Începe cu întreaga comandă
Comanda de pe Amazon.de Business a fost livrată și plata efectuată. În documentele tale ai însă un singur fișier și nu este clar dacă acoperă întreaga achiziție. Începe cu lista articolelor și a vânzătorilor din comanda respectivă. Ea arată ce mai trebuie să găsești.
Această procedură se referă la achiziții pe Amazon.de Business. Pentru altă piață sau alt cont, verifică documentele oferite acolo. Scopul nu este să ghicești câte facturi „trebuie” să aibă o comandă, ci să asociezi fiecare document obținut cu articolele pe care le privește efectiv.
Deschide comanda și marchează ce ai deja
În contul folosit pentru cumpărare, deschide istoricul Meine Bestellungen și caută numărul comenzii. Selectează Rechnung la comandă. Amazon Business precizează că, pentru majoritatea articolelor, factura poate fi descărcată după ce vânzătorul o încarcă. Verifică, așadar, disponibilitatea pentru achiziția concretă.
Informații Amazon.de Business despre documente →
Lângă numărul comenzii, notează fiecare articol, vânzătorul indicat în detalii și starea „document obținut” sau „document lipsă”. Deschide documentul după descărcare. Dacă privește doar o parte a achiziției, marchează ca încheiată numai acea parte.
Verifică conținutul, nu numărul fișierelor
Un document poate acoperi mai multe articole; altul, doar o parte din comandă. Nu considera documentația completă doar pentru că dosarul conține un PDF. Compară descrierea achiziției, cumpărătorul, numărul documentului și sumele indicate de furnizor cu lista articolelor.
Într-un exemplu ipotetic, Hana comandă echipamente de birou de la doi vânzători. Primul document descărcat include doar lampa. În centralizatorul ei apar, prin urmare, două rânduri: „lampă – document salvat” și „suport – Hana caută documentul”. Nu marchează încă întreaga comandă ca încheiată.
Păstrează fișierele originale integral. Folosește numerele sau denumirile lor reale pentru a le asocia cu lista. Nu crea o „factură centralizatoare” proprie copiind comanda într-un PDF nou.
Solicită documentul lipsă pentru articolul concret
Dacă documentul necesar nu poate fi descărcat din Rechnung, alege Rechnung anfordern și contactează vânzătorul. Dacă nu vezi opțiunea, folosește contactul pentru achiziția respectivă sau cere asistenței Amazon să indice procedura corectă. Poți scrie: „Pentru comanda cu numărul indicat, lipsește documentul pentru suportul cumpărat de la vânzătorul menționat în detalii. Fișierul disponibil include doar lampa. Vă rog să trimiteți documentul original corespunzător.”
Adaugă data comenzii și datele cumpărătorului pe care trebuie să le verifici. Nu trimite date de autentificare. Dacă nu ai încă răspuns, înregistrează data solicitării și persoana care o urmărește.
Predă fișierele și lista articolelor fără document
Atașează documentelor obținute un mesaj scurt: „Comanda numărul X: documentul pentru lampă este atașat; documentul pentru suport a fost solicitat și încă este așteptat.” Dacă contabilul are nevoie și de confirmarea comenzii sau a plății, adaug-o cu denumirea ei reală.
Astfel delimitezi exact ce mai trebuie găsit. Destinatarul vede ce părți ale achiziției sunt acoperite de documente și pentru ce se mai așteaptă furnizorul. Nici mai multe fișiere într-un dosar nu garantează singure această legătură.