Identifiser det betalte arbeidsområdet først
Hele teamet jobber i Slack, men den som klargjør regnskapsbilag, mottar ikke nødvendigvis faktureringsdokumentene. Identifiser først det betalte arbeidsområdet og personen som håndterer faktureringen. At du er logget inn i riktig kanal, bekrefter ikke i seg selv tilgang til faktureringsdokumentene.
Slack oppgir at arbeidsområdets eiere og medlemmer som oppgraderte det, kan administrere abonnement og fakturering. Hvis du ikke har tilgang, be personen som nå har fullmakt, om det konkrete dokumentet.
Velg perioden du faktisk trenger fra historikken
På datamaskinen er den dokumenterte veien Admin → Manage billing → History. Bruk kalenderen til å velge en måned og vise den tilhørende avregningen. Behold Slacks dokumentbetegnelse når du sender det videre, og kontroller innholdet.
Veiledning for faktureringshistorikken →
Hvis kontoen tilhører en større bedriftsorganisasjon eller har avtalebasert fakturering, be den ansvarlige om å bekrefte riktig sted. Ikke endre abonnement eller betalingsmåte for å få menyen til å ligne en annen veiledning.
Åpne det nedlastede dokumentet. Sammenlign arbeidsområde eller organisasjon, dokumentnummer, valuta og periode. Hvis regnskapsføreren også har bedt om en forklaring på en kostnad, ta den med i meldingen som et spørsmål eller kjent bakgrunn; ikke skriv beløpet om i en egen avregning.
Faktureringskontakten har en annen rolle enn eieren
Slack lar deg legge til kontakter for faktureringsmeldinger, for eksempel regnskapsavdelingen. Ifølge dokumentasjonen kan disse kontaktene ikke endre faktureringsopplysninger, men de kan se enkelte opplysninger om arbeidsområdet, inkludert avregninger og eiernes kontaktinformasjon. Avtal derfor en varig tilføyelse med den ansvarlige først.
Tilgangen til faktureringskontakter →
Du trenger ikke denne endringen bare for å få et septemberbilag én gang. Be administratoren om riktig dokument og send det videre gjennom avtalt kanal.
Flere arbeidsområder betyr flere kontrollpunkter
I et hypotetisk eksempel bruker Alena arbeidsområdet til bedrift A og et separat prosjektarbeidsområde. Hun trenger bilag for bedrift A. Derfor erstatter hun ikke bedriftens manglende avregning med et dokument fra prosjektarbeidsområdet, selv om navnene ligner.
I listen skriver hun «Slack for bedrift A – september – dokument levert av administrator». Hun håndterer det andre arbeidsområdet bare hvis kjøpet faktisk hører til samme oppdrag. Overleveringen blir dermed ikke en blanding av kontoer der regnskapsføreren må gjette sammenhengen.
Hvis dokumentet ikke kommer
Skriv for eksempel til administratoren: «Send meg dokumentet for september fra faktureringshistorikken til arbeidsområdet for bedrift A. Kontroller riktig arbeidsområde og periode. Hvis faktureringen er samlet på bedriftsnivå, må jeg vite hvem som håndterer den.»
Noter ansvarlig person og dato for neste kontroll. Når du mottar dokumentet, kontroller innholdet og send det med arbeidsområdet angitt. Overleveringen er avsluttet for dette konkrete bilaget, ikke for Slack generelt.