Utgå från hela beställningen
Beställningen från Amazon.de Business är levererad och betalningen genomförd. Men bland dina underlag finns bara ett dokument, och det är oklart om det omfattar hela köpet. Börja med listan över varor och säljare i den aktuella beställningen. Den visar vad du fortfarande behöver hitta.
Den här instruktionen gäller köp på Amazon.de Business. För en annan marknadsplats eller ett annat konto behöver du kontrollera vilka dokument som erbjuds där. Målet är inte att gissa hur många fakturor en beställning ”måste” ha, utan att koppla varje erhållet dokument till de varor det faktiskt omfattar.
Öppna beställningen och markera vad du redan har
Öppna historiken Meine Bestellungen i kontot som användes för köpet och sök efter beställningsnumret. Välj Rechnung vid beställningen. Amazon Business anger att en faktura för de flesta varor kan laddas ned när säljaren har laddat upp den. Bedöm därför tillgängligheten för det enskilda köpet.
Information från Amazon.de Business om underlag →
Anteckna varje vara, säljaren i detaljerna och statusen ”dokument erhållet” eller ”dokument saknas” bredvid beställningsnumret. Öppna dokumentet efter nedladdningen. Gäller det bara en del av köpet, markera endast den delen som klar.
Kontrollera innehållet, inte antalet filer
Ett dokument kan omfatta flera varor, ett annat bara en del av beställningen. Bedöm inte underlagen som kompletta bara för att mappen innehåller en PDF. Jämför inköpsbeskrivningen, köparen, dokumentnumret och beloppen som leverantören anger med varulistan.
I ett hypotetiskt exempel beställer Hana kontorsutrustning från två säljare. Det första nedladdade dokumentet omfattar bara lampan. I hennes översikt blir det därför två rader: ”lampa – dokument sparat” och ”ställ – Hana söker dokumentet”. Hon markerar ännu inte hela beställningen som klar.
Behåll originalfilerna i sin helhet. Använd deras faktiska nummer eller namn för att koppla dem till listan. Skapa inte en egen ”samlingsfaktura” genom att skriva av beställningen i en ny PDF.
Begär det saknade dokumentet för den aktuella varan
Om det dokument du behöver inte kan laddas ned under Rechnung, välj Rechnung anfordern och kontakta säljaren. Saknas alternativet, använd kontakten för köpet eller be Amazons support visa rätt väg. Du kan skriva: ”För beställningen med det angivna numret saknas dokumentet för stället från säljaren i detaljerna. Den tillgängliga filen omfattar bara lampan. Skicka gärna det motsvarande originaldokumentet.”
Lägg till beställningsdatumet och de köparuppgifter du behöver kontrollera. Skicka inga inloggningsuppgifter. Om du ännu inte fått svar, anteckna datumet för begäran och vem som följer upp den.
Lämna över filerna och en översikt över varor utan dokument
Bifoga ett kort meddelande till de erhållna dokumenten: ”Beställningsnummer X: dokument för lampan bifogat; underlag för stället begärt och fortfarande utestående.” Behöver den som sköter redovisningen även beställnings- eller betalningsbekräftelsen, lägg till den med dess riktiga beteckning.
Då framgår exakt vad som återstår att hitta. Mottagaren ser vilka delar av köpet dokumenten omfattar och vad som fortfarande väntar på leverantören. Inte heller flera filer i samma mapp garanterar i sig den kopplingen.