Bepaal eerst de betaalde workspace
Het hele team werkt in Slack, maar degene die de boekhoudstukken voorbereidt, ontvangt niet noodzakelijk de factuurdocumenten. Bepaal eerst de betaalde workspace en wie de facturering ervan beheert. Ingelogd zijn in het juiste kanaal bevestigt op zichzelf geen toegang tot afrekeningen.
Volgens Slack kunnen workspace-eigenaren en leden die de upgrade hebben uitgevoerd het abonnement en de facturering beheren. Heeft u geen toegang, vraag dan de persoon die nu bevoegd is om het specifieke document.
Selecteer in de geschiedenis de werkelijk benodigde periode
Op de computer loopt de beschreven route via Admin → Manage billing → History. Selecteer met de kalender een maand en bekijk de bijbehorende afrekening. Houd bij het doorgeven de documentbenaming van Slack aan en controleer de inhoud.
Instructies voor de factureringsgeschiedenis →
Hoort het account bij een bredere bedrijfsorganisatie of geldt een contractuele factureringsregeling, laat dan de verantwoordelijke persoon bevestigen waar u moet zijn. Verander het abonnement of de betaalmethode niet om het menu op een andere handleiding te laten lijken.
Open het gedownloade document. Vergelijk de workspace of organisatie, het documentnummer, de valuta en de periode. Heeft de boekhouding ook om uitleg van een bedrag gevraagd, vermeld die dan in uw bericht als vraag of bekende context; schrijf het bedrag niet over in een zelfgemaakte afrekening.
Een factureringscontact heeft een andere rol dan een eigenaar
Slack laat u contacten toevoegen voor factureringsmails, bijvoorbeeld de boekhoudafdeling. Volgens de documentatie kunnen deze contacten de factureringsgegevens niet wijzigen, maar wel bepaalde workspace-informatie bekijken, waaronder afrekeningen en contactgegevens van eigenaren. Overleg daarom eerst met de verantwoordelijke persoon over een blijvende toevoeging.
Toegang van factureringscontacten →
Voor het eenmalig verkrijgen van een septemberdocument is die wijziging niet nodig. Vraag de beheerder om het juiste document en geef het door via het afgesproken kanaal.
Meer workspaces betekenen meer posten om te controleren
In een denkbeeldig voorbeeld gebruikt Alena de workspace van bedrijf A en een aparte projectworkspace. Zij heeft documenten voor bedrijf A nodig. Daarom vervangt zij de ontbrekende bedrijfsafrekening niet door een document uit de projectworkspace, ook als de namen op elkaar lijken.
In haar lijst staat ‘Slack bedrijf A – september – document aangeleverd door beheerder’. Ze behandelt de tweede workspace alleen als de aankoop werkelijk bij dezelfde opdracht hoort. Zo wordt de overdracht geen mengsel van accounts waarvan de boekhouding het verband moet afleiden.
Als het document niet komt
Schrijf bijvoorbeeld aan de beheerder: ‘Stuur mij het septemberdocument uit de factureringsgeschiedenis van de workspace van bedrijf A. Controleer de juiste workspace en periode. Als de facturering op bedrijfsniveau is samengevoegd, moet ik weten wie die beheert.’
Noteer de verantwoordelijke persoon en de datum voor de volgende controle. Controleer na ontvangst de inhoud en stuur het document door met de naam van de workspace. De overdracht is afgerond voor dat specifieke document, niet voor Slack in het algemeen.