgevoegd, document voor de standaard opgevraagd en nog niet ontvangen.” Heeft de boekhouder ook de bestel- of betalingsbevestiging nodig, voeg die dan toe onder de werkelijke benaming.
Zo is precies afgebakend wat je nog moet vinden. De ontvanger ziet welke delen van de aankoop door documenten zijn gedekt en waarvoor nog op de leverancier wordt gewacht. Ook meerdere bestanden in één map garanderen dat verband niet vanzelf.