Zacznij od całego zamówienia
Zamówienie z Amazon.de Business zostało dostarczone, a płatność zrealizowana. W dokumentach masz jednak tylko jeden plik i nie wiadomo, czy obejmuje cały zakup. Zacznij od listy pozycji i sprzedawców w tym konkretnym zamówieniu. Pokaże ona, czego jeszcze trzeba szukać.
Ta procedura dotyczy zakupów w Amazon.de Business. W przypadku innego rynku lub konta sprawdź dostępne tam dokumenty. Celem nie jest zgadywanie, ile faktur zamówienie „musi” mieć, lecz przyporządkowanie każdego otrzymanego dokumentu do pozycji, których rzeczywiście dotyczy.
Otwórz zamówienie i zaznacz, co już masz
Na koncie użytym do zakupu otwórz historię Meine Bestellungen i wyszukaj numer zamówienia. Przy zamówieniu wybierz Rechnung. Amazon Business podaje, że dla większości pozycji fakturę można pobrać, gdy sprzedawca ją prześle. Sprawdzaj więc dostępność dla konkretnego zakupu.
Informacje Amazon.de Business o dokumentach →
Obok numeru zamówienia zapisz poszczególne pozycje, sprzedawcę wskazanego w szczegółach oraz status „dokument otrzymany” albo „dokumentu brakuje”. Po pobraniu otwórz dokument. Jeśli dotyczy tylko części zakupu, zamknij tylko tę część.
Sprawdzaj zawartość, nie liczbę plików
Jeden dokument może obejmować kilka pozycji, a inny tylko część zamówienia. Nie oceniaj kompletności na podstawie tego, że w folderze jest PDF. Porównaj opis zakupu, nabywcę, numer dokumentu i kwoty podane przez dostawcę z listą pozycji.
W hipotetycznym przykładzie Hana zamawia wyposażenie biurowe od dwóch sprzedawców. Pierwszy pobrany dokument obejmuje tylko lampę. W jej zestawieniu powstają więc dwa wiersze: „lampa – dokument zapisany” oraz „stojak – Hana szuka dokumentu”. Całego zamówienia nie oznacza jeszcze jako zakończonego.
Zachowaj oryginalne pliki w całości. Do powiązania ich z listą użyj rzeczywistych numerów lub nazw. Nie twórz własnej „faktury zbiorczej”, przepisując zamówienie do nowego PDF.
Poproś o brakujący dokument do konkretnej pozycji
Jeśli w Rechnung nie można pobrać potrzebnego dokumentu, wybierz Rechnung anfordern i skontaktuj się ze sprzedawcą. Gdy nie widzisz tej opcji, użyj kontaktu dotyczącego zakupu lub poproś dział pomocy Amazon o wskazanie właściwej drogi. Możesz napisać: „Do zamówienia o podanym numerze brakuje dokumentu dotyczącego stojaka od sprzedawcy wskazanego w szczegółach. Dostępny plik obejmuje tylko lampę. Proszę o odpowiedni oryginalny dokument”.
Dodaj datę zamówienia i dane nabywcy, które trzeba zweryfikować. Nie wysyłaj danych logowania. Jeśli nie masz jeszcze odpowiedzi, zapisz datę prośby i osobę, która śledzi sprawę.
Przekaż księgowości pliki i zestawienie brakujących pozycji
Do otrzymanych dokumentów dodaj krótką wiadomość: „Zamówienie numer X: dokument do lampy w załączeniu, o dokument do stojaka wystąpiono i nadal na niego czekamy”. Jeśli księgowość potrzebuje też potwierdzenia zamówienia lub płatności, dołącz je pod właściwą nazwą.
W ten sposób dokładnie wskazujesz, czego jeszcze brakuje. Odbiorca widzi, które części zakupu obejmują dokumenty, a które nadal czekają na dostawcę. Nawet kilka plików w jednym folderze samo w sobie nie gwarantuje takiego powiązania.