Začněte celou objednávkou
Objednávka na Amazon.de Business je doručená a platba odešla. V podkladech ale máte jen jeden dokument a není jasné, zda pokrývá celý nákup. Začněte seznamem položek a prodejců v konkrétní objednávce. Právě ten ukáže, co ještě potřebujete dohledat.
Tento postup je pro nákupy přes Amazon.de Business. U jiného tržiště nebo účtu si ověřte jeho vlastní nabídku dokladů. Cílem není odhadnout, kolik faktur „musí“ objednávka mít, ale spojit každý získaný dokument s položkami, kterých se skutečně týká.
Otevřete objednávku a označte, co už máte
V příslušném nákupním účtu otevřete historii Meine Bestellungen a vyhledejte číslo objednávky. U objednávky zvolte Rechnung. Amazon Business uvádí, že u většiny položek lze fakturu stáhnout, jakmile ji prodejce nahraje. Dostupnost proto posuzujte u konkrétního nákupu.
Informace Amazon.de Business k dokladům →
Vedle čísla objednávky si zapište jednotlivé položky, prodejce uvedeného v detailu a stav „doklad získán“ nebo „doklad chybí“. Při stažení dokument otevřete. Pokud se týká jen části nákupu, uzavřete pouze tuto část.
Kontrolujte obsah, ne počet souborů
Jeden dokument může pokrývat více položek; jiný pouze jednu část objednávky. Neposuzujte úplnost podle toho, že složka obsahuje PDF. Porovnejte popis nákupu, odběratele, číslo dokumentu a částky uvedené dodavatelem se seznamem položek.
V modelovém příkladu objedná Hana kancelářské vybavení od dvou prodejců. První stažený dokument obsahuje pouze lampu. V jejím přehledu proto vzniknou dva řádky: „lampa – dokument uložen“ a „stojan – dokument dohledává Hana“. Celou objednávku zatím neoznačí za dokončenou.
Původní soubory ponechte celé. K propojení se seznamem použijte jejich skutečná čísla nebo názvy. Nevytvářejte vlastní „souhrnnou fakturu“ tím, že přepíšete objednávku do nového PDF.
Chybějící doklad vyžádejte ke konkrétní položce
Pokud v nabídce Rechnung není potřebný doklad ke stažení, zvolte Rechnung anfordern a kontaktujte prodejce. Pokud tuto možnost nevidíte, použijte kontakt k příslušnému nákupu nebo požádejte podporu Amazonu o správnou cestu. Do žádosti napište například: „K objednávce s uvedeným číslem chybí doklad ke stojanu od prodejce uvedeného v detailu. Dostupný soubor obsahuje pouze lampu. Prosím o odpovídající původní dokument.“
Doplňte datum objednávky a údaje odběratele, které potřebujete ověřit. Neposílejte přihlašovací údaje. Pokud odpověď ještě nemáte, evidujte datum žádosti a člověka, který ji sleduje.
Účetní předejte soubory i mapu chybějících položek
K získaným dokumentům připojte stručnou zprávu: „Objednávka číslo X, doklad k lampě přiložen, podklad ke stojanu zatím vyžádán.“ Potřebuje-li účetní také potvrzení objednávky nebo platby, přidejte je s jejich skutečným označením.
Tím se dohledání přesně vymezí. Příjemce pozná, které části nákupu doklady pokrývají a co ještě čeká na dodavatele. Ani několik souborů v jedné složce tuto souvislost samo o sobě nezaručuje.