Identifiez d’abord l’espace de travail payant
Toute l’équipe travaille dans Slack, mais la personne qui prépare les pièces comptables ne reçoit pas forcément ses documents de facturation. Identifiez d’abord l’espace de travail payant et la personne qui gère sa facturation. Être connecté au bon canal ne confirme pas, à lui seul, l’accès aux pièces de facturation.
Slack indique que les propriétaires de l’espace et les membres qui l’ont fait passer à une offre supérieure peuvent gérer le forfait et la facturation. Si vous n’y avez pas accès, demandez le document précis à la personne actuellement habilitée.
Sélectionnez la période réellement recherchée dans l’historique
Sur ordinateur, le chemin documenté est Admin → Manage billing → History. Utilisez le calendrier pour choisir un mois et afficher le relevé correspondant. Lors de la transmission, conservez la désignation du document utilisée par Slack et vérifiez son contenu.
Consulter l’historique de facturation →
Si le compte appartient à une organisation d’entreprise plus large ou relève d’une facturation contractuelle, faites confirmer le bon emplacement par la personne qui la gère. Ne modifiez pas le forfait ou le moyen de paiement pour que le menu ressemble à un autre guide.
Ouvrez le document téléchargé. Comparez l’espace ou l’organisation, le numéro du document, la devise et la période. Si la comptabilité demande aussi une explication d’un montant facturé, présentez-la dans votre message comme une question ou un contexte connu ; ne recopiez pas le montant dans un relevé créé par vos soins.
Le contact de facturation n’a pas le rôle du propriétaire
Slack permet d’ajouter des contacts pour les e-mails de facturation, par exemple le service comptable. Selon la documentation, ces contacts ne peuvent pas modifier les données de facturation, mais peuvent voir certaines informations de l’espace, notamment les relevés et les coordonnées des propriétaires. Convenez donc d’abord de tout ajout permanent avec la personne responsable.
Accès des contacts de facturation →
Cette modification n’est pas nécessaire pour obtenir une seule fois un document de septembre. Demandez le document pertinent à l’administrateur et transmettez-le par le canal convenu.
Plusieurs espaces impliquent plusieurs éléments à vérifier
Dans un exemple fictif, Alena utilise l’espace de l’entreprise A et un espace de projet distinct. Elle a besoin des documents de l’entreprise A. Elle ne remplace donc pas le relevé d’entreprise manquant par un document de l’espace de projet, même si leurs noms sont proches.
Sa liste indique « Slack de l’entreprise A – septembre – document fourni par l’administrateur ». Elle ne traite le second espace que si l’achat relève réellement de la même demande. La transmission ne devient ainsi pas un mélange de comptes dont la comptabilité doit deviner le lien.
Si le document n’arrive pas
Écrivez par exemple à l’administrateur : « Merci de m’envoyer le document de septembre depuis l’historique de facturation de l’espace de l’entreprise A. Vérifie le bon espace et la période. Si la facturation est regroupée au niveau de l’entreprise, j’ai besoin de savoir qui la gère. »
Notez la personne responsable et la date du prochain contrôle. À réception, vérifiez le contenu et transmettez le document en identifiant l’espace de travail. La transmission est terminée pour cette pièce précise, et non pour Slack dans son ensemble.