Identifică mai întâi spațiul de lucru plătit
Întreaga echipă lucrează în Slack, dar persoana care pregătește actele contabile nu primește neapărat documentele de facturare. Identifică mai întâi spațiul de lucru plătit și persoana care îi gestionează facturarea. Conectarea la canalul corect nu confirmă, singură, accesul la documentele de facturare.
Slack precizează că proprietarii spațiului și membrii care au trecut spațiul la un plan superior pot gestiona planul și facturarea. Dacă nu ai acces, cere documentul concret persoanei autorizate în prezent.
Alege din istoric perioada de care ai efectiv nevoie
Pe computer, traseul documentat este Admin → Manage billing → History. Folosește calendarul pentru a selecta o lună și a vedea situația de facturare corespunzătoare. La predare, păstrează denumirea documentului folosită de Slack și verifică-i conținutul.
Instrucțiuni pentru istoricul facturării →
Dacă acest cont aparține unei organizații mai largi a întreprinderii sau are facturare contractuală, confirmă locul corect cu persoana care o gestionează. Nu schimba planul sau metoda de plată pentru ca meniul să semene cu un alt ghid.
Deschide documentul descărcat. Compară spațiul sau organizația, numărul documentului, moneda și perioada. Dacă contabilul a cerut și explicarea unei taxe, include-o în mesaj ca întrebare sau context cunoscut; nu rescrie suma într-o situație de facturare făcută de tine.
Contactul de facturare are alt rol decât proprietarul
Slack permite adăugarea de contacte pentru e-mailurile de facturare, de exemplu departamentul contabil. Conform documentației, acestea nu pot modifica datele de facturare, dar pot vedea anumite informații despre spațiu, inclusiv situațiile de facturare și datele de contact ale proprietarilor. Convino mai întâi cu persoana responsabilă orice adăugare permanentă.
Accesul contactelor de facturare →
Nu ai nevoie de această schimbare doar pentru a obține o singură dată documentul din septembrie. Cere administratorului documentul corespunzător și transmite-l prin canalul convenit.
Mai multe spații înseamnă mai multe poziții de verificat
Într-un exemplu ipotetic, Alena folosește spațiul firmei A și un spațiu separat al unui proiect. Are nevoie de documentele firmei A. De aceea, nu înlocuiește situația de facturare a firmei care lipsește cu un document din spațiul proiectului, chiar dacă numele sunt asemănătoare.
În listă scrie „Slack al firmei A – septembrie – document furnizat de administrator”. Se ocupă de al doilea spațiu doar dacă achiziția aparține efectiv aceleiași solicitări. Astfel, predarea nu devine un amestec de conturi a căror legătură contabilul trebuie să o deducă.
Dacă documentul nu ajunge
Scrie administratorului, de exemplu: „Trimite-mi documentul pentru septembrie din istoricul de facturare al spațiului firmei A. Verifică spațiul și perioada corecte. Dacă facturarea este comună la nivel de întreprindere, trebuie să știu cine o gestionează.”
Notează persoana responsabilă și data următoarei verificări. După ce primești documentul, verifică-i conținutul și trimite-l cu identificarea spațiului. Predarea se încheie pentru acel document concret, nu pentru Slack în general.