Beginnen Sie mit der gesamten Bestellung
Die Bestellung bei Amazon.de Business ist geliefert und die Zahlung erfolgt. In Ihren Unterlagen liegt aber nur ein Dokument, und es ist unklar, ob es den gesamten Einkauf abdeckt. Beginnen Sie mit der Liste der Artikel und Verkäufer dieser konkreten Bestellung. Daran erkennen Sie, was Sie noch beschaffen müssen.
Dieser Ablauf gilt für Einkäufe bei Amazon.de Business. Prüfen Sie bei einem anderen Marktplatz oder Konto dessen eigenes Belegangebot. Es geht nicht darum, zu schätzen, wie viele Rechnungen eine Bestellung haben „muss“, sondern jeden erhaltenen Beleg den Artikeln zuzuordnen, die er tatsächlich betrifft.
Öffnen Sie die Bestellung und markieren Sie vorhandene Belege
Öffnen Sie im jeweiligen Einkaufskonto den Verlauf Meine Bestellungen und suchen Sie die Bestellnummer. Wählen Sie bei der Bestellung Rechnung. Laut Amazon Business lässt sich für die meisten Artikel eine Rechnung herunterladen, sobald der Verkäufer sie hochgeladen hat. Prüfen Sie die Verfügbarkeit deshalb für den konkreten Einkauf.
Informationen von Amazon.de Business zu Belegen →
Notieren Sie neben der Bestellnummer die einzelnen Artikel, den in den Details genannten Verkäufer und den Status „Beleg erhalten“ oder „Beleg fehlt“. Öffnen Sie das Dokument nach dem Herunterladen. Betrifft es nur einen Teil des Einkaufs, schließen Sie auch nur diesen Teil ab.
Prüfen Sie den Inhalt, nicht die Zahl der Dateien
Ein Dokument kann mehrere Artikel abdecken, ein anderes nur einen Teil der Bestellung. Beurteilen Sie die Vollständigkeit nicht danach, ob der Ordner ein PDF enthält. Vergleichen Sie die Einkaufsbeschreibung, den Rechnungsempfänger, die Belegnummer und die vom Lieferanten genannten Beträge mit Ihrer Artikelliste.
In einem fiktiven Beispiel bestellt Hana Büroausstattung bei zwei Verkäufern. Das erste heruntergeladene Dokument enthält nur die Lampe. In ihrer Übersicht stehen deshalb zwei Zeilen: „Lampe – Dokument gespeichert“ und „Ständer – Hana beschafft das Dokument“. Die gesamte Bestellung markiert sie noch nicht als abgeschlossen.
Bewahren Sie die Originaldateien vollständig auf. Verwenden Sie ihre tatsächlichen Nummern oder Namen für die Zuordnung zur Liste. Erstellen Sie keine eigene „Sammelrechnung“, indem Sie die Bestellung in ein neues PDF übertragen.
Fordern Sie den fehlenden Beleg für den konkreten Artikel an
Ist der benötigte Beleg unter Rechnung nicht zum Herunterladen verfügbar, wählen Sie Rechnung anfordern und kontaktieren den Verkäufer. Wird diese Option nicht angezeigt, nutzen Sie die Kontaktmöglichkeit zum jeweiligen Einkauf oder fragen den Amazon-Support nach dem richtigen Weg. Schreiben Sie beispielsweise: „Zur Bestellung mit der angegebenen Nummer fehlt der Beleg für den Ständer vom in den Details genannten Verkäufer. Die verfügbare Datei enthält nur die Lampe. Bitte senden Sie das entsprechende Originaldokument.“
Ergänzen Sie das Bestelldatum und die Angaben zum Rechnungsempfänger, die Sie prüfen müssen. Senden Sie keine Zugangsdaten. Liegt noch keine Antwort vor, erfassen Sie das Datum der Anfrage und die Person, die sie nachverfolgt.
Übergeben Sie Dateien und Übersicht der fehlenden Artikel
Fügen Sie den erhaltenen Dokumenten eine kurze Nachricht bei: „Bestellnummer X, Beleg für die Lampe anbei, Unterlage für den Ständer angefordert und noch ausstehend.“ Benötigt die Buchhaltung auch eine Bestell- oder Zahlungsbestätigung, legen Sie diese unter ihrer tatsächlichen Bezeichnung bei.
So ist genau abgegrenzt, was noch beschafft werden muss. Der Empfänger erkennt, welche Teile des Einkaufs die Belege abdecken und wo noch eine Antwort des Lieferanten aussteht. Auch mehrere Dateien in einem Ordner stellen diesen Zusammenhang allein nicht sicher.